Gestions des Devis

Le devis est une proposition commerciale basée sur le même principe de fonctionnement que les commandes commerciales DIAPASON. Cependant un devis peut être défini non seulement pour un client mais aussi pour un prospect contrairement aux commandes commerciales. Un devis se limite à une simple proposition commerciale et ne peut suivre l’intégralité du flux DIAPASON (fabrication, approvisionnement, expédition, facturation…). Il est nécessaire pour cela de « transformer » le devis en commande.

Les devis se composent comme les commandes commerciales DIAPASON :

D’une entête de devis, contenant les informations générales (référence client ou prospect, livraison, adresse, montant total…) 

De lignes de devis, contenant le détail (articles, quantités, prix , dates…).

La définition d’un devis ou d’une commande commerciale est liée à une entité GFD DIAPASON dont les variables standards et spécifiques se décomposent de la façon suivante:

SDE : Variable Standard DIAPASON d’entête de Devis ou de Commande Commerciales

VDE : Variable Spécifique DIAPASON d’entête de Devis ou de Commande Commerciales

SDL : Variable Standard DIAPASON de lignes de Devis ou de Commande Commerciales

VDL : Variable Spécifique DIAPASON de lignes de Devis ou de Commande Commerciales

Notion de type de devis

La notion de type de devis permet de couvrir tous les processus administratifs pouvant exister autour de la gestion d’une affaire.

En effet, pour une affaire, il peut exister plusieurs types de devis :

• Le devis financier, qui définit le montant financier validé de l’affaire avec le client.

• Le devis produit, qui peut correspondre à une définition plus précise des produits du devis commercial.

• Le devis commercial, qui peut s’appuyer sur le devis financier ou le devis produit et qui définit le cadencement des commandes.

• Le devis pour facturation, qui peut s’appuyer sur le devis financier mais peut subir des modifications de manière à présenter l’affaire comme le client le souhaite pour tout évènement de facturation.

• Il peut exister d’autres types de devis : il s’agit d’une présentation différente du devis financier validé, afin de gérer différents processus administratifs spécifiques avec le client (devis de pose ou relevé de maçonnerie par exemple).

Les types de devis sont définis dans les données techniques de l’explorateur de Gestion Commerciale à la branche :

Données Techniques / Paramètres Généraux / Paramètres Utilisateurs / Commandes Commerciales / Types de Devis.

Le type devis « 0 » « Défaut DIAPASON » est modifiable mais non supprimable.

• Paramètre

Référence du type de devis. Obligatoire. Non modifiable.

• Désignation

Libellé du type de devis. Facultatif. Modifiable.

• Valeur Num.

Zone non utilisée.

• Valeur Log.

Zone non utilisée.

• Valeur Date

Zone non utilisée.

• Commentaire

Zone non utilisée.

Work-flow des Devis

Devis donnant lieu à une étape de transformation en commande

Le processus standard de gestion administratif d’un type de devis donnant lieu à une étape de transformation en commande va inclure les étapes synchrones suivantes :

Devis à émettre : il s’agit d’un statut indiquant que le devis est par exemple en cours de rédaction. Un devis à émettre peut passer au stade :

• Devis à valider.

• Devis soldé.

Devis à valider : il s’agit d’un statut indiquant que le devis est émis et qu’il est en attente d’approbation (validation) par le prospect ou le client. Un devis à valider peut passer au stade :

• Devis validé à transformer en commande.

• Devis validé transformé en commande.

• Devis à émettre.

• Devis soldé.

Devis validé à transformer en commande : il s’agit d’un statut indiquant que le devis est validé (approuvé) par le prospect ou client et qu’il peut être transformé en commande. Un devis validé à transformer en commande peut passer au stade :

• Devis validé transformé en commande.

• Devis à valider.

• Devis à émettre.

• Devis soldé.

Devis validé transformé en commande : il s’agit d’un statut indiquant que le devis est transformé en commande. Un devis validé transformé en commande ne peut plus changer de statut.

Devis soldé : il s’agit d’un statut indiquant que le devis est soldé : il correspondra généralement aux devis non retenus par les prospects ou clients ou aux versions intermédiaires non retenues par un prospect ou client quand le gestionnaire souhaite conserver les versions intermédiaires des devis. Un devis soldé ne peut plus changer de statut.

Devis ne donnant pas lieu à une étape de transformation en commande

Le processus standard de gestion administratif d’un type de devis ne donnant pas lieu à une étape de transformation en commande va inclure les étapes synchrones suivantes :

Les statuts et les actions correspondantes sont similaires à ceux présentés pour le type de devis permettant de transformer le devis en commande.

Sur les statuts Devis à émettre et Devis à valider, un autre statut peut être géré indépendamment des statuts indiqués ci-dessus : Devis à publier ; ce statut permet de piloter généralement une file d’attente des devis pour lesquels une édition doit être effectuée (transmission au client ou prospect du document).

