Principe GED
Le but de ce nouveau module vise à gérer et organiser l’ensemble des documents (emails et pièces jointes, impressions, tableaux de bord, images, fichiers textes, tableurs, vidéo …). L’objectif principal étant de rendre transparent le stockage des documents et de faciliter leurs manipulations. Les actions de gestion (extraction, importation, référencement, rattachement …) sont disponibles interactivement, mais aussi via DIALOG ou automatiquement par paramétrage (EIA, Documents, Images configurateur, Ecritures Comptables).
Les différents types de documents accessibles peuvent être de nature:
Interne à DIAPASON :
Issus de DIALOG (ARC, Factures, Documents divers, Images, Dessins, …)
Issus de l’EIA : messages sortants
Issus d’ENVOI-MAIL
Externe à DIAPASON :
Issus de l’EIA (fichiers xml, emails et PJ) : messages entrants
Issus de DIALOG (lecture fichier, …)
Issus d’une GED externe
L’environnement de gestion des documents depuis DIAPASON permet :
De Référencer un document (avec import si nécessaire)
De rattacher un document à une ou n occurrences d’entités, comme par exemple rattacher à une commande commerciale tous les documents la concernant (Fax (pdf) de la commande initiale du client, Bon de Commande, ARC, Image de configuration, Bon de livraison, facture …).
De Rechercher un document (par nom, mots clés, clés de tri, clés fonctionnelle, …)
De présenter l’arborescence des documents selon des critères (tous, par entité)
D’organiser les documents (modifier les caractéristiques, supprimer, archiver)
De consulter un document (ouvrir)
De gérer du versioning ou des brouillons sur certains documents
De gérer des liens entre documents (Corps d’un mail et les pièces jointes)
D’extraire un document
De modifier un document
D’archiver les documents
De gérer des droits
Le système de GED garantit la conservation des documents produits dans l’entreprise, et assure la pérennité dans l’accès aux documents.
