Découvrir l'outil de contrôle de tiers

Avec la mise en place de la facturation électronique ( norme FacturX), certaines données sont obligatoires sur les clients (et les fournisseurs). Si elles ne sont pas renseignées, la facture électronique sera forcement refusée par le PDP.

Un outil de vérification de ces données a été mis en place dans DIAPASON afin de valider les factures en amont de leur transmission au PDP.

Quelles sont les vérifications effectuées sur les clients et fournisseurs ?

Si le client est français 🇫🇷 :
- Si c’est un professionnel ( type tiers =0):
  - Le SIREN est obligatoire, et doit être un nombre composé de 9 caractères
  - Le SIRET est obligatoire, et doit être un nombre composé du SIREN + 5 caractères ( 14 caractères en tout) . Il doit être valide dans l’API SIRENE.
  - Le numéro de TVA intracommunautaire est obligatoire, et doit être un composé tel que : “FR”+[CLE]+[SIREN]
- Si c’est une collectivité (type tiers = 1) :
  - Le SIREN est obligatoire, et doit être un nombre composé de 9 caractères
  - Le SIRET est obligatoire, et doit être un nombre composé du SIREN + 5 caractères ( 14 caractères en tout) . Il doit être valide dans l’API SIRENE.
  - Le numéro de TVA intracommunautaire n'est pas obligatoire, mais s’il est rempli, il doit être un composé tel que : “FR”+[CLE]+[SIREN]
- Si c’est une association (type tiers = 2) :
  - Le SIREN n'est pas obligatoire, mais s’il est rempli, ça doit être un nombre composé de 9 caractères
  - Le SIRET n'est pas obligatoire, mais s’il est rempli, et doit être un nombre composé du SIREN + 5 caractères ( 14 caractères en tout) . Il doit être valide dans l’API SIRENE.
  - Le numéro de TVA intracommunautaire n'est pas obligatoire, mais s’il est rempli, il doit être un composé tel que : “FR”+[CLE]+[SIREN]
- Si c’est un particulier (type tiers = 3) , le SIREN, le SIRET et le numéro de TVA intracommunautaire doivent impérativement rester vides.
- Autre (type tiers = 4) :
  - Le SIREN n'est pas obligatoire, mais s’il est rempli, ça doit être un nombre composé de 9 caractères
  - Le SIRET n'est pas obligatoire, mais s’il est rempli, et doit être un nombre composé du SIREN + 5 caractères ( 14 caractères en tout) . Il doit être valide dans l’API SIRENE.
  - Le numéro de TVA intracommunautaire n'est pas obligatoire, mais s’il est rempli, il doit être un composé tel que : “FR”+[CLE]+[SIREN]
Si le client est européen 🇪🇺 :
- Le SIREN et le SIRET doivent obligatoirement rester vides
- Le numéro de TVA intracommunautaire est obligatoire, et doit être valide dans l’API VIES
Autre nationalité 🌍 : le SIREN, le SIRET et le numéro de TVA intracommunautaire doivent impérativement rester vides.

Quand ces vérifications sont-elles effectuées ?

Dès qu’on créé ou modifie un client ou un fournisseur et qu’on clique sur “Valider”.
Un traitement peut être paramétré pour effectuer ces contrôles sur toutes les factures à intervalles réguliers.
Les contrôles peuvent être lancés manuellement via l’outil décrit plus bas.

Le contrôle depuis la fiche client ou fournisseur est posté “en batch” pour 2 raisons :

on peut avoir besoin de créer une fiche client alors que le SIREN/SIRET ne sont pas encore connus (société en cours d’immatriculation)
l’appel à l’API SIRENE est limité à 30 par minutes. Diapason gère cette limite mais en cas de contrôle complet cette limite est atteinte en quelques secondes. Il peut donc y avoir un temps d’attente important (plusieurs dizaine de secondes) avant que l’appel puisse être réalisé.

Comment vérifier qu’un tiers est conforme ?

Sur les fiches client et fournisseur, les erreurs rencontrées lors des contrôles sont indiquées et détaillées de cette manière :

Mais il est également possible de visualiser les erreurs rencontrées lors des contrôles pour l’ensemble des fiches client et fournisseur, pas seulement pour une seule fiche 👇 !

Consulter la checklist des tiers non conformes

Le tableur de contrôle des tiers permet d’avoir une vision globale de toutes les erreurs rencontrées lors des contrôles réalisés.

Il se présente de la manière suivante :

L’adresse qui est affichée ne correspond pas à un champ de DIAPASON, mais à une concaténation des différents champs qui composent l’adresse Diapason. Ceci pour pouvoir comparer au résultat de l’API VIES qui renvoie l’adresse (dont la ville) sur un seul champ caractère.