Contrôle Facturation
Le contrôle de facturation permet de comparer les factures envoyées par les fournisseurs aux provisions de matière et frais annexes générés à la suite des réceptions de marchandises et de la validation des retours fournisseurs. L’utilisateur doit d’abord définir l’entête de facture (informations générales) puis rattacher les provisions et frais annexes correspondant à la facture envoyée par le fournisseur.
Le contrôle de facture peut être fait :
soit, totalement par l’application interactive en saisissant l’entête de facture puis en sélectionnant les provisions sur lesquelles porte la facture et en faisant le rapprochement entre les montants de la facture et ceux des provisions
soit, en créant l’entête de facture par la fonction DIALOG « ENR-ACT-ENT » ; dans ce cas on obtient une facture pré-enregistrée pour laquelle, on vient, par l’application interactive, sélectionner les provisions sur lesquelles porte la facture et faire le rapprochement entre les montants de la facture et ceux des provisions
soit, totalement par la fonction DIALOG « ENR-ACT-ENT », en créant d’abord l’entête de facture puis en faisant la sélection et le rapprochement. (voir Documentation Fonction DIALOG ENR-ACT-ENT)
soit, partiellement en créant l’entête de facture par l’application interactive ou par la fonction DIALOG « ENR-ACT-ENT » et en pré-enregistrant le rapprochement de facture, c’est-à-dire, sélectionner les provisions rattachées à la facture mais ne pas faire les corrections de prix.
Une facture peut avoir trois statuts successifs :
facture pré-enregistrée : la facture contient l’entête de facture et éventuellement le pré-enregistrement du rapprochement de facture, c’est-à-dire des provisions sélectionnées mais la correction des montants n’est pas complète. Le rapprochement de facture doit être fait.
Facture validée : le rapprochement de facture a été fait. La facture ne peut pas être modifiée ; seule la suppression est possible à ce stade.
Facture confirmée : la facture est figée. Elle a pu être transférée vers une comptabilité externe à DIAPASON durant la phase de confirmation.
Branches Applicatives
Factures Pré-Enregistrées
Cette application présente les entêtes de factures fournisseurs ayant été saisies mais pour lesquelles le rapprochement est pré-enregistré ou reste à faire.
Description de la liste :
Gestionnaire
Gestionnaire de la facture.
Fournisseur
Fournisseur de la facture
Nom Fournisseur
Nom du fournisseur de la facture.
Facture
Numéro interne DIAPASON de la facture.
Facture Four.
Numéro de la facture pour le Fournisseur.
Date Facture
Date de la facture
Date Règlement
Date de règlement de la facture
Devise Facture
Devise de la facture.
Montant HT
Montant HT de la facture en devise de facture.
Montant TTC
Montant TTC de la facture en devise de facture
Ecarts ?
La facture a-t-elle ou non généré des provisions d’écart.
Commandes
Liste des commandes d’approvisionnement (ou des retours) concernées par la facture.
BLs
Liste des Bons de Livraison concernés par la facture.
Date Confirmation
Date de confirmation des écritures comptables relatives à la facture. Cette colonne n’est alimentée que pour une facture confirmée.
Factures non Confirmées
Cette application présente les factures fournisseurs ayant été saisies et pour lesquelles le rapprochement a été fait.
Dans cette branche applicative, lors de la création d’une facture, l’application de rapprochement des provisions est automatiquement lancée.
Factures Confirmées
Cette application présente les factures fournisseurs ayant été confirmées. Seule l’action de modification est disponible et permet de modifier uniquement des données spécifiques de la facture.
Saisie Facture Fournisseur
L’entête de facture contient les informations générales de la facture. C’est une copie de la facture « papier ».
Lors de la saisie d’une entête de facture, un numéro de facture interne DIAPASON est généré en fonction du paramètre général CPT-FFO-TMP.
Onglet « Facture »
Gestionnaire
Zone obligatoire. Gestionnaire de la facture. Ce doit être un gestionnaire d’approvisionnements. Initialisé avec le gestionnaire d’approvisionnements par défaut de l’utilisateur.
Date Compta.
