Utiliser l'outil de rapprochement automatique de factures dématérialisées
Cet applicatif a pour but de créer et de rapprocher automatiquement une préfacture fournisseur qui a été préalablement réceptionnée sous une forme digitalisée. La réception de la future facture digitalisée doit être dans un premier temps réalisée à partir d’un traitement de type EIA qui vous est propre et qui doit alimenter deux structures de valeurs ( Entête et lignes de pré factures a créer TV IS_FacFEn et IS_FacFLi).
L’applicatif peut alors scruter ces structures de données afin de créer les pré-factures et les rapprocher automatiquement des provisions liées.
Une facture fournisseur a été réceptionnée. 💌
Comment est-elle intégrée dans DIAPASON, y a-t-il des actions à réaliser ?
Comment ça fonctionne ?
En bref :
📁 Les factures fournisseurs doivent être déposées dans un dossier qui sera scruté par une traitement EIA
🔎 DIAPASON vient scanner ce dossier de manière régulière via le traitement EIA IS_EFFFacX et créer des pré-factures dans DIAPASON (elles sont modifiables à ce stade)
S’il y a une erreur dans la facture, elle est visible dans le dossier “Pré-factures en Erreur de Création” !
La facture peut par exemple être en erreur si la date de règlement est inférieure à la date du jour.
Ensuite, dans DIAPASON, le traitement IS_FacFen traite les factures pré-enregistrées et vérifie s’il y a des erreurs ou des incohérences
Si tout va bien, la facture va automatiquement dans les factures non Confirmées, il n’y a aucune action à faire !
Si le montant de la facture ne correspond pas au montant des provisions (+ la tolérance qu’on a paramétrée), la facture se met dans “Enregistrement des factures”. Il faut alors aller la vérifier et effectuer le rapprochement manuellement !
Comment effectuer le rapprochement d’une facture dans laquelle il y a une incohérence détectée lors du rapprochement ?
Imaginons qu’on commande a été passée, et a généré une provision de 109 euros HT:
La facture fournisseur correspondant à cette commande a été réceptionnée et DIAPASON a créé la pré-facture correspondante :
Or, en regardant le détail de cette facture, on voit que le montant est de 110 euros HT 😫 et non 109 euros HT comme on avait dans la provision !
DIAPASON va ensuite traiter la facture :
si tout va bien, elle irait directement dans les factures non confirmées/confirmées
Mais ici, comme il y a un écart d’un euro, ce n’est pas le cas…
On retrouve donc la facture dans le menu “Enregistrement des factures” :
On lance l’action “Rapprochement facture”:
Et on constate que la facture n’a pas été rapprochée automatiquement à cause d’un écart de 1 euro !
On va donc la rapprocher manuellement: pour ça, voir Contrôle facturation - Rapprocher la facture et les provisions
Pour seulement 1 euro d'écart, vous trouvez ça dommage de ne pas réaliser le rapprochement automatiquement ? Bonne nouvelle, vous pouvez paramétrer le fait d’accepter une fourchette d'écart et de répartir automatiquement le solde résiduel. Voir ci-dessous ! 👇
Comment paramétrer la tolérance lors du rapprochement de la facture ?
Quel montant d'écart entre la facture et les provisions liées est acceptable ?
Le tableur dynamique “Tolérance Contrôle facturation” [IS_FACFTot] permet de définir ça !
Ce tableur peut être rattaché à la fiche fournisseur pour être lancé directement depuis cet endroit !
Au lancement du tableur, on peut filtrer en fonction du fournisseur ( ou laisser vide pour voir pour tous les fournisseurs ):
Et on a le tableur suivant :
Ici, par exemple, pour le fournisseur STIC on accepte les montants d'écart suivants entre la facture et la provision :
5 euros pour une facture d’un montant HT compris entre 0 et 10 000 euros, dont la date* est comprise entre le 01/01/2025 et le 31/12/2099
10 euros pour une facture d’un montant HT compris entre 10 000 et 99 999 999 euros, dont la date* est comprise entre le 01/01/2025 et le 31/12/2099
*De quelle date s’agit-il ? De la date d'émission de la facture, la date d'échéance ? … C’est à définir dans les paramètres, qui sont décrit dans le chapitre suivant !
➡️ On peut donc rajouter des lignes dans ce tableur pour remplir les tolérances pour d’autres fournisseurs, d’autres dates ou d’autres montants/pourcentages de montants de la facture (on peut accepter un écart défini en % sur le montant de la commande, 0.5 % par exemple) !
Quels sont les paramètres de contrôle facturation ?
Les paramètres de contrôle facturation sont accessibles ici, dans le groupe “IS_EDI”:
On a donc les paramètres suivants :
Valeur défaut du statut bon à payer qui sera transmis en comptabilité
Adresse(s) E-mail à informer en cas d’erreurs rencontrées lors de la création : quand DIAPASON récupère les factures XML via le traitement IS_EFFFacX, si la facture tombe en erreur, un mail peut être envoyé à cette adresse
REB exécutée après création de la préfacture / avant le rapprochement : on peut lancer une REB après création des préfactures ( après le traitement IS_EFFFacX)
REB exécutée après le rapprochement auto de la préfacture : on peut lancer un REB après rapprochement auto des préfactures ( après le traitement IS_FacFen)
Date de référence / Gestion Ecart : dans le tableur “Tolérance Contrôle facturation” [IS_FACFTot ], présenté dans le chapitre ci-dessus, quelle date est prise en compte ? Est-ce la date de facture ou la date de passation de l’OA ? On la définit ici !