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Cloture Mensuelle


Principe de la Clôture Mensuelle

La clôture mensuelle permet de générer, chaque fin de mois, des écritures comptables relatives aux provisions non facturées, et éventuellement aux variations de stock et aux dépréciations de stock.

Rappel : Une provision correspond, soit à une réception ou un retour fournisseur non facturé (provision de matière), soit à un frais supplémentaire non facturé associé à une réception ou un retour fournisseur (frais annexe).

Remarque sur les devises:

  • La comptabilité n’étant pas forcément gérée dans la devise interne de l’application, les écritures comptables sont générées dans la devise de la société comptable.

  • Les montants des écritures comptables de clôture mensuelle sont calculés en devise interne mais affichés dans la devise de la société comptable.

Clôture Mensuelle

Le calcul de clôture mensuel est le traitement DIAPASON « CPT-ECR ». La clôture mensuelle est effectuée par gestionnaire.

Calcul de Clôture Mensuelle

Lors du lancement de ce traitement, une fiche permet de renseigner la liste des gestionnaires pour lesquels on souhaite réaliser ce calcul.

  • Gestionnaires: Zone obligatoire. Ce bouton permet de sélectionner parmi les gestionnaires d’approvisionnements et de fabrication, ceux pour lesquels on souhaite faire la clôture mensuelle. La valeur « * » permet d’indiquer que tous les gestionnaires doivent être pris en compte.

Le traitement de clôture mensuelle peut être lancé depuis :

  • la liste des provisions de l’explorateur applicatif de « Clôture Mensuelle ». Sur une branche « Par Gestionnaire », la fiche de sélection des gestionnaires n’est pas proposée et le calcul est lancé automatiquement pour le gestionnaire courant. Sur la branche « Tous Gestionnaires », la fiche de sélection des gestionnaire est présentée et la liste des gestionnaires est initialisée à « * » (= Tous les Gestionnaires)

  • la liste des traitements non paramétrés de l’explorateur applicatif « Exploitation ». La fiche de sélection des gestionnaires est proposée.

Pour chaque gestionnaire, le calcul de clôture mensuelle consiste à :

  • Effectuer une photo de stock début et fin de mois

  • Calculer les achats du mois par article

  • Générer des écritures de provisions non facturées

  • Générer des écritures de dépréciations de stock

  • Générer des écritures de variations de stock

Remarques :

  • Avant de lancer un calcul de clôture mensuelle, il est nécessaire de confirmer toutes les écritures comptables relatives aux factures fournisseurs (Voir documentation Comptabilité Industrielle : Confirmation Administrative). C’est lors du calcul de clôture mensuelle que les écarts constatés lors du contrôle de facturation sont reportés sur les mouvements de stock concernés et donc que les PUMP sont recalculés pour les articles ayant comme gestionnaire principal (gestionnaire lié à l’origine principale de l’article), le gestionnaire pour lequel on lance le calcul.

  • Il est possible d’indiquer si on souhaite ou non générer les écritures relatives aux provisions non facturées en utilisant le paramètre général « A » (valeur logique cochée ou non).

  • Il est possible d’indiquer si on souhaite ou non générer les écritures relatives aux variations de stock en utilisant le paramètre général « S » (valeur logique cochée ou non)

  • Il est possible d’indiquer si on souhaite ou non générer les écritures relatives aux dépréciations de stock en utilisant le paramètre général « D » (valeur logique cochée ou non)

  • Il est possible d’indiquer si on souhaite ou non générer les écritures comptables relatives aux articles sur-mesure en utilisant le paramètre général « PRO-ARTCDE » ; la valeur logique indiquant si on gère ou non les articles sur-mesure et la désignation permettant de donner, dans le cas où le logique est coché, la liste des gestionnaires pour lesquels ont ne souhaite pas gérer les articles sur-mesure.

Génération des écritures relatives aux provisions non facturées :

Pour chaque provision non facturée dont la date de réception est inférieure ou égale au dernier jour du mois à clôturer :

  • Affectation du montant de la provision au DEBIT (si le montant est négatif et que la société comptable n'accepte pas de montants négatifs, affectation au CREDIT) du compte de comptabilité générale de provision de charge.

