Rapprochement de Facture: Cas de Gestion

Ce chapitre présente un aperçu des différents cas de figure rencontrés en terme de rapprochement comptable « Réception » / « Facture fournisseur ».

Situation de départ. Une Réception est effectuée, regroupant les provisions suivantes :

Cas 1 : Réception = Facturation

La facture correspond précisément aux provisions. Il n’existe pas d’écart lors du rapprochement. La validation de celui-ci s’effectue sans manipulation spécifique.

Cas 2 : Quantité Réception > Quantité Facturation

Il y a eu plus de marchandise réceptionnée que facturée.

Il faut saisir les informations de la facture papier dans DIAPASON. A savoir dans ce cas, la quantité facturée de « 1,00 » à la place du « 2,00 » correspondant à la quantité réceptionnée. Un écart est alors généré.

Cet écart doit faire l’objet d’une provision d’écart sur quantité qui sera rapprochée d’une facture ultérieure.

La zone « Gestion Prov. / Qté » doit être cochée pour déclencher cette génération lors de la validation (sinon, l’écart sera reporté sur le prix de l’article : le PUMP est mis à jour).

A la validation du rapprochement, une provision correspondant à l’écart est générée.

Cette provision pourra être traitée ultérieurement dans le cadre d’un rapprochement classique avec une nouvelle facture fournisseur.

Cas 3 : Prix Facture > Prix Réception

Le prix de facturation des marchandises est supérieur à celui des provisions à cause d’une différence de prix sur un article. La facture fournisseur n’est donc pas en accord avec la commande d’approvisionnement.

Il faut corriger les informations de provisions avec le contenu de la facture papier en saisissant « 210,00 » comme « Nouveau Prix » de la réception.

Si l’information de prix de la facture est correcte (suite à accord avec le fournisseur par exemple), il faut répercuter la modification sur le prix de la réception (et donc le PUMP). Cette opération sera effectuée automatiquement si « Gestion Prov. / Prix » n’est pas coché sur l’onglet « Nouvelles Prov. / Ecarts ». Il n’y aura pas de provision générée.

Sinon, si la différence est issue d’une erreur de facturation du fournisseur, une provision négative correspondant à l’écart doit être générée dans l’attente d’un avoir du fournisseur.

Ainsi, si l’écart est négatif, le champ « Avoir » sur l’onglet « Nouvelles Prov. / Ecarts » est coché automatiquement. Il reste à cocher « Gestion Prov. / Prix » afin de lancer à la validation la génération d’une nouvelle provision.

A la validation du rapprochement, une provision correspondant à l’écart est générée.

Cette provision négative sera traitée ultérieurement dans le cadre d’un rapprochement classique :

• soit dans une nouvelle facture fournisseur, avec une ligne d’avoir ;

• soit avec un avoir fournisseur.

Cas 4 : Qte Facture > Qte Réception

Un Ecart apparaît lors du rapprochement car la quantité facturée est différente de la quantité effectivement réceptionnée.

Le fournisseur a par exemple :

• anticipé la livraison d’une marchandise en la facturant à l’avance 

• fait une erreur de saisie sur une ligne de facture.

Il faut corriger les informations de provisions avec le contenu de la facture papier en saisissant « 2 » comme « Nouvelle Quantité » de la réception.

On active ensuite la « Gestion Prov./ Prix » au niveau de la ligne qui est à l’origine de l’écart. La zone « Avoir » est cochée pour indiquer qu’on génèrera une provision négative.

Une provision d’écart est générée à la validation de l’application de rapprochement.

Cette provision négative sera traitée ultérieurement dans le cadre d’un rapprochement classique :

• soit dans une nouvelle facture fournisseur « papier », rapprochée d’une nouvelle provision issue d’une nouvelle réception ;

• soit avec un avoir fournisseur « papier ».

Cas 5 : Qte Facture > Qte Réception ET Qte Réception = 0

Une ligne de commande d’achat est complètement facturée, mais totalement non réceptionnée.

Comme il n’y a pas eu de réception, il n’existe donc pas de provisions pour cette ligne de commande.

Le but est au final de générer une provision d’avoir, en attendant la future réception (puis facturation).

Le fournisseur a par exemple :

• anticipé la livraison d’une marchandise en la facturant à l’avance ;

• fait une erreur de saisie sur une ligne de facture.

Il faut corriger les informations de provisions avec le contenu de la facture papier en saisissant « 500 » comme « Nouveau Montant » de la réception.

Dans l’onglet « Nouvelles Prov. / Ecarts » on coche « Gestion Prov. / Prix », la zone « Avoir » doit être cochée et on saisit les informations de détails de l’avoir à générer :

Une provision d’écart est générée à la validation de l’application de rapprochement.

Cette provision négative sera traitée ultérieurement dans le cadre d’un rapprochement classique :

• soit dans une nouvelle facture fournisseur, rapprochée d’une nouvelle provision issue d’une nouvelle réception ;

• soit avec un avoir fournisseur « papier ».

Remarques importantes :

Ce cas de gestion ne peut être traité que si la facture de votre fournisseur comporte une autre ligne qui va pouvoir servir à générer la provision.

Il n’y a pas d’impact (PUMP…) sur la ligne de facture qui sert à réaliser cette opération.

Cas 6 : Qté Facture < Qté Réception et Prix Facture > Prix Réception

Un Ecart apparaît lors du rapprochement car la quantité et le prix facturés sont différents de la quantité et du prix effectivement réceptionnés.

Le fournisseur a par exemple fait une erreur de saisie sur une ligne de facture.

Il faut corriger les informations de provisions avec le contenu de la facture papier en saisissant « 20 » comme « Nouvelle Quantité » et « 38,24 » comme « Nouveau Prix » de la réception.

Dans l’onglet « Nouvelles Prov. / Ecarts » :

• on coche « Gestion Prov. / Qté » et les informations relative à la provision d’écart sur quantité sont mises à jour automatiquement

• on coche « Gestion Prov. / Prix », la zone « Avoir » doit être cochée et on saisit les informations de détails de l’avoir à générer :

Deux provisions d’écart sont générées à la validation de l’application de rapprochement :

• une provision d’écart sur quantité de 20 avec comme prix unitaire 28,24 euros qui fera l’objet d’une facture ultérieure

• une provision d’écart sur prix avec comme quantité 20 et prix unitaire 10 euros qui fera l’objet d’un avoir ultérieur.

Cas 7 : Frais minime

Un frais « administratif » apparaît sur la facture fournisseur et implique un écart entre le montant de la facture et celui des réceptions.

On peut :

• soit imputer ce frais dans un compte comptable spécifique - type 626xxxx – grâce à la gestion des frais hors provision ;

• soit répartir le montant de ce frais sur le prix des réceptions effectuées dans le cadre de cette facturation.