Zone obligatoire. Date de comptabilisation de la facture (doit appartenir au mois comptable en cours).
Elle est égale à la date du jour si le mois comptable en cours et égal au mois courant, sinon, elle est égale à la date de fin du mois comptable en cours.
Bon à Payer
Zone facultative. Bon à payer.
Fournisseur
Zone obligatoire. Référence du fournisseur de la facture. Ce doit être un fournisseur de facturation.
N° Facture
Zone obligatoire. Numéro facture fournisseur.
Date Facture
Zone obligatoire. Date de la facture.
Remarque : La date de facture peut être initialisée avec la date de comptabilisation suivant le paramétrage défini dans le paramètre général « CPT-MAJ-DATF » (valeur logique cochée ou non).
Date Règlement
Zone obligatoire. Date de règlement. Cette date est initialisée à partir de la date de facture en tenant compte des informations d’échéance et de délai renseignées pour le fournisseur.
Devise Facture
Zone obligatoire. Devise de la facture. Initialisée avec la devise du fournisseur.
Mode Règlement
Zone obligatoire. Mode de règlement de la facture. Initialisé avec le mode de règlement du fournisseur.
Montant HT
Zone obligatoire. Montant HT de la facture exprimé en devise de facture.
Ce montant n’est pas modifiable sur une facture pré-enregistrée si des provisions lui ont été rattachées.
Montant TVA Deb.
Zone facultative. Montant TVA sur les débits en devise de facture ; ce montant est affecté au compte de TVA correspondant au mois de comptabilisation de la facture.
Ce montant n’est pas modifiable sur une facture pré-enregistrée si des provisions lui ont été rattachées.
Montant TVA Enc.
Zone facultative. Montant TVA sur les encaissements en devise de facture ; ce montant est affecté au compte de TVA correspondant au mois d’échéance de la facture.
Ce montant n’est pas modifiable sur une facture pré-enregistrée si des provisions lui ont été rattachées.
Remarque :
Le régime de TVA débit / encaissement concerne le moment où la TVA est exigible (livraison…).
Les fournisseurs de services sont concernés par le régime de TVA « encaissement » ;
Les fournisseurs de biens sont soumis au régime de TVA « débit » ;
Les fournisseurs de biens et de service peuvent bénéficier de l’option TVA « débit ».
Escompte HT
Zone facultative. Montant de l’escompte obtenu sur la facture en devise de facture.
Ce montant n’est pas modifiable sur une facture pré-enregistrée si des provisions lui ont été rattachées.
Montant TTC
Zone obligatoire. Montant TTC de la facture exprimé en devise de facture (doit être égal à « HT + TVA – Escompte »).
Remarque : Ce montant peut être calculé au fur et à mesure de la saisie suivant le paramétrage défini dans le paramètre général « CPT-MAJ-TTC » (valeur logique cochée ou non).
Ce montant n’est pas modifiable sur une facture pré-enregistrée si des provisions lui ont été rattachées.
N° Commande
Zone facultative. Liste des commandes, séparées par des virgules, sur lesquelles porte la facture. Permet de filtrer les provisions qui seront proposées.
N° BL
Zone facultative. Liste des BLs, séparés par des virgules, sur lesquels porte la facture. Permet de filtrer les provisions qui seront proposées.
Date Début Provision
Zone facultative. Date début provision à prendre en compte pour le choix des provisions à rattacher. Permet de filtrer les provisions qui seront proposées.
Date Fin Provision
Zone facultative. Date fin provision à prendre en compte pour le choix des provisions à rattacher. Permet de filtrer les provisions qui seront proposées.
Onglet « Affectation Comptable »
Frais Multiples
Drapeau indiquant si la gestion est active ou non pour la facture courante. Si cochée, la définition des frais se fera par les biais du bouton « Déf. Frais Multiples » et les zones « Frais Hors Prov. », « Critère 1 », « Critère 2 », « Critère 3 » deviennent inaccessibles.
Déf. Frais Multiples
Bouton permettant d’accéder à la définition des ventilations des frais multiples. Actif uniquement si « Frais Multiples » est coché.