  • Affectation de ce même montant au CREDIT (si le montant est négatif et que la société comptable n'accepte pas de montants négatifs, affectation au DEBIT) du compte de comptabilité générale de provision de tiers. (Cf. Les Affectations Comptables)

Ces écritures sont générées pour le dernier jour du mois à clôturer, des écritures inverses (inversion DEBIT CREDIT) étant générées pour le premier jour du mois suivant.

Calcul de la situation de stock pour tous les articles gérés en comptabilité (règle d’affectation comptable <> ‘0’) avec comme valeur unitaire :

le PUMP pour les articles ayant comme origine principale ‘A’ (=Approvisionné),

la valeur de la variable temporelle (définie dans le paramétrage des provisions) à la fin du mois de clôture pour les articles ayant comme origine principale ‘F’ ou ‘S’.

Remarque : Si un composant est géré en stock mais n'a pas de stock global (pas de réceptions ou des réceptions faites avec une transaction commençant par « 0- »), il n’a aucun historique de stock et dans ce cas, Diapason considère que le PUMP est à « ? » et initialise uniquement les informations du DPAC.

Génération des écritures relatives aux variations de stock

Pour chaque article :

Calcul du montant de variation de stock suivant le type de variation défini lors du paramétrage comptable

- Type 0 (Variation de Stock non Gérée) 

Pas de calcul de variation de stock

- Type 1 (Mois M / Mois M-1) 

Valeur stock fin mois à clôturer - Valeur stock fin mois précédent

- Type 2 (Mois M / Fin Année A-1)

Valeur stock fin mois à clôturer - Valeur stock fin année précédente

- Type 3 (CCA / CAP) (Charges Constatées d’Avance / Charges à Payer)

Valeur stock fin mois à clôturer

- Type 4 (Par règle DIALOG)

Exécution de la règle DIALOG définie dans le paramètre général CPT-REGVST

  • Affectation du montant calculé au DEBIT (si le montant est négatif et que la société comptable n'accepte pas de montants négatifs, affectation au CREDIT) du compte de comptabilité générale de variation de stock charge.

  • Affectation de ce même montant au CREDIT (si le montant est négatif et que la société comptable n'accepte pas de montants négatifs, affectation au DEBIT) du compte de comptabilité générale de variation de stock bilan (tiers). (Cf. Les Affectations Comptables)

Ces écritures sont générées pour le dernier jour du mois à clôturer, des écritures inverses (inversion DEBIT CREDIT) étant générées pour le premier jour du mois suivant (les écritures inverses ne sont générées que pour les types de calcul 2 et 3).

Génération des écritures relatives aux dépréciations de stock

Pour chaque article :

Calcul du montant de dépréciation de stock en fonction d'un taux de dépréciation calculé suivant le type de dépréciation de stock défini dans la Gestion des Articles

- Type 0 (Taux Forcé) 

Le taux de dépréciation est saisi dans la fiche article.

- Type 1 (Taux Calculé)

Le taux de dépréciation est calculé par une requête de type "REB / VAT"

(Cf. Documentation des Articles, chapitre Données Comptables)

La valeur de dépréciation de stock est alors :

Valeur stock fin mois à clôturer * Taux de dépréciation

  • Affectation du montant calculé au DEBIT (si le montant est négatif et que la société comptable n'accepte pas de montants négatifs, affectation au CREDIT) du compte de comptabilité générale de variation de stock charge

  • Affectation de ce même montant au CREDIT (si le montant est négatif et que la société comptable n'accepte pas de montants négatifs, affectation au DEBIT) du compte de comptabilité générale de variation de stock bilan (tiers)

(Cf. Les Affectations Comptables)

Ces écritures sont générées pour le dernier jour du mois à clôturer, aucune écriture inverse n'étant générée.

