Relevé de facture

Principe

Le relevé de facture est un regroupement de factures, c’est à dire que plusieurs évènements d’en-cours facturé client non lettrés pour un même client vont être regroupés en un seul évènement d’encours facturé client non lettré. Cette opération peut être effectuée manuellement, ou automatiquement à partir d’un traitement, et d’une règle DIALOG.

Application des relevés

L’application de définition des relevés est soumise à la gestion des droits par gestionnaire ou tous gestionnaires. Elle est décomposée en deux : la première regroupe l’ensemble des relevés à valider ; la seconde l’ensemble des relevés validés.

Définition de l’application

• Réf. Relevé

Référence du relevé qui est générée automatiquement. Son code est composé d’une racine pouvant être définie sur le paramètre général RELEVE-NUM et d’une séquence (numéro) dans la longueur est pilotée par la valeur numérique de ce même paramètre.

• Gestionnaire

Gestionnaire de création.

• Type Clé Client

Choix du type de clé à saisir :

« C : Référence Comptable » : il faut saisir la Société Comptable et le Compte Tiers du Client.

« D : Référence DIAPASON » : il faut saisir la Référence Client et le Réseau du Client.

• Soc. Cpt.

Société comptable.

• Compte

Compte de Tiers.

• Réf. Client

Référence client.

• Réseau

Réseau commercial.

• Valid. Auto. ?

Drapeau indiquant si le relevé a fait l’objet d’une validation automatique du relevé lors de la finalisation de la création de celui-ci.

• Avec Edition ?

Drapeau accessible uniquement si le précédent est à l’état « VRAI », et permet l’édition automatique du relevé lors de la finalisation de la création de celui-ci.

• Lettrage

Lance une liste affichant la liste des factures non lettrées (ou non rattachées) du client. Il est donc possible d’effectuer une sélection des éléments voulant être regroupés sous un même relevé.

• Détail Lettrage

Liste des références des factures lettrées (ou rattachées) à ce relevé.

• Montant Total

Montant total du relevé.

• Code Libellé

Code libellé qui permet d’initialiser le libellé généré du relevé. Ceux-ci sont disponibles dans les « Paramètres Utilisateurs » dans la rubrique « Comptabilité » sous le nom « Libellés transactions de règlement clients ».

• Libellé du relevé.

Cette valeur est la valeur affectée par défaut à l’évènement du grand livre client, mais ce libellé dans le cas des relevés de facture peut être piloté par une requête de type « REB ». Cette règle DIALOG est renseignée dans le paramètre général REQ-LIBECCLI.

La désignation contient la règle DIALOG de type REB à exécuter lors de l’alimentation de la file d’attente :

Ces variables critères sont initialisées :

• SCR.TypeAct = Type d’action (VAL-FC = Validation de factures (notre cas), REL-FC = relevés de facture, GVA-FC = règlement automatique de factures)

• SCR.CoLivLib = Libellé défaut (dans notre cas c’est le libellé renseigné dans le champs Libellé du relevé)

• SCR.CliResRef = Référence réseau client

• SCR.CliGenRef = Référence client

• SCR.RefSocCpt = société comptable du client

• SCR.CptTieNum = compte de Tiers du client

• SCR.CoLivTyp = type d’évènement dans la file d’attente

• SCR.COLivRef = Référence évènement dans la file d’attente (dans notre cas c’est la référence relevé).

En sortie de requête le libellé qui figurera dans le grand livre client sera celui contenu dans la variable SCR.COLivLib.

• Mod. Reg.

Mode de règlement, par défaut, il est définit par la première facture sélectionnée.

• RIB Client

Sélection du RIB client.

• Date Echéance

Date d’échéance, selon l’état du paramètre général « RELEVE-ECH », elle sera initialisée au plus tôt ou au plus tard parmi les factures sélectionnées.

• Réf. Code Lettrage

Représente la lettre qui liera les factures au relevé dans le Grand Livre.

• Date Edition

Date de l’édition du document du relevé. (Uniquement en consultation)

• Heure Edition

Heure de l’édition du document du relevé. (Uniquement en consultation)

• Edité ?

Drapeau indiquant si le relevé a été édité. (Uniquement en consultation)

• Date Validation

Date de la validation du relevé. (Uniquement en consultation)

• Heure Valid.

Heure de la validation du relevé. (Uniquement en consultation)

• Validé ?

Drapeau indiquant si le relevé a été validé. (Uniquement en consultation)

Onglet « Qui, Quand ? » : Uniquement en consultation. Information de gestion du relevé.

