Utiliser l'outil de rapprochement automatique de factures dématérialisées
Cet applicatif a pour but de créer et de rapprocher automatiquement une préfacture fournisseur qui a été préalablement réceptionnée sous une forme digitalisée. La réception de la future facture digitalisée doit être dans un premier temps réalisée à partir d’un traitement de type EIA qui vous est propre et qui doit alimenter deux structures de valeurs ( Entête et lignes de pré factures a créer TV IS_FacFEn et IS_FacFLi).
Champ | Désignation | Type | Obligatoire | A quoi sert ce champ ? |
IS_AppRefFour | Reference Fournisseur | C | Oui | Référence fournisseur Diapason correspondant au fournisseur à l'origine de la facture |
IS_ProNumFac | Numero de Facture | C | Oui | Numéro de facture défini sur la facture de votre fournisseur |
IS_EnrDateCre | Date de création | D | Oui | Date de création ( du traitement ) à l'origine de la création de cet enregistrement |
IS_EnrHeureCre | Heure création | E | Oui | Heure de création ( du traitement ) à l'origine de la création de cet enregistrement |
IS_GesUtiRef | Reference Gestionnaire | C | Oui | Gestionnaire sous lequel doit être enregistrée la facture. Si aucun gestionnaire n'est défini, Diapason recherchera le gestionnaire du premier OA rattaché à la facture. |
IS_ProDateRecFa | Date Compta Facture | D | Oui | Date comptable d'enregistrement de la facture. Cette date est prise en compte si les clôtures comptables ne sont pas actives sur votre environnement. Sinon la facture sera enregistrée sur le mois comptable en cours ( mois qui suit la dernière date de clôture comptable ) |
IS_ProDecFac | Devise de la Facture | C | Oui | Devise dans laquelle les montants de facture sont définis |
IS_ProDevMtHT | Montant HT en Devise Facture | R | Oui | Montant hors taxe global de la facture |
IS_ProDevMtTTC | Montant TTC en Devise Facture | R | Oui | Montant TTC de la facture |
IS_ProDevmtTVA | Montant TVA Débit en Devise Facture | R | Oui | Montant de TVA sur les débits à prendre en compte / montant HT |
IS_ProDevMtTVAE | Montant TVA Encaissement Devise Fac | R | Oui | Montant de TVA sur encaissement à prendre en compte / montant HT |
IS_ProDevMtTVI | Montant TVA Intracom Devise Fact | R | Oui | Montant de TVA intracommunautaire à prendre en compte / montant HT |
IS_ProDevMtEsc | Montant Escompte Devise Facture | R | Oui | Montant d'escompte devant être dégrevé de la facture. Si ce montant est alimenté, Diapason considèrera que vous allez appliquer de l'escompte sur cette facture et que la date de règlement définie est celle permettant de valider les conditions d'escompte |
IS_ProDateEchFa | Date de Facture | D | Oui | Date de facture à partir de laquelle sera calculée la date de règlement |
IS_CptFLstOA | Liste des OA lliés à la facture | C | Oui | Liste des OA ( séparateur;) liés à la facture |
IS_CptFLstBL | Liste des BL lliés à la facture | C | Oui | Liste des BL ( séparateur;) liés à la facture |
IS_ProPortHT | Montant Frais Transport HT | R | Non | Provision technique |
IS_ProPVHT1 | Montant Plus Values HT1 | R | Non | Provision technique |
IS_ProPVHT2 | Montant Plus Values HT2 | R | Non | Provision technique |
IS_ProPVHT3 | Montant Plus Values HT3 | R | Non | Provision technique |
IS_ProPVHT4 | Montant Plus Values HT4 | R | Non | Provision technique |
IS_ProPVHT5 | Montant Plus Values HT5 | R | Non | Provision technique |
IS_ProIDFacPDP | Identifiant Facture PDP | C | Oui | Identifiant unique de facture défini par votre PA |
IS_ProDateRegFa | Date de Règlement | D | Oui | Date de règlement issue de la facture. Cette date sera prise en compte dans le cas d’une facture avec Escompte comme date impérative de règlement afin d'être conforme aux conditions d'escompte. Sinon la date de règlement est recalculée dynamiquement sur la facture lors de sa création a partir de la date de facture et des conditions de règlements définies sur le fournisseur |
IS_DateDerTrt | Date de Dernier Traitement | D | Non |
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IS_HeureDerTrt | Heure Dernier Traitement | E | Non |