Branches Applicatives Gestions des Devis

L’explorateur des devis va présenter des listes plus ou moins filtrées selon certains critères.

Il se divise dans un premier temps en 6 branches principales :

• Devis par Gestionnaire : dans cette branche, toutes les listes vont présenter un filtre des devis liés à un gestionnaire sélectionné.

• Devis Tout Gestionnaire : Cette branche correspond à tous les devis.

• Devis Par réseau Commercial : dans cette branche, toutes les listes vont présenter un filtre des devis liés à un réseau sélectionné.

• Devis pour Réseau Commercial Rattaché : dans cette branche, toutes les listes vont présenter un filtre des devis liées au réseau commercial rattaché défini sur le compte utilisateur.

• Devis Par Commercial : dans cette branche, toutes les listes vont présenter un filtre des deis liés à un commercial sélectionné.

• Devis pour Commercial Rattaché : dans cette branche, toutes les listes vont présenter un filtre des devis liées au commercial rattaché défini sur le compte utilisateur.

Chacune de ces branches sont redivisée en sous branches représentant les vues suivantes sur les devis :

• Gestion des Devis

La liste présente l’ensemble des devis (soldés et non soldés).

• Flux Devis: DIAPASON propose une recherche suivant quatre statuts standard de gestion du devis :

  • Devis à Emettre : Liste des devis à émettre.

  • Devis Emis à Valider : liste des devis à valider

  • Devis Validés à transformer : liste des devis à transformer

  • Devis tranformés : liste des devis tranformés en commande

  • Devis soldés : liste des devis soldés

  • Devis à Publier : liste des devis restant à éditer. L’étape d’édition de devis peut être activée ou pas à partir de la fiche client.

• Devis par processus administratif 

Présente les devis selon un filtre réalisé par un statut paramétrable CdeDosCde.

• Devis à approuver

Présente tous les devis à approuver selon les mêmes filtres que ci-dessus.

Définition des Devis

La structure de la GFD des devis est identique à celle des commandes commerciales.

DIAPASON différencie un devis d’une commande par la variable standard d’entête de commande, SDE.CdeTypCde. Cette variable d’entête prend la valeur D pour un Devis et C dans le cas d’une Commande commerciale. Se reporter à la GFD des Commandes Commerciales pour obtenir le détail de la structure de données.

Un devis peut être défini de manière plus « simplifié» qu’une commande. La nature et le nombre de contrôle bloquants est moindre lors de la définition d’un devis que d’une commande. En effet l’ensemble des informations relatives à la définition d’une commande n’est pas nécessairement connu au moment de la création d’un devis. DIAPASON effectuera cependant ces contrôles lors de la génération du devis en commande.

Tout de même, certains champs sont destinés à la gestion des devis, ceux-ci ont été réunis dans l’onglet « Devis » de la GFD.

• Type Dev. [CdeTypDev]

Zone Facultative. Sélection du type de devis. Si le champ affaire a été renseigné, et que cette affaire gère les types de devis, cette zone est obligatoire, et la sélection se fait sur les types de devis renseignés sur cette affaire.

Si le devis n’est pas lié à une affaire, alors le type de devis peut être sélectionné parmi les types paramétrés.(Voir Chapitre sur les types de devis).

• Client Dev. [DevCliGenRef]

Uniquement en consultation. Initialisé avec la référence du client destinataire du devis. Permet de conserver le client initial du devis dans le cas où celui-ci serait modifié lors de la transformation du devis en commande.

• Réseau Dev. [DevCliResRef]

Uniquement en consultation. Initialisé avec le réseau du client destinataire du devis. Permet de conserver le réseau du client initial du devis dans le cas où celui-ci serait modifié lors de la transformation du devis en commande.

• Client Cde [CdeCliGenRef]

Zone facultative. Référence de client de la commande après transformation du devis en commande. Si non renseigné, le client de la commande sera le client du devis.

• Réseau Cde [CdeCliResRef]

Zone facultative. Réseau du client de la commande après transformation du devis en commande. Si non renseigné, le réseau du client de la commande sera le réseau du client du devis.

• Dev./Cde Lié [CdeDevNumRat]

Uniquement en consultation. Devis ou commande lié.

Pour une commande, contient la référence du devis initial

Pour un devis, contient la référence de la commande créée lors de la transformation du devis en commande

• Deb. Val. Dev. [CdeDevDatDeb]

Zone facultative. Date de début de validité du devis. Initialisée à la date du jour lors de la création d’un devis.

• Fin Val. Dev. [CdeDevDatFin]

Zone facultative. Date de fin de validité du devis. Calculée à partir de la date de début de validité saisie en fonction du nombre de jours de validité des devis et du calendrier définis pour le client du devis.

