Paramétrage Comptable

La gestion des informations comptables nécessaires à la génération des écritures se trouve dans les explorateurs applicatifs de facturation client, facturation fournisseur et clôture mensuelle.

Sociétés Comptables

Cette application permet de définir les sociétés comptables pour lesquelles sont générées les écritures.

Fiche

Onglet « Définition »

• Société

Référence de la Société Comptable.

Obligatoire en Création. Non Modifiable

• Nom

Nom de la Société Comptable.

Facultative. Modifiable.

• Société Défaut

Dans le cas de l’utilisation de plusieurs sociétés comptables, permet de préciser si la société courante est la société utilisée par défaut par DIAPASON. Cette caractéristique est unique et ne peut être attribué qu’à une seule société.

Facultative. Modifiable par activation sur une autre société comptable.

• Multi-Devise

Permet de préciser si la société comptable peut gérer plusieurs devises.

Modifiable.

• Devise Société

Sélection de la Devise de la société comptable dans la liste des devises : Paramètres Généraux / Devises.

Obligatoire en Création. Modifiable.

• Montants Négatifs

Autorise la génération d’écritures avec des montants négatifs.

Modifiable.

• Contrôle Comptes

Active le contrôle de l’existence des comptes lors de leur saisie dans la définition des affectations comptables.

Modifiable.

• Contrôle Tiers (F)

Active le contrôle de l’existence du compte fournisseur lors de sa saisie sur la fiche « Fournisseur » (onglet « Comptabilité »). Modifiable.

• Contrôle Tiers (C)

Active le contrôle de l’existence du compte client lors de sa saisie sur la fiche « Client ».

Modifiable.

Lorsqu'on coche cette information, pour chaque client rattaché à cette société comptable, le compte de tiers défini pour le client est automatiquement créé dans la table des comptes de tiers, s’il n’existe pas.

• Gestion Analytique

Permet la gestion de la comptabilité analytique pour la société comptable.

Modifiable.

• Intégration Données

Permet d’indiquer la règle standard DIAPASON utilisée pour l’intégration de données issues de la comptabilité.

Modifiable.

Remarque : Pour les onglets suivants, c’est la saisie d’un nouveau compte qui entraîne automatiquement la création de celui-ci ; il n’y a donc pas de contrôle des comptes dans la définition de la société.

Onglets « Achats »

• Journal

Sélection de la référence du journal à partir de la liste des journaux de type correspondant :

Achat ou Autre pour les Achats ou l’Analyse des Escomptes Achats

Facultative. Modifiable.

• Unique

Permet de travailler avec un journal unique pour la société comptable.

Modifiable.

• Escompte Défaut

Sélection du compte d’Escompte défaut à partir de la liste des comptes comptables.

Facultative. Modifiable par mise à vrai sur une autre société comptable.

• Fichier

Chemin d’accès au fichier d’export des écritures.

Facultative. Modifiable.

• Règle Transmission

Sélection de la Règle de transmission des écritures à partir de la liste des requêtes de type REB (requêtes d’extraction des données).

Facultative. Modifiable.

• Cde Système

Commande système à exécuter pour traiter le fichier de transfert des écritures. « &1 » représente le fichier généré par la REB.

Facultative. Modifiable.

• Référencement GED

Permet d’indiquer si, lors de la génération des fichiers des écritures comptables d’achats, on souhaite ou non référencer ces fichiers dans la GED.

• Catégorie Défaut

Catégorie par défaut à utiliser pour le référencement GED. Saisi uniquement si la zone précédente est cochée.

Onglet « Ana. Esc. Achats »

• Niveau X: Sélection de la variable à utiliser comme critère comptable de niveau X parmi la liste de variables suivantes :

  • SAS : Standard Article

  • VAS : Spécifique Article

  • SFL : Standard Ligne de Commande Fournisseur

  • VFL : Spécifique Ligne de Commande Fournisseur

  • SFD : Standard Ligne de Retour Fournisseur

  • VFD : Spécifique Ligne de Retour Fournisseur

  • SLC : Standard Ligne de Commande Commerciale

  • VLC : Spécifique Ligne de Commande Commerciale

  • VFb : Spécifique Ligne de Facture Client

Saisie facultative. Modifiable.

Initialisées en fonction du compte comptable « Escompte défaut ».

