Gestion des Frais Annexes

Branche Applicative

Cette branche applicative permet d’accéder à la gestion des frais annexes.

Les frais annexes permettent de gérer les coûts supplémentaires liés à une ou plusieurs réceptions de marchandises et qui ne sont pas pris en compte dans la commande d’approvisionnement (ou le retour fournisseur). Ils seront intégrés lors du rapprochement comptable entre les provisions et la facture fournisseur afin d’équilibrer celui-ci.

Les frais annexes peuvent être générés :

• manuellement 

• automatiquement pour chaque réception effectuée par un fournisseur (par exemple pour gérer des frais d’emballage systématiques). (Voir documentation Comptabilité Industrielle)

Cette branche applicative permet de créer manuellement des frais annexes rattachés à une ou plusieurs réceptions pour un fournisseur donné.

Gestion des Frais Annexes

Un frais annexe est composé d’une entête, contenant les informations générales relatives à celui-ci, et d’une liste de réceptions sur lesquelles sont réparties le montant du frais annexe.

• N° Frais Annexe

Zone non saisissable. Numéro du frais annexe généré lors de la création d’un frais annexe.

• Gestionnaire

Zone obligatoire. Gestionnaire du frais annexe. Ce doit être un gestionnaire d’approvisionnement. Initialisé avec le gestionnaire d’approvisionnement par défaut de l’utilisateur. Saisi uniquement en création.

• Fournisseur

Zone obligatoire. Référence du fournisseur de frais annexe. Ce doit être un fournisseur gérant les frais. Saisi uniquement en création.

• Date

Zone Obligatoire. Date du frais annexe. Initialisée en fonction de la dernière clôture comptable. Elle doit appartenir au prochain mois à clôturer comptablement.

• Mode Répart.

Zone obligatoire si le montant du frais n’est pas un pourcentage des réceptions. Méthode de répartition du frais annexe sur les provisions rattachées aux BLs rattachés. Les valeurs possibles sont :

• Montant Frais

Zone obligatoire si le pourcentage n’est pas saisi. Montant total du frais annexe à répartir sur les lignes de BL.

• % Calcul

Zone obligatoire si le montant total n’est pas saisi. Pourcentage à appliquer à chaque ligne de BL pour valoriser le frais annexe.

• Devise Frais

Zone obligatoire. Devise du frais annexe dans laquelle sont exprimés les montants. Initialisée avec la devise du fournisseur. Saisie uniquement en création.

• Frais Four.

Zone facultative. Référence du fournisseur de livraison, concerné par ce frais annexe. Cette information permet de filtrer les réceptions proposées pour affectation du frais annexe.

• Famille

Zone facultative. Famille comptable des articles concernés par le frais annexe. Cette information permet de filtrer les réceptions proposées pour affectation du frais annexe.

• Sous-Famille

Zone facultative. Sous-famille comptable des articles concernés par le frais annexe. Cette information permet de filtrer les réceptions proposées pour affectation du frais annexe.

• Facture Pré-Enr.

Facture pré-enregistrée à laquelle est rattaché le frais annexe.

Actions de Gestion

Sur cette application, les actions possibles sont :

• Actions Standards de Gestion : Création, Modification, Duplication, Suppression

Les actions de modification et de suppression ne sont pas disponibles si le frais annexe est rattaché à une facture pré-enregistrée.

• Visu Détail Frais Annexe

• Facture Pré-Enregistrée

• Détail Frais Annexe

Cette action n’est pas disponible si le frais annexe est rattaché à une facture pré-enregistrée.

• Clôture Comptable des Réceptions

Visu Détail Frais Annexe

Cette action permet de consulter le détail d’un frais annexe déjà défini. Elle est identique à l’action « Détail Frais Annexe » mais aucune action de gestion n’est autorisée.

Détail Frais Annexe

Cette action permet de sélectionner les réceptions à rattacher au frais annexe. Elle se déroule en trois étapes :

• Sélection des réceptions

• Gestion des réceptions sélectionnées

• Validation du contenu du frais annexe.

Sélection des Réceptions

La liste et la fiche présentent les mêmes informations :

• N° Frais Annexe

Numéro du frais annexe courant.

• Fournisseur

Référence et nom du fournisseur concerné par la réception.

• N° Commande

Numéro de commande réceptionnée (ou de retour fournisseur validé).

• N° BL

Numéro du BL réceptionné. (Contient le numéro du retour fournisseur pour un retour).

• Date Livraison

Date de réception du BL (ou de validation du retour).

• Montant Réc.

Montant total de la réception (ou du retour fournisseur) exprimé en devise du frais annexe.

• Montant Répartition

Montant du frais réparti sur la réception courante exprimé en devise du frais anexe.

• Devise

Devise du frais annexe dans laquelle sont exprimés les montants.

• Frais Annexes Rattachés

Permet de préciser si des frais annexes sont définis pour la réception rattachée à la provision.

Validation des Sélections

Après sélection des réceptions à affecter au frais annexe, l’action « Validation Sélection » permet d’afficher uniquement les réceptions sélectionnées. Le montant réparti sur chaque réception est alors calculé en fonction du pourcentage renseigné sur l’entête de frais ou du montant saisi et du mode de répartition souhaité.

La liste et la fiche sont les mêmes que celles décrites lors de la sélection des réceptions.