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IS_ProErrCre | Erreur Lors de la création / Préfac | L | Non | Ne pas alimenter. Permet de stocker le fait que cet enregistrement n'a pas pu générer une facture dans l'applicatif de contrôle facturation Diapason |
IS_LibErr | Libelle Erreur | C | Non | Ne pas alimenter. Permet de stocker l'erreur potentiellement rencontrée lors de la création de la facture dans l'applicatif de contrôle facturation Diapason |
IS_TypFacDemat | Type Facture Dematérialisée | C | Oui | Type de facture issu de la facture dématérialisée reçue (V05.06) |
IS_StaFacX | Statut Facture Electronique | C | Oui | Statut issu de la facture dématérialisée reçue (V05.06) |
IS_FacAdrElec | Adresse Electronique Facturation | C | Oui | Adresse Electronique de facturation qui sera utilisée pour la réponse. Cette adresse est issue de la facture dématérialisée reçue (V05.06) |
IS_PROFacOri | Origine Facture | C | Oui | Origine de la Facture ( PA , EDI, MAN...). Ce champ a pour but de cibler comment les factures ont été générées, à partir de quel applicatif? Doit être sélectionné parmi la liste des paramètres utilisateur COMPTA / FFP-ORI. (V05.06) |
L’applicatif peut alors scruter ces structures de données afin de créer les pré-factures et les rapprocher automatiquement des provisions liées.
Une facture fournisseur a été réceptionnée. 💌
Comment est-elle intégrée dans DIAPASON, y a-t-il des actions à réaliser ?
Comment ça fonctionne ?
En bref :
📁 Les factures fournisseurs doivent être déposées dans un dossier qui sera scruté par une traitement EIA
🔎 DIAPASON vient scanner ce dossier de manière régulière via le traitement EIA IS_EFFFacX et créer des pré-factures dans DIAPASON (elles sont modifiables à ce stade)
S’il y a une erreur dans la facture, elle est visible dans le dossier “Pré-factures en Erreur de Création” !
La facture peut par exemple être en erreur si la date de règlement est inférieure à la date du jour.
Ensuite, dans DIAPASON, le traitement IS_FacFen traite les factures pré-enregistrées et vérifie s’il y a des erreurs ou des incohérences
Dans un premier temps, le traitement créé et enregistre les factures, qui se mettent alors dans la branche “Enregistrement des factures”
Dans un second temps, le traitement réalise le rapprochement des factures. On peut alors avoir différents cas !
Si tout va bien, la facture va automatiquement dans les factures non Confirmées compta / ou confirmées compta, selon le paramétrage, il n’y a aucune action à faire !
S’il y a une erreur lors du rapprochement automatique, ( par exemple le montant de la facture ne correspond pas au montant des provisions ) la facture se met dans la branche “Factures en erreur de rapprochement auto”. Sur la facture, le coche Err/contrôle Fac est alors coché, et on trouve différentes informations relatives à l’erreur de rapprochement automatique. Il faut alors aller la vérifier et effectuer le rapprochement manuellement !
La facture reste également dans la branche “Enregistrement des factures”.
Comment effectuer le rapprochement d’une facture dans laquelle il y a une incohérence détectée lors du rapprochement ?
Imaginons qu’on commande a été passée, et a généré une provision de 109 euros HT:
La facture fournisseur correspondant à cette commande a été réceptionnée et DIAPASON a créé la pré-facture correspondante :
Or, en regardant le détail de cette facture, on voit que le montant est de 110 euros HT 😫 et non 109 euros HT comme on avait dans la provision !
DIAPASON va ensuite traiter la facture :
si tout va bien, elle irait directement dans les factures non confirmées/confirmées
Mais ici, comme il y a un écart d’un euro, ce n’est pas le cas…
On retrouve donc la facture dans le menu “Enregistrement des factures” :
On la trouve également dans les Factures en Erreur de Rapprochement Auto, à cause de l'écart entre le montant de la facture et les provisions sélectionnées :
Dans le volet “Suivi”, le champs Err.Contrôle/Fac est donc coché à Oui ! La champs Raison Erreur est renseigné automatiquement avec la raison de l’erreur.
