Créer un retour fournisseur
Les retours fournisseurs sont accessibles depuis l’explorateur, dans les Achats:
Comment créer un retour fournisseur ?
Etape 1: Créer l’entête du retour
Depuis les Retours à valider, on clique sur “Création”:
On peut ensuite remplir les différents champs du formulaire:
Onglet Généralités:
Numéro Retour [AppRetNum]: Numéro du Retour Fournisseur créé par DIAPASON. Il est généré en fonction du paramétrage défini dans le paramètre général «APP-NUMRET ».
Gestionnaire [GesUtiRef]: Gestionnaire d’Approvisionnement du Retour Fournisseur. Obligatoire.
Date Prévue [AppRetDatPre] : Date de Retour Fournisseur prévue. Donne la date du mouvement de stock généré par le retour. Initialisée avec la date du jour. Obligatoire
Mot Directeur [AppRetMDi]: Mot directeur du retour.
Fournisseur [AppRefFour] : Fournisseur de Livraison du Retour Fournisseur. Saisi en création uniquement. Si aucune réception n’a été enregistrée pour ce fournisseur, un message le signale mais n’empêche pas la saisie. Obligatoire
Numéro Fou. [AppRetNumFou] : Référence du Retour chez le fournisseur.
Contrat [AppConIntRef] : Contrat associé au retour. Renseigné à titre informatif, cette information n’a pas de répercutions sur la gestion du contrat. Il doit concerner le même fournisseur que le retour.
Raison [AppRetRai] : Raison du Retour Fournisseur. Obligatoire dans le cas d’un retour tracé
Règle Stock [StoFluRef] : Transaction de Stock de type « Retour Fournisseur » associée au Retour Fournisseur. Obligatoire dans le cas d’un retour tracé.
Sec. Sor. Sto[StoFluSecSorRef] : Section de sortie de stock associée à la transaction de stock de Retour Fournisseur. Non saisie, elle est initialisée avec la section définie sur la Transaction de Stock.
Mvt Sor. Stk [StoFluSecSorTMo] : Type de mouvement de sortie de stock associé à la transaction de stock de Retour Fournisseur. Non saisi, il est initialisé avec le type de mouvement défini sur la Transaction de Stock.
Ges. Provisions [AppRetProGes] : Gestion ou non des provisions lors de la validation du retour. Coché par défaut, il est mis à jour en création lors de la saisie du fournisseur avec le mode de gestion de celui-ci.
Si coché, on prend en compte le paramétrage défini sur le fournisseur pour générer les provisions
Si non coché, on ne génère pas les provisions lors de la validation du retour.
Onglet « Commentaire »
Commentaire [AppRetCom]: Permet de saisir sur 15 lignes un commentaire libre associé au retour.
Onglet « Statut »
Retour Validé [AppRetVal]: Le retour est-il ou non validé ? Non saisi. Ce statut est mis à jour lors de la Validation et l’Annulation de Validation du retour
Date Réelle [AppRetDatRee]: Date réelle du retour. Non saisie, elle est mise à jour lors de la Validation et de l’Annulation de Validation du retour
Onglet « Qui,Quand ? »
Il contient les informations de gestion de l’enregistrement, mises à jour à chaque création ou modification.
➡️ Une fois qu’on valide, DIAPASON nous propose de gérer des lignes tracées:
Si on réponds non, on va retourner le/les articles sans faire le lien avec la commande d’origine. On passera donc directement à la saisie manuelle des lignes de retour.
Si on réponds oui, DIAPASON va nous proposer de faire le lien avec des commandes existantes. L’écran suivant nous proposera alors de sélectionner une/des réceptions de ce fournisseur que l’on souhaite retourner:
Lors de la validation des sélections, pour chaque ligne de BL sélectionnée, une ligne de retour fournisseurs est créée avec :
l’article
l’origine
la quantité fournisseur : cette quantité tient compte du conditionnement utilisé lors de la réception. Par exemple, pour un article commandé en unité de mesure "ml" et conditionné en "rack" de 364 ml avec une réception de 2 racks, la ligne de retour fournisseur tracée sur cette réception présente une quantité fournisseur de 728 ml.
l’unité de mesure fournisseur
le prix unitaire fournisseur correspondant
la raison et la règle de stock sont initialisées avec celles définies sur l’entête du retour.
Ce traitement de génération donne une trace qui permet de relever les éventuelles erreurs (absence de raison ou de transaction de stock sur l’entête fournisseur...).
Les lignes ainsi créées peuvent être modifiées manuellement.
On pourra fermer cet écran pour accéder ( s’il n’y pas d’erreurs sur le log) aux lignes de retour.
Etape 2: créer les lignes de retour fournisseur
Un fois l’entête crée, DIAPASON affiche les lignes de retour fournisseur ( si on a pas géré les lignes tracées à l'étape précédente, il est vide !) :
Modifier les lignes de retour fournisseur
On va pouvoir ici modifier les informations des lignes de retour qu’on souhaite, comme le prix, la quantité… ou ajouter de nouvelles lignes manuellement ou à partir d’une commande existante.
Ajouter une ligne de retour à partir d’une commande:
On clique sur “Création Tracée”:
DIAPASON nous propose alors de sélectionner une ou plusieurs réceptions de ce fournisseur:
Des lignes de retour seront automatiquement initialisées à partir des ces réceptions ! (Même principe que quand on gère des retours tracés à la fin de l'étape ci-dessus ) !
Ajouter une ligne de retour manuellement:
On clique sur “Création”:
Puis on remplit les différents champs de la ligne de retour:
Onglet Généralités:
Num.Retour [AppRetNum] : Numéro du retour Initialisé avec la référence de l’entête du Retour Fournisseur.
Num. Ligne [AppRetLig]: Numéro de ligne. Généré sous la forme d’un compteur de 3 caractères.
