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Réceptions Fournisseurs par Application Interactive


Branches Applicatives des Réceptions Fournisseurs

Réception Commandes

La liste présente les commandes d’approvisionnement validées et non soldées.

Réception Commandes par Fournisseur

La liste présente les fournisseurs de produits (seuls habilités de passer des commandes d’approvisionnement).

Gestion des Reliquats

La liste présente les commandes d’approvisionnement non soldées et partiellement réceptionnées.

Solde Commandes

La liste présente les commandes d’approvisionnement non soldées.

Annulation Solde Commandes

La liste présente les commandes d’approvisionnement soldées.

Historique des Réceptions

La liste présente l’ensemble des réceptions effectuées.

Déblocage des Réceptions / Conditionnements

La liste présente les conditionnements en cours de déclaration.

Actions de Réceptions Fournisseurs

  • Réception Commandes

Cette action lance l’application de réception pour les commandes sélectionnées.

Les déclarations peuvent être faites :

  • en mode « Vrac » 

  • en mode « Conditionnement »

  • Réception Vrac

Cette action lance l’application de réception pour les commandes sélectionnées. Les déclarations ne peuvent être faites qu’en mode « Vrac ».

  • Réception en Conditionnement

Cette action lance l’application de réception pour les commandes sélectionnées. Les déclarations ne peuvent être faites qu’en mode « Conditionnement ».

  • Modif. Réception Commande

Cette action lance l’application de réception pour la commande sélectionnée. Après saisie du bon de réception à modifier, les déclarations peuvent être faites :

  • en mode « Vrac » 

  • en mode « Conditionnement »

  • Réception Totale

Cette action lance le traitement de réception « AP-RECD ». (Voir Réceptions par Traitement)

  • Editions des Bons de Réception

Le bon de réception sert à contrôler le chargement du livreur, et s’édite normalement avant son arrivée.

Pour chaque commande sélectionnée, le document édité est :

  • le document pour bon de livraison défini sur le contrat si la commande est rattachée à un contrat fournisseur et que ce document est renseigné

  • le document pour bon de livraison défini sur la fiche du fournisseur auprès duquel est passée la commande, si ce document est renseigné

  • le document défini dans le paramètre utilisateur Approvisionnements / Documents Appro./ Défaut (voir Paramétrage Document Bon de Réception)

Réceptions des Commandes

La réception des commandes s’effectue en deux temps :

  • Saisie des informations générales de réception (entête de réception)

  • Saisie des quantités réceptionnées

Remarques :

  • Lors du lancement de la réception, si les provisions sont gérées dans DIAPASON et que les informations comptables ne sont pas renseignées correctement sur les lignes des commandes sélectionnées, un message d'erreur donne la liste des lignes concernées et il n'est pas possible de déclarer les réceptions.

  • Il n’est pas possible de modifier ou d’annuler une réception de commande fournisseur si la provision et/ou les frais annexes correspondant sont rattachés à une facture pré-enregistrée.

Entête de Réception

  • Bordereau Livraison

Numéro du bordereau de réception fournisseur.

Ce code, composé de caractères alphanumériques et des caractères « / », « -«  et « _ », permet d’identifier le bon de réception en interne.

Il peut être initialisé en fonction du paramètre général APP-NUMBL : La valeur logique indique si on initialise ou non le numéro du BL et la désignation contient la racine du numéro de BL dans le cas où on l'initialise, cette racine étant suivie d’un compteur correspondant au plus grand compteur trouvé sur les commandes à réceptionner incrémenté de 1. Si la racine n'est pas renseignée et qu'on initialise le numéro de BL, la racine utilisée est 'REC'.

  • Date Livraison

Zone Obligatoire. Initialisée avec la date courante.

Le paramètre général CPT-MODREC permet de bloquer la saisie de la date de réception et/ou d’anti-dater les réceptions de commandes fournisseurs sur un mois clôturé comptablement. (voir Paramétrage Date Réception)

  • UM. Interne

Réception en unité de mesure interne (coché) ou fournisseur (non coché).

Coché par défaut.

