Découvrir l'outil de contrôle de tiers

Avec la mise en place de la facturation électronique ( norme FacturX), certaines données sont obligatoires sur les clients (et les fournisseurs). Si elles ne sont pas renseignées, la facture électronique sera forcement refusée par le PDP.

Un outil de vérification de ces données a été mis en place dans DIAPASON afin de valider les factures en amont de leur transmission au PDP.

Quelles sont les vérifications effectuées sur les clients et fournisseurs ?

Contrôle présence/absence information

Les règles de contrôle appliquées sont celles du tableau ci-dessous :

Pays	Type de tiers	Assujetti TVA	SIREN	SIRET	TVA intracom
FR	0-Professionnel	oui	Obligatoire (3)	Obligatoire (4)	Obligatoire (3)
FR	0-Professionnel	non	Obligatoire (4)	Obligatoire (4)	Facultatif (5)
FR	1-Collectivité	oui	Obligatoire (3)	Obligatoire (4)	Obligatoire (3)
FR	1-Collectivité	non	Obligatoire (4)	Obligatoire (4)	Facultatif (5)
FR	3-Association	oui	Obligatoire (3)	Obligatoire (6)	Obligatoire (3)
FR	3-Association	non	Facultatif (7)	Facultatif (7)	Facultatif (5)
FR	2-Particulier	oui
FR	2-Particulier	non	Interdit (2)	Interdit (2)	Interdit (2)
FR	4-Autre	oui	Obligatoire (3)	Obligatoire (6)	Obligatoire (3)
FR	4-Autre	non	Facultatif (7)	Facultatif (7)	Facultatif (5)
UE	0-Professionnel	oui	Obligatoire (3)	Facultatif (9)	Obligatoire (3)
UE	0-Professionnel	non	Interdit (8)	Interdit (8)	Facultatif (10)
UE	1-Collectivité	oui	Obligatoire (3)	Facultatif (9)	Obligatoire (3)
UE	1-Collectivité	non	Interdit (8)	Interdit (8)	Facultatif (10)
UE	3-Association	oui	Obligatoire (3)	Facultatif (9)	Obligatoire (3)
UE	3-Association	non	Interdit (8)	Interdit (8)	Facultatif (10)
UE	2-Particulier	oui
UE	2-Particulier	non	Interdit (2)	Interdit (2)	Interdit (2)
UE	4-Autre	oui	Obligatoire (3)	Facultatif (9)	Obligatoire (3)
UE	4-Autre	non	Interdit (8)	Interdit (8)	Facultatif (10)
Autre	0-Professionnel	oui	Obligatoire (3)	Facultatif (9)	Obligatoire (3)
Autre	0-Professionnel	non	Interdit (8)	Interdit (8)	Facultatif (10)
Autre	1-Collectivité	oui	Obligatoire (3)	Facultatif (9)	Obligatoire (3)
Autre	1-Collectivité	non	Interdit (8)	Interdit (8)	Facultatif (10)
Autre	3-Association	oui	Obligatoire (3)	Facultatif (9)	Obligatoire (3)
Autre	3-Association	non	Interdit (8)	Interdit (8)	Facultatif (10)
Autre	2-Particulier	oui
Autre	2-Particulier	non	Interdit (2)	Interdit (2)	Interdit (2)
Autre	4-Autre	oui	Obligatoire (3)	Facultatif (9)	Obligatoire (3)
Autre	4-Autre	non	Interdit (8)	Interdit (8)	Facultatif (10)

Les entêtes de colonnes bleues correspondent aux entrées du tableau.

Quelques précisions :

Les champs pris en compte :

Pour les clients
- Pays : SCL.CliGenPays (pays de l’adresse principale)
- Type de tiers : SCL.CliTypTie_IS
- Assujetti TVA : SCL.CliFacAssTVA_IS
Pour les fournisseurs
- Pays : SFF.AppFouPays
- Type de tiers : SFF.AppFouTypTie_IS
- Assujetti TVA : considéré à “oui” par défaut en attendant qu’un nouveau champ apparaisse dans une prochaine révision.

Si un des champs pris en compte en entrée n’est pas renseigné, l’outil de contrôle l’indiquera avec une erreur.

Pour identifier si un pays correspond à la France ou a un pays membre de l’UE, Diapason s’appuie sur le menu ci-dessous :

Les entêtes de colonnes mauves correspondent aux sorties du tableau.

Quelques précisions :

Les sorties du tableau ci-dessus sont renseignées en appliquant les règles ci-dessous. Le nombre entre parenthèse à coté de la mention “Obligatoire/Facultatif/Interdit” correspond au numéro de règle qui a été appliqué pour renseigner la cellule.