• Val. Devis [CdeDatValDev]

Zone facultative. Date de validité du devis. Utile uniquement si on n’utilise pas les informations de validité des devis sur la fiche client.

• Date Rel. Dev. [CdeDevDatRel]

Zone facultative. Date de relance du client. Calculée à partir de la date de fin de validité du devis en fonction du nombre de jours de relance des devis et du calendrier définis pour le client du devis. Elle doit être inférieure ou égale à la date de fin de validité du devis.

• Interv . CA [CdeDevCASta]

Zone facultative. Indique si le devis est pris ou non en compte dans le calcul du chifffre d’affaire du client et/ou de l’affaire.

• Code Err. Trf. [CdeDevErrCod]

Uniquement en consultation. Code de l’erreur rencontrée lors de la transformation du devis en commande.

• Lib. Err. Trf. [CdeDevErrLib]

Uniquement en conusltation. Libellé de l’erreur rencontrée lors de la transformation du devis en commande.

Actions sur les Devis

Les actions de gestion de la GFD des Devis sont identiques à celles des commandes commerciales (se reporter au paragraphe Actions de la GFD des Commandes Commerciales) à une exception :

• Génération Devis en Commande

Cette action permet de générer une commande à partir du devis. Lors de cette « transformation », DIAPASON modifie la variable SDE.CdeTypCde de D en C et exécute les requêtes GCL et GCC initialisées dans les zones Req. Lig DàC et Req. Ent DàC de la fiche du client lié au devis. Ces requêtes permettent de modifier ou compléter des variables d’entête ou de ligne de commandes qui n’auraient pas été renseignées lors de la saisie du devis et/ou qui sont nécessaires au traitement de la commande.

Lors de la transformation de devis en commande, il est possible de renuméroter les lignes pour éliminer les trous dans la numérotation (les lignes de devis soldées ou à quantité nulle ne sont pas prises dans la commande). Il faut, dans une règle GCL exécutée lors de la transformation du devis en commande, alimenter la variable VBP.CdeNouNumLig avec la même valeur que la SCR.CdeNouNumLig qui contient le numéro de la ligne précédente + 1. Exemple :

Un devis contient les lignes 001, 002, 003 et 004. La ligne 002 est soldée, elle ne sera donc pas prise en compte dans la commande. Si rien n’est paramétré, Diapason va générer une commande avec les lignes 001, 003 et 004 selon le tableau ci-dessous :

Pour ne pas avoir de trou dans la numérotation, il faut alimenter la VBP .CdeNouNumLig comme dans le tableau ci-dessous :

Remarques :

• Le paramètre général CDE-SUP-DEV permet de déterminer si lors de la génération du devis en commande, le devis est conservé avec le statut « Transformé ». Si cela est le cas, ce paramètre permet de définir un préfixe et un suffixe à appliquer à ce numéro de devis pour éviter les doublons avec la commande.

• Le paramètre général SCD-DEVQTE0 permet d’indiquer que l’on peut saisir des lignes de devis avec une quantité nulle (variantes par exemple). Lors de la génération du devis en commande, ces lignes ne sont pas prises en compte.

Lors de la transformation d'un devis en commande, si la commande générée porte le même numéro que le devis origine, l'historique du devis est transféré sur la commande. De plus dans l'historique de la commande et des lignes de commandes, un événement de transformation est présenté en indiquant le numéro du devis origine avec éventuellement un événement de modification présentant les informations standards et spécifiques modifiées par les requêtes exécutées lors de la transformation. Si le devis origine est conservé avec un nouveau numéro, un événement d'historique présente le numéro de la commande générée.

Exemple : Transformation du devis « 1308000001 » en commande :

Le devis est renommé « D_1308000001 »

La commande conserve le numéro du devis

Nouvelle Version

Cette action a pour but de dupliquer un devis quelque soit son statut, et de mettre le devis dupliqué au statut sauvegardé (SDE.GenEnrObjSauSta = VRAI), et au statut DIAPASON à émettre.

Lors de cette opération, le gestionnaire du devis dupliqué est substitué par celui rattaché à l’utilisateur, il en est de même avec le commercial rattaché.

Remarque : lors de l’exécution des règles DIALOG de type GCC, la variable SCR.EntActPar contient le numéro de devis à l’origine de la commande.

Actions de changement de statut Work-Flow Devis

Ces actions vont permettre de faire circuler le devis dans le Work-Flow standard des devis de DIAPASON. Celles-ci sont accessibles depuis le sous menu « Changement Statut Devis ».

Pour chacune de ces actions, DIAPASON va  exécuter le traitement suivant :

Pour chaque ligne du devis, exécution de la requête de type GCL définie sur le client ou le propect. Lors de l’exécution de la requête GCL, la variable SCR.CdeSCDEvt contient l’action :

• AE : Passage au statut « A Emettre » CdeDevComDiaSta = ‘A’.