Saisie des Quantités Réceptionnées

Seules les lignes de commande d’approvisionnement disponibles en réception (validées et non soldées) sont présentées dans cette application.

Sur la liste, deux sortes de lignes sont présentées :

  • ligne principale (ligne en noir) correspondant à la ligne de commande fournisseur

  • ligne de conditionnement (ligne en italique vert) correspondant à chaque conditionnement déclaré pour la ligne principale précédente.

Description de la liste :

  • Commande

Numéro de la commande fournisseur. Cette colonne n’est renseignée que sur la ligne principale (ligne en noir)

  • Lig.

Numéro de la ligne de commande fournisseur. Cette colonne n’est renseignée que sur la ligne principale (ligne en noir)

  • Ref. Cdi.

Référence du conditionnement réceptionné. Cette colonne n’est renseignée que pour les lignes correspondant à des conditionnements (ligne en italique vert)

  • T. Cond.

Type de Conditionnement réceptionné. Cette colonne n’est renseignée que pour les lignes correspondant à des conditionnements (ligne en italique vert)

  • Quantité Déc.

Quantité Déclarée.

  • Sur une ligne correspondant à un conditionnement (ligne en italique vert), quantité déclarée sur le conditionnement. Dans ce cas, la ligne principale (ligne en noir) contient la somme des quantités déclarées pour les conditionnements qui lui sont rattachés

  • Si pas de conditionnements pour une ligne (pas de lignes en italique vert), c’est la quantité déclarée en vrac

  • Unité Mes.

Unité de Mesure dans laquelle est exprimée la quantité déclarée. Il s’agit, soit de l’unité de mesure interne, soit l’unité de mesure du fournisseur.

  • EL

Statut de la ligne avant la déclaration. Cette colonne n’est renseignée que sur la ligne principale (ligne en noir). Peut contenir les valeurs

Statut

Description

Ligne sur laquelle aucune réception n’a été faite

R

Ligne réceptionnée partiellement

S

Ligne réceptionnée totalement

  • ER

Statut de la ligne après la déclaration. Cette colonne n’est renseignée que sur la ligne principale (ligne en noir). Peut contenir les valeurs :

Statut

Description

Aucune déclaration faire sur la ligne

R

Ligne réceptionnée partiellement

S

Ligne réceptionnée totalement

  • Article

Référence de l’article à réceptionner sur la ligne de commande. Cette colonne n’est renseignée que sur la ligne principale (ligne en noir)

  • Désignation Article

Désignation de l’article à réceptionner sur la ligne de commande. Cette colonne n’est renseignée que sur la ligne principale (ligne en noir)

  • Désignation Complémentaire

Désignation complémentaire renseignée sur la ligne de commande. Cette colonne n’est renseignée que sur la ligne principale (ligne en noir)

  • Fournisseur

Référence du fournisseur de la commande. Cette colonne n’est renseignée que sur la ligne principale (ligne en noir)

  • Nom Fournisseur

Nom du fournisseur de la commande. Cette colonne n’est renseignée que sur la ligne principale (ligne en noir)

  • Réf. Art. Four.

  • Référence fournisseur de l’article à réceptionner sur la ligne de commande. Présente la référence de l'article chez le fournisseur pour le gestionnaire de la commande si elle est définie dans les données multi-gestionnaires sinon la référence de l'article chez le fournisseur donnée sur le lien article/fournisseur Cette colonne n’est renseignée que sur la ligne principale (ligne en noir).

Remarque :

  • il est possible d’ajouter les colonnes d’une présentation définie pour les commandes fournisseurs

  • si on accède à cette application par l’action « Réception Vrac », il est possible d'effectuer les actions de codes départs, filtres et tris sur les colonnes « Article », « Désignation Article » « Fournisseur », « Nom Fournisseur », « Commande » et « Ligne ».

Description de la fiche :

  • Article

Référence et désignation de l’article à réceptionner sur la ligne de commande. Zone non saisie.

  • Désignation

Désignation de l’article à réceptionner sur la ligne de commande. Zone non saisie.