Onglet « Ventes »

• Journal

Sélection de la référence du journal à partir de la liste des journaux de type correspondant :

Vente ou Autre pour les Ventes ou l’Analyse des Escomptes Ventes

Facultative. Modifiable.

• Unique

Permet de travailler avec un journal unique pour la société comptable.

Modifiable.

• Escompte Défaut

Sélection du compte d’Escompte défaut à partir de la liste des comptes comptables.

Facultative. Modifiable par mise à vrai sur une autre société comptable.

• Fichier

Chemin d’accès au fichier d’export des écritures.

Facultative. Modifiable.

• Règle Transmission

Sélection de la Règle de transmission des écritures à partir de la liste des requêtes de type REB (requêtes d’extraction des données).

Facultative. Modifiable.

• Cde Système

Commande système à exécuter pour traiter le fichier de transfert des écritures. « &1 » représente le fichier généré par la REB.

Facultative. Modifiable.

• Référencement GED

Permet d’indiquer si, lors de la génération des fichiers des écritures comptables de ventes, on souhaite ou non référencer ces fichiers dans la GED.

• Catégorie Défaut

Catégorie par défaut à utiliser pour le référencement GED. Saisi uniquement si la zone précédente est cochée.

• Scénario Règ. Auto

Scénario de règlement utilisé lors d’un règlement automatique par génération d’effet.

Obligatoire si gestion des règlements clients et utilisation de mode de règlements automatiques (paramètre général LIS-MOD-REGEFF). Modifiable.

• Cpt. Rem. Eff.

Le bouton permet de sélectionner les comptes généraux de la société comptable, correspondant aux comptes d’effets en attente de remise en banque.

L’éditeur présente la liste des comptes sélectionnés pour la société comptable.

Obligatoire si gestion des règlements clients. Modifiable.

• Banq. Rem. Eff.

Le bouton permet de sélectionner les banques concernées par les remises d’effets.

L’éditeur présente la liste des banques sélectionnées pour la société comptable.

Obligatoire si gestion des règlements clients. Modifiable.

Onglet « Ana. Esc. Ventes »

• Niveau X: Sélection de la variable à utiliser comme critère comptable de niveau X parmi la liste de variables suivantes :

  • SAS : Standard Article

  • VAS : Spécifique Article

  • SFL : Standard Ligne de Commande Fournisseur

  • VFL : Spécifique Ligne de Commande Fournisseur

  • SFD : Standard Ligne de Retour Fournisseur

  • VFD : Spécifique Ligne de Retour Fournisseur

  • SLC : Standard Ligne de Commande Commerciale

  • VLC : Spécifique Ligne de Commande Commerciale

  • VFb : Spécifique Ligne de Facture Client

Saisie facultative. Modifiable.

Initialisées en fonction du compte comptable « Escompte défaut. »

Onglet « Provisions / Variations de Stocks / Dépréciations de Stocks »

• Journal

Sélection de la référence du journal de vente à partir de la liste des journaux de type Achat ou Autre.

Facultative. Modifiable.

• Unique

Permet de travailler avec un seul journal.

Modifiable.

• Fichier

Chemin d’accès au fichier dans lequel sont générées les écritures comptables.

Facultative. Modifiable.

• Fichier Ecr. Inv.

Chemin d’accès au fichier dans lequel sont générées les écritures inverses pour la clôture mensuelle.

Facultative. Modifiable.

• Règle Transmission

Sélection à partir de la liste des requêtes de type REB (requêtes d’extraction des données).

Facultative. Modifiable.

• Cde Système

Commande système (UNIX) à exécuter après exécution de la REB. « &1 » représente le fichier généré par la REB.

Facultative. Modifiable.

• Référencement GED

Permet d’indiquer si, lors de la génération des fichiers des écritures comptables, on souhaite ou non référencer ces fichiers dans la GED.

• Catégorie Défaut

Catégorie par défaut à utiliser pour le référencement GED. Saisi uniquement si la zone précédente est cochée.