Raison [AppRetRai]: Raison du Retour Fournisseur. Obligatoire. Initialisée avec la raison définie sur l’entête du Retour Fournisseur.
Règle Stock [StoFluRef]: Transaction de Stock de type « Retour Fournisseur » associée à la ligne de Retour Fournisseur. Obligatoire. Initialisée avec la règle de stock définie sur l’entête du retour. Saisie en création uniquement.
Sec. Sor. Sto [StoFluSecSorRef]: Section de sortie de stock associée à la transaction de stock de Retour Fournisseur. Non saisie, elle est initialisée avec la section définie sur la règle de stock.
Mvt Sor. Stk [StoFluSecSorTMo]: Type de mouvement de sortie de stock associé à la transaction de stock de Retour Fournisseur. Non saisi, il est initialisé avec le type de mouvement défini sur la règle de stock.
Onglet « Des. Art. »
Ligne Tracée [AppRetTra]: Ligne rattachée ou non à une ligne de réception fournisseur. Non saisi. Mis à jour par DIALOG ou par l’action « Création Tracée » disponible sur la liste des lignes du retour.
Commande [AppNumCom]: Dans le cas de ligne de retour tracée, référence de la commande d’approvisionnement sur laquelle a été faite la réception à l’origine du retour. Non saisi. Mis à jour par DIALOG ou par l’action « Création Tracée » disponible sur la liste des lignes du retour.
Ligne Cde [AppNumLig]: Dans le cas de ligne de retour tracée, référence de la ligne de commande d’approvisionnement sur laquelle a été faite la réception à l’origine du retour. Non saisi. Mis à jour par DIALOG ou par l’action « Création Tracée » disponible sur la liste des lignes du retour.
Num. BL [AppNumBL]: Dans le cas de ligne de retour tracée, référence du bon de livraison sur lequel a été faite la réception à l’origine du retour. Non saisi. Mis à jour par DIALOG ou par l’action « Création Tracée » disponible sur la liste des lignes du retour.
Type Article [GenRefTypeArt]: Type de l’article retourné. Obligatoire. Saisi en création uniquement. Les valeurs possibles sont :
C : Article à la Commande
R : Article Standard
S : Article de sous-traitance opératoire
Article [GenRefArt] : Référence de l’article retourné. Saisi en création uniquement. Si la ligne est tracée, doit être l’article commandé sur la ligne de commande fournisseur (cet article doit être d’origine approvisionnée ou sous-traitée). Si aucune réception n’a été enregistrée pour cet article auprès du fournisseur du retour, un message le signale mais n’empêche pas la saisie.
Origine [GenOriPrin] : Origine de l’article. Saisie en création uniquement. Obligatoire. Les valeurs possibles sont :
A : Article approvisionné
S : Article sous-traité
Gestion Cpt. [CptModGes]: Mode de Gestion de la comptabilité.
Famille Cpt. [CptFamRef] : Famille comptable de l’article.
Ss-Famille Cpt [CptSFaRef] : Sous-Famille comptable de l’article.
Critère 1 [CptCr1Ref]: Critère comptable 1 de l’article
Critère 2 [CptCr2Ref] : Critère comptable 2 de l’article
Critère 3 [CptCr3Ref] : Critère comptable 3 de l’article
Onglet « Qté »
Il faut renseigner soit la quantité et l’unité de mesure fournisseur, soit la quantité et l’unité de mesure interne, les autres informations s’initialisant en fonction du coefficient de conversion.
Qté. Fou. [AppRetFouQte]: Quantité retournée en unité de mesure fournisseur. Ne doit pas être nulle.
UME Fou. [AppRetFouQteUMe] : Unité de mesure fournisseur. Obligatoire.
Qté. Interne [AppRetIntQte] : Quantité retournée en unité de mesure interne de l’article. Ne doit pas être nulle.
UME Int. [AppRetIntQteUMe] : Unité de mesure interne de l’article. Obligatoire.
Coe. Conver. [AppRetCoeUMe] : Coefficient de conversion entre l’unité de mesure fournisseur et l’unité de mesure interne. Non saisi.
Onglet « Prix »
Devise [AppRetDev] : Devise fournisseur. Obligatoire. Saisie uniquement en création. Initialisée avec la devise du fournisseur.
Prix Fou. [AppRetFouPrix] : Prix unitaire en devise fournisseur pour une unité de mesure fournisseur. Ne doit pas être nul. Sur cette zone, l’action « Sélection » permet de visualiser l'historique du tarif d'appros pour l'article correspondant à la ligne de retour.
Prix Int. [AppRetPrix] : Prix unitaire en devise interne pour une unité de mesure interne. Non saisi.
Onglet « Commentaire »
Commentaire [AppRetCom] : Permet de saisir sur 15 lignes le commentaire associé à la ligne de retour
Onglet « Qui,Quand ? »
Il contient les informations de gestion de l’enregistrement, mises à jour à chaque création ou modification.
Si tout est bon, on peut ensuite fermer les lignes de retour fournisseur !
Etape 3: Valider le retour fournisseur
Depuis les entêtes de retour fournisseur, on peut maintenant valider le retour:
Une trace s’affiche ensuite pour valider que tout est ok:
Si c’est le cas, le retour passe alors dans les Retours validés.
Pour les retours sélectionnés, et pour chaque ligne du retour, DIAPASON génère les mouvements de sortie de stock et les provisions si la gestion des provisions est cochée sur le retour et que le fournisseur gère également les provisions.
Pour chaque ligne tracée, un contrôle est fait sur tous les retours validés afin que le total retourné sur une même ligne de BL ne dépasse pas la quantité réceptionnée 👌
Tous les retours validés sont alors automatiquement édités 🗒️ .