Calcul de la situation de stock de fin de mois

Pour chaque article, calcul à partir des mouvements de stock en historique de :

  • Stock en fin de mois en quantité et en valeur

  • Stock en début de mois en quantité et en valeur

  • PUMP en fin de mois

  • PUMP en début de mois. Il peut être différent du PUMP fin de mois calculé lors de la clôture du mois précédent si une facture enregistrée dans le mois à clôturer concerne une réception ou retour fournisseur datant d’un mois déjà clôturé et que cette facture présente un frais annexe ou que la valeur de la provision initiale a été modifiée.

  • Cumul en valeur des entrées depuis la date d’horizon jusqu'au début de mois

  • Cumul en quantité des entrées depuis la date d’horizon jusqu'au début de mois

  • Cumul en valeur des entrées depuis la date d’horizon jusqu'à la fin de mois

  • Cumul en quantité des entrées depuis la date d’horizon fin de mois

  • Cumul en valeur des consommations depuis la date d’horizon jusqu'au début de mois

  • Cumul en quantité des consommations depuis la date d’horizon jusqu'au début de mois

  • Cumul en valeur des consommations depuis la date d’horizon jusqu'à la fin de mois

  • Cumul en quantité des consommations depuis la date d’horizon fin de mois

  • Cumul en valeur des entrées du mois

  • Cumul en quantité des entrées du mois.

Remarque : Lors de la génération des écritures comptables de clôture, si une anomalie est rencontrée (paramétrage comptable d’un article non défini...), l’écriture n’est pas enregistrée. Il est à rappeler que la création effective du fichier d'interface à destination de la comptabilité ne se fera qu'à la validation de clôture mensuelle.

Documents de Clôture Mensuelle

Un certain nombre de documents standards présentant les résultats de calcul de clôture mensuelle sont accessibles depuis la liste des provisions de l’explorateur applicatif « Clôture Mensuelle »

Provisions Fin de Mois / Four.

Cette action permet de lancer le document « ISJouProFM » (type « REB/Tableur » =>Type 7) qui permet d’éditer le journal des provisions de Fin de Mois / Fournisseur.

Remarque : Ce document ne présente que provisions relatives à des lignes de commandes fournisseurs ou des lignes de retours fournisseurs ayant un mode de gestion comptable « 0 » (Gestion Comptable Complète). Cf. Document Gestion des Approvisionnements.

Critères :

  • Mois Analysé

  • Année Analysée

  • Fournisseur Début

  • Fournisseur Fin

  • Gestionnaire Début

  • Gestionnaire Fin

Affichage des informations suivantes classées par fournisseur :

  • Date Provision

  • Date Réception

  • Référence Fournisseur

  • Nom Fournisseur

  • N° de Commande

  • Article

  • Désignation Article

  • Quantité/Unité de Mesure associée

  • Valeur

  • Prix unitaire

Total par fournisseur.

Total Général.

Les valeurs sont exprimées en devise interne.

Balance / Article

Cette action permet de lancer le document « ISBalArt » (type « REB/Tableur » =>Type 7) qui permet d’éditer la balance par article.

Critères :

  • Année Analysée

  • Mois Analysé

  • Gestionnaire Début

  • Gestionnaire Fin

  • Famille Début

  • Famille Fin

  • Sous-Famille Début

  • Sous-Famille fin

  • Article Début

  • Article Fin

  • Sortie en Quantité ou Valeurs ? 

  • Détail par Sous-Famille (+/-) ?

  • Détail par Famille (+/-) ?

Affichages des informations suivantes triées par Famille, Sous-Famille et Article :

  • Référence Article ou Référence Sous-Famille ou Référence Famille (fonction du niveau de détail demandé)

  • Désignation associée à la référence affichée

  • Stock début du mois analysé

  • Achat du mois analysé

  • Consommations du mois analysé

  • Stock fin de mois analysé

  • Stock début horizon

  • Achat depuis le début d’horizon fin mois analysé

  • Consommations depuis le début d’horizon fin mois analysé

  • Couverture en nombre de mois :

Stock Fin mois analyse /

Consommation depuis le début d’horizon ➡️ fin mois analysé /

Nombre de mois de l’horizon➡️ mois analysé

  • Stock Fin Mois Horizon

Sous-total par sous-famille (suivant le niveau de détail demandé)

Sous-total par famille (suivant le niveau de détail demandé)

Total général par gestionnaire.