Actions de Gestion

Gestion / Visualisation Comptes Comptables

Gestion / Visualisation Journaux

Gestion / Visualisation Compte Tiers

Gestion / Visualisation Corresp. Paramètres

Calcul Facturation

Cette action permet de lancer le calcul de facturation client. (Voir document Facturation Client)

Mise à Jour Dates Clôture

Mise à Jour Dates Début Horizon

Paramétrage Provisions

Règle Complémentaire GED

Importation de Données

Gestion / Visualisation Comptes Comptables

Onglet « Définition »

• N° Compte

Numéro du compte de Comptabilité Général.

Saisie Obligatoire. Non Modifiable.

• Désignation

Saisie facultative. Modifiable.

• Libellé Défaut

Saisie facultative. Modifiable.

Initialisé par défaut avec le contenu « Désignation ».

• Gestion analytique

Permet de gérer ou non le compte en comptabilité analytique.

Modifiable.

• Niveaux Analytiques

Dans le cas où la gestion analytique est initialisée, permet de préciser le nombre minimum de niveaux analytiques gérés, de 3 à 9.

Saisie obligatoire si « Gestion Analytique = VRAI ». Modifiable.

Onglet « Analytique »

Cette application permet de définir, par société comptable, le plan comptable, c'est-à-dire la liste des comptes de comptabilité générale. Elle est accessible depuis le menu contextuel (clic droit de la souris) dans la gestion des sociétés comptables.

• Niveau X: Sélection de la variable à utiliser comme critère comptable de niveau X à partir de la liste de variables suivantes :

  • SAS : Standard Article

  • VAS : Spécifique Article

  • SFL : Standard Ligne de Commande Fournisseur

  • VFL : Spécifique Ligne de Commande Fournisseur

  • SFD : Standard Ligne de Retour Fournisseur

  • VFD : Spécifique Ligne de Retour Fournisseur

  • SLC : Standard Ligne de Commande Commerciale

  • VLC : Spécifique Ligne de Commande Commerciale

  • VFb : Spécifique Ligne de Facture Client

Saisie facultative. Modifiable.

Remarque : Le nombre de niveaux analytique accessible est défini dans l’onglet « Définition » de la société comptable.

Gestion / Visualisation Journaux

Cette application permet de définir, par société comptable, les journaux comptables pour lesquels vous allez générer des écritures. Elle est accessible depuis le menu contextuel (clic droit de la souris) dans la gestion des sociétés comptables.

Onglet « Définition » 

• Journal : Référence du Journal.

Saisie obligatoire. Non modifiable.

• Désignation

Désignation du Journal.

Saisie facultative. Modifiable.

• Journal Achat

S’agit-il d’un journal d’achat ?

Non Modifiable une fois activé.

• Journal Vente

S’agit-il d’un journal de vente ?

Non Modifiable une fois activé.

• Journal Autre

S’agit-il d’un autre type de journal ?

Non Modifiable une fois activé.

Gestion / Visualisation Comptes Tiers

Cette application permet de définir, par société comptable, les comptes de tiers utilisés pour générer les écritures comptables. Elle est accessible depuis le menu contextuel (clic droit de la souris) dans la gestion des sociétés comptables.

Onglet « Définition »

• Type Tiers

Sélection entre Compte Client (C) ou Compte Fournisseur (F) ;

Saisie Obligatoire. Non Modifiable.

• Numéro Tiers

Référence du Compte Tiers.

Saisie Obligatoire en Création. Non Modifiable.

• Tiers

Saisie Obligatoire en Création. Modifiable.

• Nom Tiers

Saisie facultative. Modifiable.

• Adresse

Saisie facultative. Modifiable.

• Code Postal

Saisie facultative. Modifiable.

• Ville

Saisie facultative. Modifiable.

• Pays

Sélection à partir de la liste des Pays : Paramètres Généraux / Paramètres Utilisateurs / Informations Générales / Pays Gérés.

Saisie facultative. Modifiable.

• Journal Défaut

Sélection à partir de la liste des Journaux de Vente.

Saisie facultative. Modifiable.

• Devise Tiers

Sélection à partir d’une liste de choix : Paramètres Généraux / Devises.

Saisie facultative. Modifiable.

• Mode Règlement

Sélection à partir d’une liste de choix : Paramètre utilisateur / Informations générales / Mode de Règlement.

Saisie facultative. Modifiable.

• Délai de Règlement

Sélection à partir d’une liste de choix : Paramètre utilisateur / Informations générales / Délais de Règlement.