Frais Hors Prov. (Frais Hors Provisions)
Zone facultative. Part du montant HT qui ne sera affecté aux provisions (par exemple des frais administratifs). Si des frais multiples ont été définis, la somme de tous ces frais est affichée dans cette zone.
Critère 1
Zone facultative si « Frais Multiples » non coché et si un montant de frais hors provision est renseigné. Critère 1 à utiliser pour générer les écritures relatives aux frais hors provisions.
Critère 2
Zone facultative si « Frais Multiples » non coché et si un montant de frais hors provision est renseigné. Critère 2 à utiliser pour générer les écritures relatives aux frais hors provisions.
Critère 3
Zone facultative si « Frais Multiples » non coché et si un montant de frais hors provision est renseigné. Critère 3 à utiliser pour générer les écritures relatives aux frais hors provisions.
Onglet « Données Fournisseur »
Code TVA
Zone obligatoire suivant le paramétrage défini dans le paramètre général « CPT-TVA » (valeur logique cochée ou non). Code TVA de la facture initialisé avec celui du fournisseur.
Début Echéance
Zone facultative. Début échéance initialisée avec celle du fournisseur. Utilisée pour calculer la date de règlement en fonction de la date de facture.
Délai Fournisseur
Zone facultative. Début échéance initialisée avec celui du fournisseur. Utilisée pour calculer la date de règlement en fonction de la date de facture.
Fin Echéance
Zone facultative. Début échéance initialisée avec celle du fournisseur. Utilisée pour calculer la date de règlement en fonction de la date de facture.
Actions de Gestion
Visu Détail Facture
Permet d’accéder en visualisation à l’application de rapprochement des factures. Celle-ci présente la liste des provisions et des frais annexes rattachés à la facture.
Frais Multiples Hors Provisions
Permet de consulter les frais hors provisions multiples éventuellement définis pour la facture. L’application de définition des frais multiples est présentée en consultation uniquement.
Bon à Payer
Permet d’indiquer, pour la facture courante qu’elle peut être payée : la case « Bon à Payer » sur la fiche est alors cochée.
Annulation Bon à Payer
Permet d’indiquer, pour la facture courante qu’elle ne peut pas être payée : la case « Bon à Payer » sur la fiche est alors décochée.
Rapprochement Facture
Permet d’accéder en gestion à l’application de rapprochement des factures. Celle-ci permet de rapprocher les provisions et frais annexes à la facture fournisseur courante.
Edition Journal d’Achats
Lance l’édition standard de journal d’achats « ISJouAchat »
Déblocage des Factures
Lors d’un incident (coupure de courant, déconnexion de Diapason, …), il est possible qu’une entête de facture reste bloquée et empêche ainsi toute nouvelle création. Cette action permet de supprimer cette entête de facture incohérente.
Définition de Frais Hors Provisions Multiples
Cette application permet de définir les différents frais hors provisions affectés à la facture et pour chacun d’eux de définir des affectations comptables différentes :
La liste et la fiche présentent les mêmes informations :
Onglet « Définition »
Frais
Référence frais hors provision. Saisie obligatoire.
Désignation
Zone de texte libre permettant de décrire le frais en cours de création. Saisie non obligatoire.
Montant Hors Prov.
Montant du frais hors provision. Saisie obligatoire. Ce montant sera affecté au compte correspondant aux critères comptables saisis.
Critère 1
Référence critère comptable 1. Saisie obligatoire.
Critère 2
Référence critère comptable 2. Saisie obligatoire.
Critère 3
Référence critère comptable 3. Saisie obligatoire.
L’intégrité d’existence des critères comptables est faite sur le triplet critère 1, critère 2 et critère 3.
Rapprochement de Facture
Le rapprochement de facture permet de sélectionner les provisions et les frais annexes constituant la facture. Il s’effectue en trois étapes :
Sélection des Provisions
Gestion des Provisions Sélectionnées
Validation ou sauvegarde du détail de la facture.
Remarque : Le taux de conversion entre devises appliqué dans le déroulement du contrôle de facture est le taux applicable à la date d'enregistrement de la facture.
Sélection des Provisions
La liste présente les provisions de matière du fournisseur en fonction des critères de filtre des provisions saisis sur l’entête de facture ainsi que tous les frais annexes du fournisseur.