Les champs Nature Anomalie, Date Reprise Ctr et Com Anomalie peuvent être remplis pour ajouter des indications !
On lance l’action “Rapprochement facture”:
Et on constate que la facture n’a pas été rapprochée automatiquement à cause d’un écart de 1 euro !
On va donc la rapprocher manuellement: pour ça, voir Rapprocher la facture et les provisions manuellement
Pour seulement 1 euro d'écart, vous trouvez ça dommage de ne pas réaliser le rapprochement automatiquement ? Bonne nouvelle, vous pouvez paramétrer le fait d’accepter une fourchette d'écart et de répartir automatiquement le solde résiduel. Voir ci-dessous ! 👇
Comment paramétrer la tolérance lors du rapprochement de la facture ?
Quel montant d'écart entre la facture et les provisions liées est acceptable ?
Le tableur dynamique “Tolérance Contrôle facturation” [IS_FACFTot] permet de définir ça !
Ce tableur peut être rattaché à la fiche fournisseur pour être lancé directement depuis cet endroit !
Au lancement du tableur, on peut filtrer en fonction du fournisseur ( ou laisser vide pour voir pour tous les fournisseurs ):
Et on a le tableur suivant :
Ici, par exemple, pour le fournisseur STIC on accepte les montants d'écart suivants entre la facture et la provision :
5 euros pour une facture d’un montant HT compris entre 0 et 10 000 euros, dont la date* est comprise entre le 01/01/2025 et le 31/12/2099
10 euros pour une facture d’un montant HT compris entre 10 000 et 99 999 999 euros, dont la date* est comprise entre le 01/01/2025 et le 31/12/2099
*De quelle date s’agit-il ? De la date d'émission de la facture, la date d'échéance ? … C’est à définir dans les paramètres, qui sont décrit dans le chapitre suivant !
➡️ On peut donc rajouter des lignes dans ce tableur pour remplir les tolérances pour d’autres fournisseurs, d’autres dates ou d’autres montants/pourcentages de montants de la facture (on peut accepter un écart défini en % sur le montant de la commande, 0.5 % par exemple) !
Quels sont les paramètres de contrôle facturation ?
Les paramètres de contrôle facturation sont accessibles ici, dans le groupe “IS_EDI”:
On a donc les paramètres suivants :
Valeur défaut du statut bon à payer qui sera transmis en comptabilité
Adresse(s) E-mail à informer en cas d’erreurs rencontrées lors de la création : quand DIAPASON récupère les factures XML via le traitement IS_EFFFacX, si la facture tombe en erreur, un mail peut être envoyé à cette adresse
REB exécutée après création de la préfacture / avant le rapprochement : on peut lancer une REB après création des préfactures ( après le traitement IS_EFFFacX)
REB exécutée après le rapprochement auto de la préfacture : on peut lancer un REB après rapprochement auto des préfactures ( après le traitement IS_FacFen)
Date de référence / Gestion Ecart : dans le tableur “Tolérance Contrôle facturation” [IS_FACFTot ], présenté dans le chapitre ci-dessus, quelle date est prise en compte ? Est-ce la date de facture ou la date de passation de l’OA ? On la définit ici !
Code Raison Erreur / Ecart montant : Ce code, à choisir parmi la liste des paramètres utilisateur COMPTA / FFO-RAIKO, a pour but de caractériser sur la facture l’origine de l’erreur de rapprochement automatique d’une facture et de ses provisions liées lorsque le rapprochement automatique n’a pas pu s'équilibrer : montant facture différent du montant des provisions liées
Code Raison Erreur / Date Règlement < Date du Jour : Ce code, à choisir parmi la liste des paramètres utilisateur COMPTA / FFO-RAIKO, a pour but de caractériser sur la facture fournisseur une erreur liée à la date de règlement lorsque celle ci, calculée par Diapason à partir de la date de facture et les conditions de règlement définies sur le fournisseur, est inférieure à la date du jour de rapprochement automatique.
Code Raison Erreur / Maj par Requete : Ce code, à choisir parmi la liste des paramètres utilisateur COMPTA / FFO-RAIKO, a pour but de caractériser sur la facture fournisseur une erreur dont l’origine est issue de la requête définie via le paramètre Reb Exécutée après création de la préfacture / avant le rapprochement Auto. ( VBP.IS_CptNoRapAut = YES )