Saisie facultative. Modifiable.

• Début Echéance

Sélection à partir d’une liste de choix : Paramètre utilisateur / Informations générales / Début Echéance Règlement.

Saisie facultative. Modifiable.

• Fin Echéance

Sélection à partir d’une liste de choix : Paramètre utilisateur / Informations générales / Fin Echéance Règlement.

Saisie facultative. Modifiable.

Gestion / Visualisation Corresp. Paramètres

Ce tableur permet d’établir les correspondances entre les paramètres DIAPASON et les paramètres d’une comptabilité extérieure afin de pouvoir effectuer une conversion lors de l’export de données comptables.

Il faut définir une ligne par paramètre à exporter.

La gestion des lignes s’effectue grâce au menu contextuel

• insertion ou suppression de lignes

• sélection des paramètres à faire correspondre

• validation (F1) des données correspondances saisies.

La liste d’aide (F2) présente les paramètres suivants :

Le contenu de la colonne « paramètre comptabilité » est à renseigner en fonction des informations que demande à recevoir le logiciel de comptabilité.

Mise à jour Dates Clôture

Les « dates de clôture comptable » sont notamment utilisées dans le cadre du rapprochement des factures fournisseurs.

Un tableur présentant les gestionnaires et la date du mois clôturé. Les lignes correspondant à des gestionnaires supprimés logiquement sont présentées en rouge/barré.

La dernière colonne permet de modifier la date de clôture du gestionnaire.

• Gestionnaire

Référence gestionnaire

• Nom

Nom associé au gestionnaire

• Date Actuelle

La date de clôture représente le mois limite avant et pour lequel il est interdit de créer des frais annexes et des factures.

Date Mois de clôture – 1.

• Nouvelle Date

Nouvelle date de clôture associée au gestionnaire.

Date réelle de démarrage (date de génération de la 1^ére provision).

DIAPASON ramène automatiquement la date saisie au premier jour du mois de cette date : 12/01/2007 --> 01/01/2007.

La saisie de la copie d’écran indique que pour le gestionnaire « APPRO » le mois de « août 2003 » est clôturé, et permet le rapprochement de factures sur le mois de « septembre 2003 ».

Mise à jour Dates Début Horizon

Un tableur présentant les gestionnaires et leur date de début d’horizon actuelle est présenté. Les lignes correspondant à des gestionnaires supprimés logiquement sont présentées en rouge/barré.

La dernière colonne permet de modifier la date de début d’horizon du gestionnaire.

Lors de la validation de ce tableur, pour tous les gestionnaires pour lesquels la date de début d’horizon a été modifiée, une remise à jour de l’historique du stock comptable est faite pour tous les articles rattachés au gestionnaire. Si un problème est rencontré lors de cette mise à jour, une trace détaillant celui-ci est affichée.

Remarque : La durée de cette mise à jour est fonction du nombre d’articles et du nombre de mois comptables à mettre à jour.

• Gestionnaire

Référence gestionnaire

• Nom

Nom associé au gestionnaire

• Date Actuelle

La date de début horizon associée au gestionnaire.

• Nouvelle Date

Nouvelle date de début horizon associée au gestionnaire.

Paramétrage Provisions

Cette application permet de paramétrer les calculs de clôture mensuelle et le rapprochement de facture fournisseur.

• Stock de Gestion

Permet de sélectionner une référence stock de gestion. Cette zone est munie d’une aide qui présente les stocks de gestion définis dans le bureau « Gestion des Stocks » -> « Données Techniques de Stock » -> « Stock Logique » -> « Stocks de Gestion ».

• Var. Dépréciation Stock

Le calcul de dépréciation de stock nécessite de connaître le nom de la variable temporelle (VAT) contenant le taux de dépréciation pour les articles dont le taux est calculé.

Cette zone permet de sélectionner cette variable spécifique temporelle article. Une aide présente toutes les VAT définies dans DIAPASON.

• Var. Valo. Art. Non Appro.

Permet de sélection une variable spécifique temporelle article servant à valoriser le stock. Pour assurer la valorisation du stock des produits fabriqués, le principe suivant est proposé : une variable temporelle supplémentaire doit être indiquée. Elle contient la valeur unitaire d’un article d’origine « F » (Fabriqué) ou « S » (Sous-Traité).