  • Solde

Quantité restant à réceptionner pour cette ligne de commande et unité de mesure dans laquelle est exprimée cette quantité. Zone non saisie.

  • Quantité Déclarée

Quantité totale déclarée et unité de mesure dans laquelle est exprimée cette quantité. Elle doit être positive et non nulle. Elle peut être supérieure à la quantité restant à réceptionner (solde). Zone saisie uniquement pour une réception en mode « Vrac ». Elle contient la somme des quantités déclarées pour les conditionnements rattachés à la ligne de commande.

  • Quantité Condi.

Quantité déclarée réceptionnée pour un conditionnement et unité de mesure dans laquelle est exprimée cette quantité. Zone saisie uniquement pour une réception en mode « Conditionnement ». Elle n’est initialisée que pour une ligne correspondant à un conditionnement (ligne en italique vert).

  • Conditionnement

Référence du conditionnement réceptionné. Zone saisie uniquement pour une réception en mode « Conditionnement ». Elle n’est initialisée que pour une ligne correspondant à un conditionnement (ligne en italique vert).

  • Type de conditionnement

Type du conditionnement réceptionné. Zone saisie uniquement pour une réception en mode « Conditionnement ». Elle n’est initialisée que pour une ligne correspondant à un conditionnement (ligne en italique vert).

  • Volet « Entête »

Rappel des données saisies dans l’entête de réception.

Actions de Réception en Mode « Vrac »

La réception en mode « Vrac », n’est possible que :

  • si l’action de lancement de l’application de réception est « Réception Commande » ou « Réception Vrac ».

  • si aucune déclaration de conditionnement n’a été faite pour la ligne de commande.

  • Modification

Saisie manuelle de la quantité déclarée pour la ligne de commande.

  • Réception Automatique Vrac

Cette action permet de déclarer pour toutes les lignes de commande de la liste, la quantité restant à recevoir. La ligne de commande est alors soldée.

  • Réception Automatique Lignes

Cette action permet de déclarer pour les lignes de commande sélectionnées, la quantité restant à recevoir. La ligne de commande est alors soldée.

Actions de Réception en Mode « Conditionnement »

La réception en mode « Conditionnement », n’est possible que :

  • si l’action de lancement de l’application de réception est « Réception Commande » ou « Réception en Conditionnement ».

  • si aucune déclaration en mode « Vrac » n’a été faite pour la ligne de commande.

Lors de la déclaration d’un conditionnement, l’édition d’une étiquette de conditionnement est automatiquement lancée. (voir Etiquettes Conditionnement)

Lors de la déclaration d’un conditionnement, le stock physique de l’article commandé est mis à jour et le conditionnement est créé dans la gestion des stocks.

  • Déclaration Auto. Qté Cond.

Création, pour la quantité restant à réceptionner sur la ligne de commande, des conditionnements en fonction de la quantité de conditionnement définie sur la ligne de commande fournisseur ou dans la définition de l’article commandé. Le type des conditionnements créés est le type de conditionnement renseigné sur la ligne de commande ou dans la définition de l’article commandé.

  • Déclaration Auto. Reste Condi.

Création, pour la quantité restant à réceptionner sur la ligne de commande, d’un conditionnement ayant comme type de conditionnement, celui renseigné sur la ligne de commande ou dans la définition de l’article commandé.

  • Déclaration Part. / Qté Cond.

Saisie de la quantité déclarée. Création, pour cette quantité, des conditionnements en fonction de la quantité de conditionnement définie sur la ligne de commande fournisseur ou dans la définition de l’article commandé. Le type des conditionnements créés est le type de conditionnement renseigné sur la ligne de commande ou dans la définition de l’article commandé.

  • Déclaration Manuelle Condi.

Saisie de la quantité réceptionnée, de la référence du conditionnement et du type de conditionnement reçu. Si la référence du conditionnement n’est pas renseignée, un nouveau numéro est généré.

Edition Etiquettes Condi.

Cette action permet de lancer l’édition des étiquettes correspondant aux conditionnements déclarés. Elle n’est active que si l’action de lancement de l’application de réception est « Réception Commande » ou « Réception en Conditionnement ».