Le paramètre général PRO-PASITA permet d’indiquer si les provisions à sélectionner sont affichées ou non en italique dans la liste.
Dans le paramétrage des provisions :
s’il est indiqué qu’on ne gère pas les clôtures mensuelles, le rapprochement de facture peut se faire avec toutes les provisions du fournisseur
s’il est indiqué qu’on gère les clôtures mensuelles, le rapprochement de facture ne peut se faire qu’avec les provisions du fournisseur antérieures au prochain mois à clôturer.
Commande
Numéro de commande, de retour fournisseur ou numéro du frais annexe.
Ligne Cde.
Numéro de ligne de commande ou de retour fournisseur.
BL
Contient :
Pour une réception de commande, le numéro du BL
Pour un retour fournisseur, le numéro de retour
Pour un frais annexe, la liste des bons de livraison concernés sous la forme « Cde1/BL1,Cde2/BL2,Cde3/BL3, ... ».
Date Réception
Date de réception de la commande ou de validation du retour ou date du frais annexe.
Article
Référence de l’article rattaché à la ligne de commande ou de retour fournisseur.
Des. Art.
Désignation de l’article rattaché à la ligne de commande ou de retour fournisseur ou « Frais Annexe »
Dési. Comp.
Désignation complémentaire de l’article définie sur la ligne de commande
Quantité
Quantité déclarée sur la liste de commande ou de retour fournisseur, soit en unité fournisseur, soit en conditionnement.
UME
Unité de mesure ou de conditionnement dans laquelle est exprimée la quantité.
Prix Unitaire
Prix unitaire d’une unité de mesure ou de conditionnement en devise de facture.
Montant
Montant de la ligne en devise de facture.
Solde / Arrondi
Ecart entre le montant réceptionné sur la ligne de commande et le montant de la provision générée exprimé en devise de facture. Cet écart peut être dû à des arrondis issus du paramétrage des devises.
Ecart Total
Montant en devise de facture des provisions d’écart générées pour la ligne de facture dans le cas où le montant ou la quantité facturés ne correspondent pas au montant ou à la quantité réceptionnés.
Gestion Prov. / Prix
Indique si l’écart constaté entre le montant facturé et le montant réceptionné fera ou non l’objet d’une nouvelle provision sur prix lors de la confirmation de la facture.
Avoir
Indique si le montant de Provision / Prix fait l’objet ou non d’un avoir.
Montant Prov. / Prix
Montant de la nouvelle provision sur prix générée lors de la confirmation de la facture.
Gestion Prov. / Qté
Indique si l’écart constaté entre la quantité facturée et la quantité réceptionnée fera ou non l’objet d’une nouvelle provision sur quantité lors de la confirmation de la facture.
Montant Prov. / Qté
Montant de la nouvelle provision sur quantité générée lors de la confirmation de la facture.
Montant Total Prov.
Montant total des nouvelles provisions générées lors de la confirmation de la facture.
Remarque : Il est possible de sélectionner une présentation (de l'entité APE : commandes fournisseurs) sur la liste de rapprochement lors du contrôle de facturation. Cela permet d'ajouter les colonnes de la liste de l'ergonomie APL définie dans la présentation.
Sur cette liste, les actions de gestion possibles sont :
Validation Sélection
Cette action permet de valider la sélection des provisions à rapprocher.
Provisions Autre Four.
Cette action permet d’ajouter aux propositions de provisions initiales des provisions liées à un autre fournisseur que celui renseigné sur l’entête de facture.
Fournisseur
Fournisseur duquel on souhaite intégrer les provisions dans la facture courante.
Détail Bon de Réception
Cette action permet de consulter le contenu du BL correspondant à la ligne de commande ou de retour) courante.
Modification Entête Facture
Cette action permet de modifier certaines informations de l’entête de facture fournisseur.
Onglet Facture
Date Compta.
Zone obligatoire. Date de comptabilisation de la facture (doit appartenir au mois en cours de comptabilisation = prochain mois à clôturer).
Bon à Payer
Zone facultative. Bon à payer.