La balance par article en valeur est présentée en devise interne.

Edition des PMP

Cette action permet de lancer le document « ISProPMP » (type « REB/Tableur » =>Type 7) qui permet d’éditer le PMP.

Critères :

  • Mois analysé

  • Année Analysée

  • Gestionnaire Début

  • Gestionnaire Fin

  • Article Début

  • Article Fin

  • Famille Début

  • Famille Fin

  • Sous-Famille Début

  • Sous-Famille Fin

  • Tarif

Affichage des informations suivantes classées par référence Article :

  • Type Article

  • Référence Article

  • Désignation Article

  • Prix de vente (cession) : issu de la fiche article ou du tarif s’il est renseigné

  • PUMP consommation 

Valeur Consommation Mois Analysé /

Quantité Consommation Mois Analysé

  • PUMP achat mois :

Valeur Achats Mois Analysé /

Quantité Achats Mois Analysé

  • PUMP fin mois analysé

  • PUMP Stock

Les PMP sont présentés en devise interne.

Problèmes Calcul PMP

Cette action permet de lancer le document « ISPrCalPMP » (type « REB/Tableur » =>Type 7) qui permet d’éditer les Problèmes de Calcul du PMP.

Critères :

  • Année Analyse

  • Mois Analyse

  • Gestionnaire Début

  • Gestionnaire Fin

  • Famille Début

  • Famille Fin

  • Sous-Famille Début

  • Sous-Famille Fin

  • Article Début

  • Article Fin

Affichage des informations suivantes :

  • Type Article

  • Référence Article

  • Gestionnaire

  • Désignation Article

  • Origine Réception ? (+/-) ➡️ indique si l’origine des résultats est issue des réceptions

  • Erreur ( +/-) ➡️ indique s’il y eu un problème lors des mises à jour

  • Libellé Erreur

Dépréciations de Stocks

Cette action permet de lancer le document « ISDepreSTK » (type « REB/Tableur » =>Type 7) qui permet d’éditer la dépréciation des Stocks.

Critères :

  • Mois Analysé

  • Année Analysée

  • Gestionnaire Début

  • Gestionnaire fin

  • Famille Début

  • Famille Fin

  • Sous-Famille Début

  • Sous-Famille Fin

  • Article Début

  • Article Fin

  • Détail par Famille (+/-)

  • Détail par Sous-Famille (+/-)

Affichage des informations suivantes triées par Famille, Sous-Famille, Article :

  • Référence Article ou Référence Sous-Famille ou Référence Famille (fonction du niveau de détail demandé)

  • Désignation associée à la référence affichée

  • Valeur Stock Fin de mois analysé

  • Valeur Consommations depuis le début d’horizon ➡️ fin mois analysé

  • Couverture en nombre de mois :

Stock Fin mois analyse /

Consommation depuis le début d’horizon ➡️ fin mois analysé /

Nombre de mois de l’horizon ➡️ mois analysé

  • Montant de dépréciation : Valeur Stock Fin de mois analysé * Taux de dépréciation

Sous-total par sous-famille (suivant le niveau de détail demandé)

Sous-total par famille (suivant le niveau de détail demandé)

Total général par gestionnaire.

Les dépréciations de stocks sont données en devise interne.

Ecarts d’Achats

Cette action permet de lancer le document « ISEcartAch » (type « REB/Tableur » =>Type 7) qui permet d’éditer les écarts d'achats en quantité et en valeur.

Critères :

  • Mois analysé

  • Année Analysée

  • Gestionnaire Début

  • Gestionnaire Fin

  • Article Début

  • Article Fin

  • Famille Début

  • Famille Fin

  • Sous-Famille Début

  • Sous-Famille Fin

  • Seuil Analyse %

  • Seuil Analyse Valeur

Tous les écarts supérieurs ou égaux en valeur absolue au seuil d’analyse seront affichés.