Les étiquettes sont imprimées pour les lignes de conditionnement (ligne en italique vert) sélectionnées.

Pour chaque conditionnement, le document lancé est le document de conditionnement de la ligne de commande fournisseur s’il est renseigné ou celui défini sur l’article (document de conditionnement pour approvisionnements si la ligne de commande correspond à un achat ou document de conditionnement pour sous-traitance si la ligne de commande correspond à de la sous-traitance). Le contexte d’exécution de ce document est :

  • variables standards et spécifiques de la ligne de commande

  • SCR.AppDecTPa : Type du conditionnement

  • SCR.AppDecPal : Référence du conditionnement

  • SCR.AppDecSec : Section dans laquelle se trouve le conditionnement

  • SCR.AppDecEmp : Emplacement dans lequel se trouve le conditionnement

  • SCR.AppDecUti : Utilisateur ayant déclaré le conditionnement

  • SCR.AppDecDat : Date de déclaration du conditionnement

  • SCR.AppDecQte : Quantité déclarée sur le conditionnement pour la ligne de commande

Edition Etiquettes Produits

Cette action permet de lancer l’application de définition des étiquettes produits pour les lignes de commandes sélectionnées.

Les étiquettes produits sont des documents relatifs à l’article réceptionné, indépendants de la notion de palettisation.

La gestion des étiquettes produits est valable pour toute réception, qu’elle soit faite en mode « Vrac » ou en mode « Conditionnement ».

Le document à exécuter est référencé dans les données de stock de l’article et le nombre d’étiquettes à éditer est calculé en fonction de la quantité déclarée sur la ligne de commande et de la quantité de conditionnement de stock définie dans les données de stock de l’article commandé sur cette ligne. Si ces informations ne sont pas renseignées dans les données de stock de l’article, la ligne de commande n’est pas prise en compte dans l’application de gestion des étiquettes produits.

Description de la liste :

  • T

Type article réceptionné.

  • Article

Référence de l’article réceptionné

  • Quantité

Quantité sur chaque étiquette produit

  • Nb.

Nombre d’exemplaires de l’étiquette

  • Commentaire

Contient le numéro de commande et le numéro de ligne de commande.

  • Désignation Article

Désignation de l’article réceptionné.

Description de la fiche :

  • Type Article

Type de l’article réceptionné. Zone obligatoire, saisie uniquement en création. Valeurs possibles :

Référence

Description

C

Article à la commande

R

Article standard

  • Article

Référence de l’article réceptionné. Zone obligatoire, saisie uniquement en création. Seuls les articles ayant un document de conditionnement et une quantité de conditionnement définis dans les données de stock sont autorisés. Lors de la saisie d’un article, la quantité est initialisée avec la quantité de conditionnement de stock et le nombre d’exemplaires est initialisé à 1.

  • Quantité

Quantité sur chaque étiquette produit. Zone obligatoire.

  • Nb. Exemplaires

Nombre d’exemplaires de l’étiquette. Zone obligatoire.

Sur cette application, les actions possibles sont :

Actions de Gestion Standard : Création, Modification, Duplication, Suppression

  • Edition: Permet de lancer, pour chaque ligne de la liste, le document d’étiquettes produits défini dans les données de stock de l’article avec le nombre d’exemplaires renseigné. Le contexte d’exécution de ce document est :

    • variables standards, spécifiques et variantes articles pour l’article de la ligne

    • SCR.StoQteProd : quantité déclarée pour chaque étiquette

    • SCR.StoQteEx : nombre d’exemplaires d’étiquettes

Remarques :

  • Lors de l’accès à cette application, si pour chaque ligne de commande, aucune quantité n’a été déclarée, la quantité restant à réceptionner est prise en compte.

  • Lors de l’accès à cette application, si pour une ligne de commande, la quantité totale à répartir sur les étiquettes produits n’est pas un multiple de la quantité de conditionnement de stock de l’article, deux lignes sont générées dans l’application de gestion des étiquettes produits pour cette ligne de commande

  • Lors de la création d’une étiquette, par l’action « Création » le commentaire n’est pas renseigné.

