Validation Facture

Principe

La validation de facture est une étape de gestion facultative. Elle peut permettre de gérer une étape de vérification du contenu des factures.

La validation entraîne :

• l’évolution du statut de validation des factures ;

• la génération automatique des écritures comptables

Dans le cas où la gestion de règlements clients est active (cf. Mise en route des règlements clients) :

• pour la validation d’une facture d’acompte, si une erreur est rencontrée lors de génération des écritures comptables, la facture ne sera pas validée.

• l’alimentation de la file d’attente des en-cours facturés non réglés.

• la génération d’un règlement validé par effet, si le mode de règlement de la facture fait partie de la liste chaînée contenue dans le paramètre général LIS-MOD-REGEFF, et que le client n’est pas géré par relevé de facture.

Remarques: Lors de la validation d’une facture, une règle DIALOG de type REB peut être exécutée. Cette règle DIALOG est renseignée dans le paramètre général FACTURE-VAL.

La désignation contient la règle DIALOG de type REB à exécuter lors de la validation de facture.

Deux variables critères sont initialisées :

SCR.CdeFacRef = numéro de facture, (doit être utilisée dans la règle REB pour parcourir les données de la facture).

SCR.CdeFacGen = numéro de facture définitif si on change le numéro de facture à la validation (valeur logique du paramètre général FACTURE-NUM cochée) ou est vide si le numéro de facture n'est pas modifié à la validation

SCR.TypeAct = Action . Contient "VAL"

Dans le cas où la gestion des règlements clients est active, il est possible de modifier le libellé qui figurera dans le grand livre client (cf. Gestion du grand livre client), via une règle DIALOG de type REB. Cette règle DIALOG est renseignée dans le paramètre général REQ-LIBECCLI.

La désignation contient la règle DIALOG de type REB à exécuter lors de l’alimentation de la file d’attente :

Ces variables critères sont initialisées :

SCR.TypeAct = Type d’action (VAL-FC = Validation de factures (notre cas), REL-FC = relevés de facture, GVA-FC = règlement automatique de factures)

SCR.CoLivLib = Libellé défaut (dans notre cas c’est le libellé de l’écriture comptable de la facture)

SCR.CliResRef = Référence réseau client

SCR.CliGenRef = Référence client

SCR.RefSocCpt = société comptable du client

SCR.CptTieNum = compte de Tiers du client

SCR.CoLivTyp = type d’évènement dans la file d’attente

SCR.COLivRef = Référence évènement dans la file d’attente (dans notre cas c’est le numéro de facture validée).

En sortie de requête le libellé qui figurera dans le grand livre client sera celui contenu dans la variable SCR.COLivLib.

Cinématique de génération des écritures comptables

Règle de recherche

La règle de recherche des critères comptables est définie sur la fiche « Client » :

• ‘0’ : non géré en comptabilité

• ‘1’ : Règle Article

• ‘2’ : Règle Client

Remarque : Lors de la génération des écritures comptables d’une facture d’acompte, la règle « Article » est appliquée et les écritures sont générées en fonction des critères comptables renseignés sur l’entête de facture et non en fonction de la règle comptable renseignée sur le client, c’est-à-dire que si le client est paramétré « Règle Client », ce ne sont pas les critères comptables renseignés sur le client qui sont pris en compte.

Cas Règle « Article »

Cas Règle « Client »

Dans tous les cas si après application des règles il manque des informations :

Les informations « Société Comptable », « Journaux », « Compte comptabilité générale », « Comptes analytiques » prises sont celles associées aux critères d’affectations comptables par défaut existants au niveau du système.

Si la société comptable n’est toujours pas renseignée à ce niveau, les informations « Nom Fichier à transmettre », « Programme spécifique à la société comptable » à utiliser sont celles associées à la société comptable par défaut connue au niveau du système.

Si les journaux ne sont pas renseignés à ce niveau, Diapason prendra ceux associés à la société comptable par défaut connue au niveau du système.

Lors de la génération des écritures comptables relatives à une facture de produits pour laquelle des factures d’acompte sont renseignées et que ces factures sont de type « Acompte », les écritures générées tiennent compte des écritures générées pour ces factures d’acompte.

Contraintes pour la génération des écritures comptables correspondant à une facture

Une facture doit être enregistrée dans une seule société comptable, pour un seul compte de TVA, dans un même journal.

Cas règle Client

Multiplicité impossible car informations définies sur le Client

Cas règle article 

Si les différents articles correspondant aux lignes de factures appartiennent à des sociétés comptables différentes : un message d’erreur le signale et la génération des écritures est impossible.

Si les différents articles correspondant aux lignes de factures ont des comptes de TVA ou des journaux d’achats différents : le compte de TVA et le journal d’achat pris sont les premiers non vides trouvés dans les affectations comptables associées aux articles et la génération des écritures est possible.

Autres informations indispensables à la génération des écritures comptables d’une facture :

La société comptable, le compte de TVA, le journal d’achat, le compte de tiers, le compte d’escompte dans le cas où un escompte a été géré, et les niveaux d’analytique associés au compte de charge doivent être obligatoirement définis, sinon la génération des écritures associées à la facture est impossible.

Exemple d’Ecritures Comptables

Pour une facture d’acompte :

Pour une facture de produit avec factures d’acompte renseignées :

Exemple Complexe de Factures avec Acompte

On prend ici l’exemple d’une facture d’acompte rattachée à deux factures de produits :

Soit une facture d’acompte telle que :

Montant HT = 1000 €

Montant TVA = 196 €

Montant TTC = 1196 €

Soit une première facture de produits rattachée à cette facture d’acompte telle que :

Montant HT = 1000 €

Montant TVA = 196 €

Montant TTC = 1196 €

Montant Acompte = 239,20 € (soit 200 € HT + 39,20 € de TVA)

Soit une seconde facture de produits rattachée à cette facture d’acompte telle que :

Montant HT = 4000 €

Montant TVA = 784 €

Montant TTC = 4784 €

Montant Acompte = 956,80 € (soit 800 € HT + 156,80 € de TVA)

Les écritures comptables relatives à ces factures sont :

• Facture d’acompte

• Première facture de produits

• Seconde facture de produits

Alimentation de la file d’attente des en-cours facturés non réglés (règlements clients)

S’il y a gestion des règlements, la file d’attente des en-cours facturés clients va être alimentée ; cette alimentation va dépendre du mode de règlement :

La caractéristique de la plupart des modes de règlement nécessite d’alimenter simplement l’en-cours facturé client de la facture validée, ainsi que la file d’attente. Si le montant de la facture est positif, le type d’évènement qui alimente la file d’attente sera « FC », sinon si elle est négative, alors la facture est un avoir et le type d’évènement sera « AC ». La structure de la file d’attente des factures est la suivante (voir Grand livre client pour le détail de la structure) :

Pour certains modes de règlement (répertoriés dans le paramètre général LIS-MOD-REGEFF), et dans le cas où le client n’est pas géré par relevé de facture (dans ce cas on attend la génération du relevé), l’alimentation de la file d’attente des en-cours facturés est effectuée puis enchaînée par la génération et le rapprochement avec un effet correspondant mis dans la file d’attente des effets à remettre en banque. Cela a pour effet de créer automatiquement une transaction de règlement (voir gestion des transactions de règlements). Cette transaction utilise un scénario de règlement qui est renseigné soit sur la facture, soit sur la société comptable du client (voir Gestion des sociétés comptables).