• VE : Passage au statut « Emis à Valider » CdeDevComDiaSta = ‘E’.

• VA : Passage au statut « Validé à transformer » CdeDevComDiaSta = ‘V’.

Exécution sur l’entête du devis de la règle GCC si celle-ci est définie sur le client ou le prospect. La variable SCR.CdeSCDEvt est initialisée de la même manière que pour les lignes. Dans le cas où cette requête est définie, le paramètre CDE-MAJ-STA va déterminer si le statut CdeDevComDiaSta est mise à jour par DIAPASON, ou par la requête GCC.

S’il n’y a pas de requête définie GCC pour le Work-Flow définié sur le client, le statut CdeDevComDiaSta est automatiquement mis à jour.

Après mise à jour CdeComValSta par DIALOG ou DIAPASON, celui-ci initialisera les champs CdeComValDat, CdeComValUti.

Le statut « à publier » est géré en parallèle de ces statuts de Work-Flow, il peut être changé suivant la procédure vu précédement via l’action « Edition Devis ».

• A Emettre

Cette action permet de passer le devis au statut à émettre (CdeDevComDiaSta = ‘A’). Seul les devis emis à valider, et validés à transformer peuvent passer au statut à émettre.

• Emis à Valider

Cette action permet de passer le devis au statut émis à valider (CdeDevComDiaSta = ‘E’). Seul les devis à émettre, et validés à transformer peuvent passer au statut émis à valider.

• Validation Devis

Cette action permet de passer le devis au statut validé à transformer (CdeDevComDiaSta = ‘V’). Seul les devis à émettre et émis à valider, peuvent passer au statut validé à transformer.

Solde Logique des Devis pour Archivage

Deux actions sont disponibles pour les contextes présentant des devis :

• Solde Logique Devis

• Annulation Solde Logique Devis

• Solde Logique des Devis

Cette action permet, quel que soit le paramétrage défini pour l’entité GCDE concernant la suppression, de solder logiquement un devis. Les lignes puis l’entête sont supprimées logiquement. Ces devis soldés logiquement sont affichés en rouge/barré dans les listes des devis et commandes. Dans l’historique des entêtes et lignes du devis, une ligne apparaît pour l’entête et une ligne apparait pour chaque ligne du devis avec comme événement « Suppression ».

• Annulation Solde Logique des Devis

Cette action permet d’annuler le solde logique d’un devis. Les lignes puis l’entête sont réactivées et reviennent dans leur état avant solde logique, par exemple, si un devis (ou une ligne de devis) était à l’état de sauvegarde, l’annulation de solde, le remet dans l’état de sauvegarde. Dans l’historique des entêtes et lignes du devis, une ligne apparaît pour l’entête et une ligne apparait pour chaque ligne du devis avec comme événement « Ann. Sup. » avec les variables modifiées lors de l’annulation de solde.

Contexte d’Exécution des Requêtes GCC et GCL pour ces Actions

Lors du solde ou de l’annulation du solde en interactif ou par DIALOG, les requêtes GCC et GCL sont exécutées comme suit :

1. Solde Logique de Devis

Pour chaque ligne de devis, exécution de :

• GCL avec comme contexte :

  • SCR.CdeSCDEvt = LS si l’action est lancée en interactif (ou LSE si l’action est lancée par ENR-ACT-ENT)

  • SCR.EntAct = SUP 

• GCC avec comme contexte :

  • SCR.CdeSCDEvt = LS si l’action est lancée en interactif (ou LSE si l’action est lancé par ENR-ACT-ENT)

  • SCR.EntAct = SUP 

Pour l’entête de devis, exécution de :

• GCC avec comme contexte :

  • SCR.CdeSCDEvt = ES (ou ESE si l’action est lancé par ENR-ACT-ENT)

  • SCR.EntAct = ES 

2. Annulation Solde Logique de Devis

Pour chaque ligne de devis, exécution de :

• GCL avec comme contexte :

  • SCR.CdeSCDEvt = LAS si l’action est lancée en interactif (ou LASE si l’action est lancé par ENR-ACT-ENT)

  • SCR.EntAct = LAS si l’action est lancée en interactif (ou LASE si l’action est lancé par ENR-ACT-ENT)

• GCC avec comme contexte :

  • SCR.CdeSCDEvt = LAS si l’action est lancée en interactif (ou LASE si l’action est lancé par ENR-ACT-ENT)

  • SCR.EntAct = LAS si l’action est lancée en interactif (ou LASE si l’action est lancé par ENR-ACT-ENT)

Pour l’entête de devis, exécution de :

• GCC avec comme contexte :

  • SCR.CdeSCDEvt = EAS (ou EASE si l’action est lancé par ENR-ACT-ENT)

  • SCR.EntAct = EAS