Affichage des informations suivantes classées par Gestionnaire, Type, Référence Article :

  • Type Article

  • Référence Article

  • Désignation Article

  • Valeur Achat Mois analysé

  • Valeur Achat Fin - Deb 

Valeur Achat Horizon ➡️ Fin mois Analysé -

Valeur Achat Horizon ➡️ Début Mois Analysé

  • Ecart en valeur entre les deux valeurs

  • Quantité Achat Mois analysé

  • Quantité Achat Fin - Deb :

Quantité Achat Horizon ➡️ Fin mois Analysé -

Quantité Achat Horizon ➡️ Début Mois Analysé

  • Ecart en quantité entre les deux quantités

Les valeurs sont affichées en devise interne.

Remarque : Un article présente un écart si une facture enregistrée dans le mois à clôturer concerne des réceptions d’un mois précédent et qu’elle présente un écart de prix ou de quantité par rapport à la provision initiale ou qu’elle concerne un frais annexe. Dans ce cas, la valeur du stock en début de mois à clôturer est différente de la valeur du stock calculée en fin du mois précédemment clôturé.

Edition des Ecarts

Cette action permet de lancer le document « ISEcart » (type « REB/Tableur » =>Type 7) qui permet d’éditer les écarts.

Critères :

  • Mois analysé

  • Année Analysée

  • Gestionnaire Début 

  • Gestionnaire Fin

  • Article Début

  • Article Fin

  • Famille Début

  • Famille Fin

  • Sous-Famille Début

  • Sous-Famille Fin

  • Seuil Analyse %

  • Seuil Analyse Valeur

Tous les écarts supérieurs ou égaux en valeur absolue au seuil d’analyse seront affichés.

Affichage des informations suivantes classées par Gestionnaire et écart décroissant :

  • Type Article

  • Référence Article

  • Désignation Article

  • Montant Provisions

  • Montant Achat

  • Ecart en valeur entre les deux montants

Total par Gestionnaire.

Les montants sont exprimés en devise interne.

Remarque :

* Tous les articles non gérés en comptabilité présentent un écart correspondant au montant d’achat du mois.

* Tous les articles pour lesquels les factures n’ont pas été transférées en comptabilité présentent un écart éventuel si la facture présente une correction (prix ou quantité).

Autres documents comptables

Le journal des achats

Document : ISJouAchat (Journal des Achats)

Critères :

  • N° Facture Début

  • N° Facture Fin

  • Fournisseur Début

  • Fournisseur Fin

Affichage des informations suivantes triées par Fournisseur et N° de Facture :

  • Référence Fournisseur

  • Nom Fournisseur

  • N° Facture

  • Montant HT

  • Montant Escompte HT

  • Montant TVA

  • Montant TTC

  • Référence Article

  • Désignation Article

  • Quantité

  • Unité de Mesure

  • Montant HT de la ligne

Les montants sont donnés dans la devise propre à chaque facture.

Confirmation Administrative

La confirmation administrative des écritures de clôture mensuelle permet de clôturer un mois comptable.

Particularités de la confirmation administrative des écritures de clôture mensuelle :

  • Si on confirme une écriture de clôture mensuelle (de type « PR », « VS » ou « DS »), toutes écritures de clôture mensuelle du gestionnaire sont confirmées

  • Lors la confirmation des écritures de clôture mensuelle d’un gestionnaire, la date du dernier mois clôturé pour ce gestionnaire est mise à jour. Il est donc possible de saisir les factures pour le mois comptable suivi.

  • Il est important qu'il n'y ait pas de modification de gestionnaire sur les articles entre le traitement de calcul de clôture et la confirmation des écritures comptables de type provision, variations et dépréciations de stock.

(Voir documentation Comptabilité Industrielle : Confirmation Administrative)

Données Techniques de Clôture Mensuelle

Les données techniques nécessaires à la clôture mensuelle sont les informations comptables nécessaires à la génération des écritures comptables relatives aux clôtures.

(Voir documentation Comptabilité Industrielle : Paramétrage Comptable)


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