No. Facture
Zone obligatoire. Numéro facture fournisseur.
Date Facture
Zone obligatoire. Date de la facture.
Remarque : La date de facture peut être initialisée avec la date de comptabilisation suivant le paramétrage défini dans le paramètre général « CPT-MAJ-DATF » (valeur logique cochée ou non).
Date Règlement
Zone obligatoire. Date de règlement. Cette date est initialisée à partir de la date de facture en tenant compte des informations d’échéance et de délai renseignées pour le fournisseur.
Mode Règlement
Zone obligatoire. Mode de règlement de la facture. Initialisé avec le mode de règlement du fournisseur.
Onglet « Affectation Comptable »
Permet de modifier les critères comptables auxquels sont affectés les frais hors provisions saisis.
Frais Multiples
Non saisissable. Indique si des frais multiples hors provisions ont été ou non définis.
Déf. Frais Multiples
Saisissable si des frais multiples hors provisions ont été définis. Permet de lancer la gestion des frais multiples en modification uniquement et seuls la désignation et les critères comptables sont modifiables.
Critère Comptable 1,2,3
Saisissable uniquement si des frais multiples hors provisions n’ont pas été définis et obligatoire si un montant de frais hors provision est défini sur l’entête de facture.
Onglet « Données Fournisseur »
C’est le même onglet que celui utilisé lors de la saisie de l’entête de facture. (Voir Onglet Données Fournisseur)
Gestion des Provisions Sélectionnées
Après validation des sélections, la liste (identique à la précédente) présente les provisions de matière et les frais annexes constituant la facture fournisseur.
Onglet « Provisions Sélectionnées »
Cet onglet présente les informations générales et les totaux par rapport aux sélections ; aucune zone n’est modifiable
N° Facture Int.
Numéro de facture interne DIAPASON.
N° Facture Fourn.
Numéro de facture Fournisseur.
Code Fournisseur
Référence du fournisseur lié à la provision courante.
Montant Facture HT
Montant HT de la facture en devise de facture à répartir sur les provisions. Ce montant ne comprend pas les frais hors provisions.
Mont. Prov. Sel.
Montant cumulé des provisions sélectionnées en devise de facture.
Total Ecart Généré
Montant total en devise de facture des écarts entre la facture et les provisions.
Solde
Solde en devise de facture entre le montant facture HT et le montant des provisions sélectionnées.
Total Prov. Compl.
Montant cumulé en devise de facture des provisions complémentaires à générer lors de la validation. Ce sont les écarts pour lesquels « Gestion Prov./Qté » ou « Gestion Prov./Prix » est coché dans l’onglet « Nouvelles Prov./Ecart ».
Total Solde / Arrondis
Somme en devise de facture des soldes sur arrondis des lignes de factures
Total Prov. Comp.
Montant en devise de facture des provisions complémentaires.
Ecart Réparti
Montant cumulé en devise de facture des écarts ne faisant pas l’objet de provisions complémentaires. Ce sont les écarts pour lesquels ni « Gestion Prov./Qté », ni « Gestion Prov./Prix » n’est pas coché dans l’onglet « Nouvelles Prov./Ecart ».
Onglet « Détail Provision »
Cet onglet présente les informations relatives à la provision initiale ; aucune zone n’est modifiable
Commande
Numéro de la commande d’approvisionnement ou du retour fournisseur ou du frais annexe.
Ligne Cde.
Numéro de la ligne de commande d’approvisionnement ou de retour fournisseur.
BL: Contient :
Pour une réception de commande, le numéro du BL
Pour un retour fournisseur, le numéro de retour
Pour un frais annexe, la liste des bons de livraison concernés sous la forme « Cde1/BL1,Cde2/BL2,Cde3/BL3, ... ».
Date Réception
Date de la réception (ou de validation du retour) à l’origine de la provision.
Article
Référence de l’article sur lequel porte la provision.
Dési. Comp.
Désignation complémentaire de l’article définie sur la ligne de commande.
Quantité
Quantité de la provision en unité de mesure ou de conditionnement fournisseur.
UME
Unité de mesure ou de conditionnement de laquelle est exprimée la quantité.