Les sorties grisées correspondent à une combinaison d’entrées interdite. Diapason affiche alors une erreur.

Signification des mentions en sortie :

obligatoire : le champ correspondant doit être renseigné sinon on met une erreur
facultatif : le champ correspondant peut être renseigné ou non
interdit : le champ correspondant doit être vide sinon on met une erreur

N°	Règle
1	Un particulier où qu'il soit ne peut être assujetti à la TVA Française
2	Un particulier n'a jamais de SIREN/SIRET/Numéro de TVA Intracom
3	Un tiers assujetti à la TVA Française a forcement un SIREN et un numéro de TVA Intracom (où qu'il soit) => Aujourd'hui il semblerait que le SIREN ne soit pas obligatoire dans ce cas. Mais ça va devrait le devenir avec la réforme de la facture électronique (RFE).
4	Un tiers professionnel/collectivité établi en France a forcement un SIREN/SIRET
5	Un tiers (hors particulier) établi en France NON assujetti à la TVA peut avoir un numéro de TVA Intracom (ex. acquisitions intracommunautaires au-delà des seuils).
6	Un tiers (hors particulier) établi en France à forcement un SIRET s'il a un SIREN.
7	Une association établie en France non assujettie TVA Française peut avoir un SIREN/SIRET (obligatoire si elle demande des subventions publiques et/ou emploie du personnel)
8	Un tiers non établi en France NON assujetti à la TVA française n'a pas de SIREN/SIRET
9	Un tiers établie hors France (UE ou non UE) assujetti à la TVA Française peut avoir un SIRET s'il a une succursale ou un établissement en France.
10	Un tiers établie hors France (UE ou non UE) NON assujetti à la TVA Française peut avoir un numéro de TVA Intracom (signifie qu'il est assujetti à la TVA d'un autre état membre)

Contrôle format/validité information

Si le SIREN, SIRET ou numéro de TVA Intracom sont renseignés alors ils font l’objet de contrôles complémentaires pour vérifier leurs validité :

SIREN
- longueur = 9 caractères
- composé uniquement de chiffres
SIRET
- longueur = 14 caractères
- le SIRET doit commencer par le SIREN
- doit exister dans la base SIRENE du gouvernement (vérification par API)
Numéro de TVA Intracom
- Si tiers Français
  - longueur = 13 caractères
  - vérification structure du code = FR + Clé sur 2 caractères + SIREN
  - doit exister dans la base VIES de l’UE (vérification par API)
- Si tiers non Français
  - doit exister dans la base VIES de l’UE (vérification par API)

Contrôles complémentaires

Les APIs SIRENE et VIES permettent de récupérer :

le nom
l’adresse
le code postal
la ville
le code NAF (uniquement SIRENE)

Les données récupérées sont comparées aux informations contenues sur le tiers dans Diapason pour afficher une erreur s’il y a un écart.

Quand ces vérifications sont-elles effectuées ?

Dès qu’on créé ou modifie un client ou un fournisseur et qu’on clique sur “Valider”.
Un traitement peut être paramétré pour effectuer ces contrôles sur toutes les factures à intervalles réguliers.
Les contrôles peuvent être lancés manuellement via l’outil décrit plus bas.

Le contrôle depuis la fiche client ou fournisseur est posté “en batch” pour 2 raisons :

on peut avoir besoin de créer une fiche client alors que le SIREN/SIRET ne sont pas encore connus (société en cours d’immatriculation)
l’appel à l’API SIRENE est limité à 30 par minutes. Diapason gère cette limite mais en cas de contrôle complet cette limite est atteinte en quelques secondes. Il peut donc y avoir un temps d’attente important (plusieurs dizaine de secondes) avant que l’appel puisse être réalisé.

Comment vérifier qu’un tiers est conforme ?

Sur les fiches client et fournisseur, les erreurs rencontrées lors des contrôles sont indiquées et détaillées de cette manière :

Mais il est également possible de visualiser les erreurs rencontrées lors des contrôles pour l’ensemble des fiches client et fournisseur, pas seulement pour une seule fiche 👇 !

Consulter la checklist des tiers non conformes

Le tableur de contrôle des tiers permet d’avoir une vision globale de toutes les erreurs rencontrées lors des contrôles réalisés.

Il se présente de la manière suivante :

L’adresse qui est affichée ne correspond pas à un champ de DIAPASON, mais à une concaténation des différents champs qui composent l’adresse Diapason. Ceci pour pouvoir comparer au résultat de l’API VIES qui renvoie l’adresse (dont la ville) sur un seul champ caractère.