Exemples :

  • Cas 1 : 50 produits réceptionnés conditionnés par 5

une ligne d’étiquettes produits ayant comme quantité 5 et comme nombre d’exemplaires 10

  • Cas 2 : 52 produits réceptionnés conditionnés par 5

une ligne d’étiquettes produits ayant comme quantité 5 et comme nombre d’exemplaires 10

une ligne d’étiquettes produits ayant comme quantité 2 et comme nombre d’exemplaires 1

Annulation Déclarations

Cette action permet d’annuler, pour les lignes sélectionnées, les déclarations faites pour la déclaration en cours. Pour une ligne de commande réceptionnée en mode « Conditionnement », les entrées de stock enregistrées sur les conditionnements sont annulées.

Annulation Réceptions

Cette action n’est active qu’en modification de réception. Elle permet d’annuler toutes les déclarations faites sur un bon de livraison. Pour une ligne de commande réceptionnée en mode « Conditionnement », les entrées de stock enregistrées sur les conditionnements sont annulées.

Entête Réception

Permet de modifier les informations générales de réception.

(Voir Entête Réception)

Modification Réception commande

Le scénario est identique à celui de la création d’une réception, cependant :

  • la modification de réception ne peut être faite que pour une seule commande

  • sur l’entête de réception, le bordereau de livraison doit exister pour la commande

  • lors de l’accès à l’application de modification des réceptions, les quantités déclarées sont automatiquement exprimées en unité de mesure interne.

Entête de Réception

  • Bordereau Livraison

Zone obligatoire. Numéro de bordereau de réception fournisseur existant pour la commande courante.

Remarque : Si des conditionnements non validés existent pour le bordereau de livraison saisi, c’est-à-dire qu’une modification de réception par conditionnement est en cours, la modification de réception n'est pas possible.

  • Date Livraison

Zone Obligatoire. Initialisée avec la date de déclaration du bordereau de livraison.

Cette date peut être modifiée afin de changer la date de déclaration d’une réception existante.

Le paramètre général CPT-MODREC permet de bloquer la saisie de la date de réception et/ou d’anti-dater les réceptions de commandes fournisseurs sur un mois clôturé comptablement. (voir Paramétrage Date Réception)

Modification des Quantités Réceptionnées

Toutes les lignes de la commande courante sont présentées et les quantités réceptionnées sont initialisées avec celles déclarées sur le bordereau de livraison.

(voir Saisie Quantités Réceptionnées)

Communication avec des Applications Extérieures

Dans une application extérieure à DIAPASON, il est possible :

  • de déclarer des réceptions fournisseurs (voir Réceptions par Messages)

  • de connaître les réceptions fournisseurs déclarées dans DIAPASON, pour cela, DIAPASON génère une transaction sortante donnant lieu à un message sortant à chaque réception ou modification de réception.

La transaction sortante à générer lors des déclarations de réception doit être renseignée sur la ligne de commande fournisseur et doit être une transaction sortante portant sur les actions internes « ACT-REC » ou « REC » (Réceptions sur Commande Fournisseur).

(voir Documentation Echanges Inter-Applicatifs : Transactions Sortantes).

Déclaration de Réception

En mode « Vrac », une transaction sortante est générée pour chaque ligne de commande réceptionnée lors de la validation de la réception.

En mode « Conditionnement », une transaction sortante est générée pour chaque conditionnement déclaré.

Annulation de Déclaration

En mode « Vrac », une transaction sortante est générée pour chaque ligne de commande pour laquelle on annule la réception lors de la validation de la réception avec une quantité négative.

En mode « Conditionnement », une transaction sortante est générée pour chaque conditionnement annulé avec une quantité négative.

Modification de Déclaration

En mode « Vrac », deux transactions sortantes sont générées pour chaque ligne de commande pour laquelle on modifie la réception lors de la validation de la réception :

  • la première avec une quantité négative correspondant à la quantité précédemment réceptionnée

  • la seconde avec la nouvelle quantité réceptionnée.