Quantité Int.
Quantité en unité de mesure interne correspondant à la quantité de la provision.
UME Interne
Unité de mesure interne dans laquelle est exprimée la quantité interne.
Prix Unitaire
Prix en devise de facture correspondant à l’unité de mesure ou de conditionnement.
Montant
Montant initial de la provision en devise de facture.
Onglet « Gestion des Ecarts »
Cet onglet présente les informations relatives à la provision initiale et à la ligne de facture correspondante. Les informations de la ligne de facture « papier » doivent être reportées sur cet onglet afin d’équilibrer la facture.
Qté. Réceptionnée
Uniquement en consultation. Quantité de la provision en unité de mesure ou de conditionnement fournisseur.
Qté. Interne Réc.
Uniquement en consultation. Quantité interne réceptionnée exprimée en unité de mesure interne.
Nouvelle Quantité
Zone obligatoire. Quantité de la ligne de facture en unité de mesure ou de conditionnement fournisseur. Doit correspondre à la quantité de la ligne correspondante à cette réception sur la facture fournisseur « papier ». Lors de la modification de cette quantité, le nouveau montant, les totaux, les écarts et le solde sont recalculés.
Prix Unitaire
Uniquement en consultation. Prix unitaire en devise de facture de la provision.
Nouveau Prix
Zone obligatoire. Prix unitaire en devise de facture de la ligne de facture. Doit correspondre au prix unitaire de la ligne correspondante à cette réception sur la facture fournisseur « papier ». Lors de la modification de ce prix unitaire, le nouveau montant, les totaux, les écarts et le solde sont recalculés.
Montant Provision
Uniquement en consultation. Montant initial de la provision en devise de facture.
Nouveau Montant
Zone obligatoire. Montant en devise de facture de la ligne de facture. Doit correspondre au montant de la ligne correspondante à cette réception sur la facture fournisseur « papier ». Lors de la modification de ce montant, le prix unitaire, les totaux, les écarts et le solde sont recalculés.
Solde / Arrondis
Somme en devise de facture des soldes sur arrondis de la ligne de facture.
Ecart
Uniquement en consultation. Ecart en devise de facture entre le montant de la ligne de facture et la provision initiale. Partie du solde imputé à la provision courante.
Total Ecart Généré
Uniquement en consultation. Montant total en devise de facture des écarts entre la facture et les provisions.
Solde
Uniquement en consultation. Solde en devise de facture entre le montant facture HT et le montant des provisions sélectionnées.
Onglet « Nouvelles Prov. / Ecarts »
Cet onglet permet de gérer les provisions d’écart qui seront générées lors de validation du rapprochement de facture. Une provision d’écart doit être générée si l’écart constaté entre la provision initiale et la ligne de facture est une erreur du fournisseur (quantités différentes, prix différents …). On peut quelquefois constater un écart sur la quantité (qui fera l’objet d’une facture ultérieure) et un écart sur le prix (qui fera l’objet d’un avoir ultérieur). Il faut donc, dans ce cas, gérer deux provisions d’écarts pour une même ligne de facture.
Gestion Prov. / Qté
Permet d’indiquer si une provision d’écart sur quantité, doit être ou non générée. Peut être saisie manuellement ou automatiquement en utilisant l’action « Gestion Prov. Ecart/Quantité »
Quantité
Quantité de la provision d’écart sur quantité en unité de mesure ou de conditionnement fournisseur. Non saisissable, la quantité est initialisée si la zone « Gestion Prov. / Qté » est cochée avec la différence entre la quantité de la provision initiale et la quantité facturée.
Prix Unitaire
Prix unitaire en devise de facture de la provision d’écart sur quantité. Non saisissable, le prix unitaire est initialisé si la zone « Gestion Prov. / Qté » est cochée avec le prix unitaire de la provision initiale.