Alimentation de l’en-cours facturé

Lors de la création d’un relevé, que ce soit de manière manuelle ou automatique, une opération d’alimentation de la file d’attente des en-cours client facturé est effectuée. Le principe du relevé de facture est de remplacer la liste des évènements correspondant aux factures et avoirs sélectionnées par un seul évènement.

(pour la structure détaillée du grand livre voir Gestion grand livre client)

Dans ce cas deux factures et un avoir ont été rapprochés par un relevé (clé de lettrage A), l’évènement rapprochant les factures équilibre celles-ci, un second évènement non lettré celui-ci correspond au montant du relevé en attente d’un règlement.

Lors de la création d’un relevé, le montant total de l’en-cours des factures non réglées ne change pas.

Les actions

L’application possède différentes actions accessibles selon l’état des relevés.

• Détail Rapprochement

Affiche la liste des éléments lettrés (ou rattachés) à ce relevé.

• Génération Automatique

Lance la génération automatique des relevés. Cette action permet de créer des relevés pour les clients gérés par relevés de facture (paramétrage des clients). Elle consiste en un traitement avec d’abord une fiche critère :

Echéance

Zone facultative. Date d’échéance du relevé.

Le champ de la liste standard WfRelFa.RelDatEch si il est initialisé donnera la date d'échéance du relevé créé. Sinon, c'est celle saisie en critère du traitement qui est utilisée, si celle-ci est vide, c'est la date du jour qui est utilisée.

Gestionnaire

Obligatoire. Gestionnaire lié au relevé de facture.

Si l’action "Génération Automatique" est lancée depuis la liste des relevés de factures « Par Gestionnaire », cette zone est initialisée avec le gestionnaire courant.

Règle de calcul

Obligatoire. Liste déroulante de sélection des règles DIALOG de type « REB » de génération des relevés de facture, ces règles sont renseignées dans un paramètre général REQ-GEN-RELEVE.

Cette fiche peut s’enchaîner éventuellement sur la saisie des critères de la requête, puis lancement du traitement.

Les critères en entrée de la requête :

SCR.RelfacDat : valeur saisie dans la fiche critère du traitement, date d’échéance des relevés générés.

En sortie de requête création des relevés à partir de la liste WfRelFac, deux méthodes sont possibles pour effectuer les regroupements :

La requête ne fait que créer les relevés (liste WfRelFac), et le traitement va s’occuper de regrouper toutes les factures non réglées du client sur ce relevé du premier du mois spécifiée par la variable par la variable SCR.RelfacDat, jusqu’à cette date.

La requête crée les relevés (liste WfRelFac), et via un code de regroupement, indique les factures rattachées à chaque relevé (liste WfEntSel). Attention, il n’y a pas dans ce cas de contrôle sur la date d’échéance de la facture.

WfRelFac : Relevés de facture

WfEntSel

La date d’échéance des relevés générés en sortie du traitement sera égale à celle de la variable SCR.RelFacDat.

En retour de l’action, une trace est affichée :

• Validation Relevé

Valide le(s) relevé(s) sélectionné(s). Cette action est disponible uniquement depuis la branche « Relevés de Factures à valider ». La validation de relevés ne génère pas d’écritures comptables, par contre si le mode de règlement du relevé fait partie de la liste des modes de règlements automatique (paramètre LIS-MOD-REGEFF), un règlement par effet est automatiquement généré à partir du scénario défini sur la société comptable (voir Gestion des sociétés comptables). Une trace affiche les résultats de cette validation indiquant si les validations sont un succès ou dans le cas contraire le code et le libellé de l’erreur.

• Validation avec Edition

Valide et édite le ou les relevés sélectionnés. Une trace affiche les résultats de cette validation. Cette action est disponible uniquement depuis la branche « Relevés de Factures à valider ». Pour plus de précision sur l’édition voir l’action « Edition »

• Annulation Validation Relevé

Annule la validation du ou des relevés sélectionnés. Cette action est disponible uniquement depuis la branche « Relevés de Factures validés ». Une trace affiche les résultats de cette validation, si il y a une erreur lors de l’annulation, le code erreur et le libellé de l’erreur sont affichés.

• Edition Relevé

Cette action est disponible uniquement depuis la branche « Relevés de Factures validés ». Edite le ou les relevés sélectionnés. Si le mode de règlement fait partie de la liste des règlements automatiques (paramètre LIS-MOD-REGEFF), la référence du document doit être renseignée sur le paramètre DOC-REL-LCR, sinon la référence du document doit être renseignée sur le paramètre DOC-RELEVE.

Le contexte en entrée de la requête d’édition :

SCR.CDRelRef : Référence du relevé de facture édité.

SCR.CRIListeCles : Liste des références évènement dans la file d’attente des en-cours facturés (COGrdLiv.COLivRef) rattachées au relevé.