Numérotation des Factures validées
Lors de la validation des factures, le numéro de facture peut-être :
Géré manuellement car conservé à partir de celui élaboré lors du calcul de facturation
Géré automatiquement car recalculé par DIAPASON lors de la validation.
Le choix du mode de gestion de la numérotation passe par la valeur logique du paramètre FACTURE-NUM :
Si elle est cochée, lors de la validation de la facture, DIAPASON génère un numéro incrémental qui prend en compte les trous de numérotation en les comblant par incrémentation. Le format du numéro est géré grâce au contenu des deux paramètres généraux « FACTURE-NUM » et « FACTURE-NUF ». (Lors de l’annulation de validation de la facture (éventuelle), DIAPASON garde le numéro de la facture validée en le faisant précéder d’un A (Annulation)
Si elle n’est pas cochée, lors de la validation de la facture, celle-ci garde le numéro qu’elle avait lors de sa création. (Lors de l’annulation de validation de la facture (éventuelle), celle-ci garde le numéro de la facture validée).
Quel que soit le mode de gestion de la numérotation, les caractères autorisés pour un numéro de facture sont : ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ-_/0123456789
Numérotation manuelle
Dans ce cas, on conserve le numéro de la « facture à valider » pour la « facture validée ».
La requête de calcul de facturation prend en charge le calcul du numéro de facture qui a alors un caractère définitif. On doit dans ce cas indiquer à DIAPASON qu’il ne doit pas gérer le numéro de facture.
Le paramètre FACTURE-NUM doit être renseigné de la manière suivante :
la désignation doit être vide
la valeur logique n’est pas cochée
Numérotation automatique
Structure du numéro
Si la numérotation des factures validées est confiée à DIAPASON, la structure du numéro doit être paramétrée dans le paramètre général FACTURE-NUM.
Un numéro de facture est composé de deux parties :
une racine, qui constitue la partie gauche du numéro
un indice, qui constitue la partie droite du numéro.
Elle peut s’appuyer sur trois types d’information :
une constante
une variable de type date appartenant à l’entête de facture (standard ou spécifique)
une variable de type caractère appartenant à l’entête de facture (standard ou spécifique) ou au client de la facture (standard ou spécifique).
La variable de type date peut être utilisée grâce aux paramètres suivants :
&1 correspond au jour de cette date (sur 2 caractères)
&2 correspond au mois de cette date (sur 2 caractères)
&3 correspond à l'année de cette date (sur 4 caractères)
&4 correspond à l'année de cette date (sur 2 caractères)
&5 permet d’exploiter directement la variable de type caractère.
La composition de la racine doit être renseignée dans la désignation, par juxtaposition des paramètres &1,&2,&3,&4,&5 et éventuellement de constantes.
Prenons l’exemple ci-dessus avec :
comme date, la date de calcul de la facture, prenons le 17/02/2005
&1 = 17
&2 = 02
&3 = 2005
&4 = 05
comme variable caractère, le gestionnaire de vente, prenons la chaîne CPT01
&5 = CPT01.
le numéro de facture sera alors le suivant : 02CPT01200100001.
Attribution des variables de numérotation
L’attribution des variables s’effectue via la désignation du paramètre FACTURE-NUF.
On précise :
la variable date à considérer (variable standard ou variable spécifique de type date). S'il n’y a pas de variable de définie, la valeur sera la date du jour. Si la variable est définie mais n'a pas de valeur, une erreur sera générée par DIAPASON lors du calcul de facturation
la variable caractère à considérer et sa longueur dans le numéro de facture. Si la longueur n’est pas définie, la variable ne sera pas utilisée
un caractère de remplacement au cas où la variable caractère est trop courte pour la longueur demandée
Le format est le suivant :
DAT=type_variable.réf_variable;VAR=type_variable.réf_variable;LON=longueur_pour_VAR;CAR=caractère_défaut_pour_VAR
Exemples
Numéro de Facture avec une Racine et un Compteur
Le paramètre FACTURE-NUM contient :
Désignation : FAC
Val. Num. : 7
Val.Log : cochée
Le paramètre FACTURE-NUF n’est pas géré.
Les numéros de facture générés sont : FAC0000001, …. FAC0000010 …..
Numéro de Facture en Fonction de la date et du gestionnaire de la Facture
Le paramètre FACTURE-NUM contient :
Désignation : &4&2&5
Val. Num. : 3
Val. Log : cochée
Le paramètre FACTURE-NUF contient :
DAT=SPE.CdeFacCalDat;VAR=SPE.GesUtiRef ;LON=3;CAR=X
Pour une facture datée du 10/01/2005 ayant comme gestionnaire VTE, le numéro de facture est : 0501VTE001
Pour une facture datée du 10/02/2005 ayant comme gestionnaire VENTE, le numéro de facture est : 0502VEN001
Pour une facture datée du 10/12/2005 avant comme gestionnaire V, le numéro de facture est : 0512VXX001