Mont. Prov. / Qté
Montant en devise de facture de la provision d’écart sur quantité. Non saisissable, le montant est initialisé si la zone « Gestion Prov. / Qté » est cochée en utilisant la quantité et le prix unitaire précédents
Gestion Prov. / Prix
Permet d’indiquer si une provision d’écart sur prix, doit être ou non générée. Peut être saisie manuellement ou automatiquement en utilisant l’action « Gestion Prov. Ecart/Prix »
Avoir
Permet d’indiquer si la provision d’écart sur prix générée sera de nature à être rapprochée d’un avoir ou non (montant positif ou négatif de la provision générée).
Quantité
Quantité de la provision d’écart sur prix en unité de mesure ou de conditionnement fournisseur.
Prix Unitaire
Prix unitaire en devise de facture de la provision d’écart sur prix.
Mont. Prov. / Prix
Montant en devise de facture de la provision d’écart sur prix.
Total Ecarts
Montant total en devise de facture des écarts entre la provision initiale et la ligne de facture.
Total Prov. / Ecarts
Montant total en devise de facture des provisions d’écarts générées pour la ligne de facture.
Sur cette application, les actions possibles sont :
Modification
Cette action permet de saisir les informations des onglets « Gestion des Ecarts » et « Nouvelles Prov. / Ecart ».
Suppression
Cette action permet de supprimer une provision sélectionnée pour le rapprochement de facture. Dans le cas, les totaux, écarts et solde sont recalculés.
Nouvelle Sélection
Cette action permet de revenir à la liste de sélection des provisions à affecter à la facture
Répartition Solde: Quatre actions de répartition du solde sont proposées :
Répartition Solde Montant / Ligne
Répartition Solde Quantité / Ligne
Répartition Solde % Article
Répartition Solde / Arrondis
Gestion Prov. Ecart/Prix
Permet de cocher ou décocher la zone « Gestion Prov. / Prix » de l’onglet « Nouvelles Prov./Ecarts ».
Gestion Prov. Ecart/Quantité
Permet de cocher ou décocher la zone « Gestion Prov. / Qté » de l’onglet « Nouvelles Prov./Ecarts ».
Détail Bon Réception
Modification Entête Facture
Méthodes de Répartition du Solde
Les méthodes de répartition s’appliquent sur les lignes de facture sélectionnées ne présentant pas un montant nul (prix ou quantité nul). Lors de chaque répartition de solde, pour chaque ligne concernée, le prix unitaire, le montant de la ligne de facture ainsi que l’écart sont recalculés ainsi que les totaux, les écarts et le solde de la facture.
Répartition par Rapport au Montant / Ligne
Pour chaque ligne de facture sélectionnée, la répartition est faite au prorata du montant.
Répartition par Rapport à la Quantité / Ligne
Pour chaque ligne de facture sélectionnée, la répartition est faite au prorata de la quantité.
Répartition par Pourcentage Saisi
Un tableur présente les lignes sélectionnées ayant un prix non nul et ne concernant pas un frais annexe. Un pourcentage doit être renseigné pour chaque d’elles.
Ref. Article
Uniquement en consultation. Référence de l’article concerné par la ligne de facture.
N° Commande
Uniquement en consultation. Numéro de la commande (ou du retour fournisseur) concerné par la ligne de facture.
N° Ligne
Uniquement en consultation. Numéro de la ligne de commande (ou de retour fournisseur) concerné par la ligne de facture.
N° BL
Uniquement en consultation. Numéro du bon de livraison (ou du retour fournisseur) concerné par la ligne de facture.
Pourcentage %
Zone obligatoire. Pourcentage du solde à appliquer à la ligne de facture. Ce pourcentage doit être compris entre 0 et 100. Le total des pourcentages saisis sur les différentes lignes de facture ne doit pas excéder 100.
Sur ce tableur, l’action de validation permet de répartir le solde de la facture sur les lignes sélectionnées en fonction du pourcentage renseigné.
Répartition par Rapport aux Arrondis
Cette action permet, pour les lignes sélectionnées, de reporter sur le montant de la ligne de facture, l’écart sur arrondis constaté.
Remarque : Pour une ligne de facture, toute action permettant de mettre à jour le montant de celle-ci (Modification, Répartition Solde …) remet le solde sur arrondi à 0.