En mode « Conditionnement », il n’est pas possible de modifier la quantité déclarée sur un conditionnement, il faut donc annuler la déclaration (génération d’une transaction sortante avec une quantité négative) et faire une nouvelle déclaration (génération d’une transaction sortante avec la nouvelle quantité réceptionnée sur le conditionnement)

Historique des Réceptions

Cette branche applicative permet de consulter le détail des réceptions déclarées, classées par date de déclaration décroissante.

  • Date Réc.

Date de réception

  • BL

Bordereau de livraison

  • Commande

Numéro de commande fournisseur

  • Ligne

Numéro de ligne de commande fournisseur

  • T

Type article

  • Article

Référence article

  • Qté Cdée

Quantité commandée sur la ligne de commande

  • Qté Reçue

Quantité reçue sur ce BL

  • Uni. Mes.

Unité de mesure dans laquelle est exprimée la quantité reçue

  • C

La réception a-t-elle été faite par conditionnement ?

  • Prix

Prix unitaire

  • Plus-Value

Plus-Value appliquée au prix unitaire initial (suite au contrôle de facturation)

Les colonnes "Plus-Value Cpt" et "Plus-Value Sst" contiennent l'écart entre les provisions et la facture fournisseur. Les plus values peuvent donc être négatives. Les commande de sous-traitance alimente la colonne "Plus-Value Sst" et les autres la colonne "Plus-Value Cpt".

  • Fournisseur

Référence fournisseur

  • Nom

Nom fournisseur

  • Utilisateur

Utilisateur ayant enregistré la réception

  • Date Liv.

Date de livraison prévue

  • Date Enr.

Date d’enregistrement de la réception

Sur cette liste les actions possibles sont :

  • Consultation Conditionnements

Active uniquement si la réception a été faite en mode « Conditionnement » (colonne « C » cochée), elle permet de consulter les conditionnements déclarés pour la ligne de commande courante dans le BL courant : 

Les informations présentées sont :

  • Type 

Type de conditionnement

  • Conditionnement

Référence conditionnement

  • Quantité

Quantité déclarée sur ce conditionnement

  • Accès à … Fournisseur

Cette action permet de visualiser les informations de définition du fournisseur de la ligne de commande courante.

  • Accès à … Commande

Cette action permet de visualiser l’entête et les lignes de la commande courante.

  • Accès à … Article

Cette action permet de visualiser les informations de définition de l’article commandé sur la ligne de commande courante.

  • Accès à … Historique Stock Article

Cette action permet de consulter l’historique des mouvements de stock pour l’article commandé sur la ligne de commande courante.

  • Accès à … Valorisation CRV

Cette action permet de consulter les coûts de revient calculés par une valorisation des ordres (OFs et OAs) pour les réceptions de la ligne de commande fournisseur courante.

Déblocage des Réceptions / Conditionnements

Lors de la saisie de déclarations de réception des commandes fournisseurs en mode « Conditionnement », un incident peut se produire (coupure d’électricité, …). De ce fait, les conditionnements déclarés sont bien enregistrés dans le stock mais la réception ne l’est pas pour la commande.

Il est donc nécessaire d’enregistrer effectivement la réception sur la commande par rapport aux conditionnements déclarés.

Cette branche applicative présente les conditionnements en cours de déclaration.

  • Commande

Numéro de commande fournisseur

  • BL

Numéro de bon de livraison

  • Ligne

Numéro de ligne de commande fournisseur

  • Article

Référence de l’article rattaché à la ligne de commande fournisseur.

  • C

Indique si c’est une création de conditionnement ou une modification de réception par conditionnement.

  • Qté Déclarée

Quantité déclarée sur la ligne de commande. Cette quantité est la somme des quantités déclarées sur les conditionnements.

  • Uni. Mes.

Unité de mesure dans laquelle est exprimée la quantité déclarée

  • Date Rec.

Date de réception.

Sur cette liste, les actions possibles sont :

  • Validation des BLs Sélectionnés

Cette action permet d’enregistrer la réception sur les commandes sélectionnées ; pour tout conditionnement sélectionné, tous les conditionnements rattachés à la même commande et le même BL seront pris en compte lors de la validation.


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