Sur cette liste, les actions de gestion sont :

• Modification (Modification Globale)

Cette action permet de modifier le montant réparti sur la réception courante (ou les réceptions sélectionnées). Le montant réparti sur les autres réceptions est alors recalculé.

• Suppression

Cette action permet de détacher une réception du frais annexe. Le montant réparti est alors recalculé.

• Nouvelle Sélection

Cette action permet de revenir à la liste précédente pour effectuer une nouvelle sélection de réceptions.

• Détail Bon de Réception

Cette action permet de consulter le contenu du BL courant ainsi que le montant du frais affecté à chaque ligne de commande (ou de retour fournisseur).

• Type

Type de l’article réceptionné.

• Article

Référence de l’article réceptionné.

• O

Origine de l’article réceptionné.

• Date

Date de réception.

• Quantité

Quantité réceptionnée en unité de mesure fournisseur.

• UME

Unité de mesure fournisseur dans laquelle est exprimée la quantité réceptionnée.

• Qté Int.

Quantité réceptionnée en unité de mesure interne.

• UME Int.

Unité de mesure interne dans laquelle est exprimée la quantité interne.

• Prix

Prix unitaire de l’article réceptionné en devise du frais annexe ou de la facture.

• Montant

Montant de la ligne de réception en devise du frais annexe ou de la facture.

• Mont. Répart.

Montant réparti sur la ligne de réception en devise du frais annexe ou de la facture.

• Devise

Devise du frais annexe ou de la facture dans laquelle sont exprimés les montants.

Remarque : Il est possible de sélectionner une présentation (de l'entité APE : commandes fournisseurs) sur la liste des provisions. Cela permet d'ajouter les colonnes de la liste de l'ergonomie APL définie dans la présentation.

Validation Détail Frais Annexe

Lors de la validation du détail du frais annexe, le montant réparti sur chaque ligne de commande (ou de retour) est reporté sur la réception et le mouvement de stock correspondant sera remis à jour lors du calcul de clôture mensuelle.

Clôture Comptable des Réceptions

Cette action permet de clôturer les réceptions qui ne doivent plus être prises en compte pour la répartition des frais annexes. Elle permet de purger les réceptions pour lesquelles plus aucun frais annexe ne sera déclaré.

La liste présente les réceptions pour lesquelles :

• toutes les provisions de matière ont été facturées, ces factures ayant été confirmées

• tous les frais annexes ont été facturés, ces factures ayant été confirmées

• Gestionnaire

Gestionnaire de la réception

• Four.

Fournisseur de la réception

• Nom_Fou.

Nom du Fournisseur de la réception

• Commande

Numéro de la commande réceptionnée (ou du retour fournisseur)

• BL

Numéro du BL fournisseur (ou numéro du retour pour un retour fournisseur)

• Date_Rec.

Date de réception du BL (ou de validation du retour)

• Montant

Montant de la réception.

• Devise

Devise fournisseur dans laquelle est exprimée la montant.

Sur cette liste, les actions de gestion sont :

Sélection / Désélection des Réceptions

• Validation Sélections

Cette action permet, si des sélections ont été faites, de lancer le traitement DIAPASON « CLO-REC » en batch ou en interactif afin de clôturer les réceptions sélectionnées.

Gestion de Données Spécifiques pour les Frais Annexes

Il est possible de définir des informations spécifiques sur les frais annexes.

Pour cela, il faut :

• Définir les variables spécifiques pour les frais annexes : variables de type « VOP »

• Définir l’objet paramétrable pour la gestion des frais annexes

• Définir une présentation (formulaire) pour l’objet paramétrable en affichant les variables spécifiques choisies.

Définition de l’Objet Paramétrable « O_EntFrAn »

Dans l’application « Intégrité Générale Objets Paramétrables », ajouter l’objet « O_EntFrAn »

Sur cette fiche, renseigner :

• Le libellé de l’objet paramétrable

• la liste des variables spécifiques utilisées

• la requête de type REB exécutée au démarrage et à la fin de l’application de gestion des frais annexes

• la requête de type REB exécutée pour afficher des variables de type « VAC » dans la présentation (formulaire) définie pour l’objet paramétrable

• la requête de type REB exécutée lors de toute action effectuée sur la gestion des frais annexes

• la variable critère contenant la référence du frais annexe dans les règles DIALOG définies précédemment

Remarque : Lors de la validation de cette fiche, Diapason vérifie si on a défini les mêmes variables spécifiques que pour l’objet paramétrable « O_ParFA » (Paramétrage des Frais Annexes) étant donné que le paramétrage des frais annexes permet de générer automatiquement des frais annexes lors des réceptions de commandes fournisseurs. Si ce n’est pas le cas, un warning est affiché.

Il faut alors définir la présentation contenant les variables spécifiques choisies :

Dans l’application de gestion des frais annexes, c’est cette présentation qui sera utilisée pour la fiche et permettra de renseigner les informations spécifiques.

Utilisation des fonctions DIALOG « MAJ-VAR-SPE » et « REC-VAR-SPE »

Il est possible d’utiliser les fonctions DIALOG « REC-VAR-SPE » et « MAJ-VAR-SPE » pour récupérer ou mettre à jour la valeur d’une information spécifique pour les frais annexes. Pour cela, il faut renseigner « O_EntFrAn » dans le paramètre « TYPE-VARIABLE » et la référence du frais annexe dans le paramètre « CLE-1 » de ces fonctions.