Validation Rapprochement de Facture
La validation du rapprochement de facture n’est possible que si le solde est nul. Elle entraîne :
La génération du numéro interne de la facture en fonction des paramètres généraux CPT-FFO-TMP et CPT-FFO-VAL. Si la valeur logique du paramètre général CPT-FFO-TMP est cochée, le numéro final de la facture est généré lors de cette étape. Après génération du numéro standard par Diapason, il est possible d’exécuter une requête de type REB, renseignée dans la désignation du paramètre général CPT-FFO-VAL, si la valeur logique de ce paramètre est également cochée. Cette requête REB de validation reçoit les variables critères standard suivantes :
SCR.EntAct (Action Exécutée) : contient « VAL »
SCR.PRONumFac (Numéro de Facture) : contient le numéro temporaire de la facture. Permet de se positionner sur la facture
SCR.PRONumFacVal (Numéro de Facture Validée) : contient le numéro de facture généré par DIAPASON
Elle doit renvoyer le nouveau numéro de facture dans la variable « SCR.PRONumFacVal ».
Lors de l’exécution de la requête :
si une instruction « LC-Erreur » a été rencontrée, l’erreur est affichée et la facture n’est pas validée
si une instruction « LC-WARNING » a été rencontrée, le message est affiché et la facture est validée
si une facture existe déjà avec le numéro donné, une erreur est affichée et la facture n’est pas validée.
le solde des provisions sélectionnées
la génération des éventuelles provisions d’écart
la génération des écritures comptables à confirmer
Remarque : Il n’est pas possible de valider un contrôle de facturation fournisseur, si des conditionnements non validés existent pour un des bordereaux de livraison de la facture, c’est-à-dire qu’une modification de réception par conditionnement est en cours.
Exemple de requête de validation :
L’exemple suivant permet de générer un numéro de facture à partir d’une racine renseignée dans une variable spécifique de la facture :
VLO.NumFac = SCR.PRONumFac
VLO.Fct = REC-VAR-SPE( TYPE-VARIABLE= O_ECtrF , TYPE= CARACTERE , NOM-VARIABLE= FacRac , CLE-1= VLO.NumFac , CLE-2= CLO."" , CLE-3= CLO."" , S:VALEUR= VLO.Racine )
SI VLO.Racine = CLO.""
LC-Warning = CLO."Racine vide : pas de génération de numéro"
FIN_BLOC
SINON
RECH TBD/SOC DTD PROFaEn AVEC DTD PROFaEn.ProNumFac = SCR.PRONumFac :
VLO.Compteur = CLO.0
VLO.LongRacine = LONGUEUR( CHAINE= VLO.Racine ) + CLO.1
VLO.CarCpt = CLO.""
RECH DER TBD/SOC DTD PROFaEn AVEC DTD PROFaEn.ProNumFac COMMENCE_PAR VLO.Racine :
VLO.NouFac = DTD PROFaEn.ProNumFac
VLO.CarCpt = SS-CHAINE( CHAINE= VLO.NouFac , DEBUT= VLO.LongRacine )
FIN_BLOC
VLO.Compteur = ENTIER( VALEUR= VLO.CarCpt ) + CLO.1
SI VLO.Compteur >= CLO.99999
LC-Erreur = CLO."Compteur Dépassé. Impossible de générer le numéro de facture"
FIN_BLOC
SINON
INIT SCR.PRONumFacVal = VLO.Racine + CHAINE( VALEUR= VLO.Compteur , FORMAT= E0/5 )
FIN_BLOC
FIN_BLOC
FIN_BLOC
Sauvegarde Rapprochement de Facture
Le bouton « Sauvegarde » permet de préenregistrer les sélections et les saisies effectuées. La sauvegarde est possible même si le solde n’est pas nul. Cependant, les provisions et les frais préenregistrés pour une facture ne sont plus proposés pour une autre facture du même fournisseur.
Si le rapprochement de facture est lancé depuis la liste des factures non confirmées :
Si on sauvegarde le rapprochement de facture, la facture passe au statut « Pré-Enregistrée »
Si on crée une facture mais qu’on n’a pas aucune provision dans le rapprochement, l’action « Sauvegarde » enregistre l’entête de facture comme facture « Pré-Enregistrée ».