Cette VAT sera alors utilisée pour valoriser le stock des articles fabriqués ou sous-traités lors du calcul effectué chaque fin de mois.

Une aide présente toutes les VAT définies dans DIAPASON.

• Critère Calcul Stock

Ce paramètre permet de définir le critère de recherche dans les historiques de stocks pour identifier les entrées/sorties qui doivent être comptabilisées pour le calcul des quantités en stocks.

Sélection d’une référence critère historique.

Zone munie d’une aide présentant toutes les références critères historiques définis dans le bureau « Gestion des Stocks » -> « Données Techniques de Stock » -> « Divers » -> « Critères Historiques ».

• Critère Entrées Valorisées

Ce paramètre permettant de définir le critère de recherche dans les historiques de stocks pour identifier les entrées qui doivent être comptabilisées pour le calcul des entrées valorisées. Sélection d’une référence critère historique.

Zone munie d’une aide présentant toutes les références critères historiques définis dans le bureau « Gestion des Stocks » -> « Données Techniques de Stock » -> « Divers » -> « Critères Historiques ».

• Clôtures NON Gérées

Ce paramètre permet d’indiquer si l’on souhaite ou non gérer les clôtures mensuelles. Dans le cas où on ne gère pas les clôtures mensuelles :

les provisions proposées lors du rapprochement de facture ne sont pas filtrées par rapport au prochain mois à clôturer du le gestionnaire.

Les réceptions proposées dans la gestion des frais annexes ne sont pas filtrées par rapport au prochain mois à clôturer du le gestionnaire.

Il n’est pas possible de lancer un traitement de clôture mensuelle, une erreur étant alors générée dans la trace du traitement.

Remarque : Si on ne gère pas les clôtures mensuelles, le report des écarts de facturation doivent être faits obligatoirement en temps réel. Attention ! Lorsqu’on coche cette zone, tous les écarts générés jusqu’alors doivent avoir été reportés lors d’un calcul de clôture mensuelle ; il ne doit plus rester aucun écart non reporté.

• Report Ecarts Temps Réel

Ce paramètre permet d’indiquer si l’on souhaite ou non le report des écarts en temps réel ; c’est-à-dire mettre à jour, en temps réel, les historiques de stock relatifs à des réceptions fournisseurs avec les écarts générés (donc, impact sur la valeur du PUMP) :

lors d’un rapprochement de facture (le report a lieu lors de la confirmation de la facture fournisseur),

lors de la gestion d’un frais annexe,

lors de la modification ou la suppression d’une provision.

Ce paramètre n’est pas saisi si on ne gère pas les clôtures mensuelles et est coché obligatoirement dans ce cas.

Remarque: Attention ! Lorsqu’on coche cette zone, tous les écarts générés jusqu’alors doivent avoir été reportés lors d’un calcul de clôture mensuelle ; il ne doit plus rester aucun écart non reporté.

Règle Complémentaire GED

Cette application permet de définir, dans le cas où on souhaite référencer dans la GED les fichiers issus de la confirmation des écritures comptables, la règle à utiliser pour ce référencement.

• Règle Compl.

Sélection d’une requête DIALOG de type REB qui sera exécutée pour chaque fichier généré lors de la confirmation des écritures comptables. (Voir Traitement CPT-CONF)

Récupération des Données Comptables

Ce traitement Diapason permet d'intégrer, par l'intermédiaire de fichiers ASCII, les informations comptables définies dans une comptabilité externe à DIAPASON afin d'initialiser les données comptables relatives aux journaux, aux comptes de tiers et aux comptes de comptabilité générale qui seront utilisées dans la Comptabilité de Diapason.

Les critères à renseigner pour ce traitement sont :

• Cde Système

Commande système à exécuter avant l’intégration des fichiers de données.

• Société Comptable

Sélection dans la liste des sociétés comptables.

Si la société saisie est "*", DIAPASON prendra la société comptable définie dans les fichiers, sinon DIAPASON intégrera les informations contenues dans les fichiers pour la société comptable saisie.

• Fichier Comptes

Nom du fichier « Comptes » à récupérer.

• Fichier Journaux

Nom du fichier « Journaux » à récupérer.

• Fichier Tiers

Nom du fichier « Tiers » à récupérer.

Si les noms des fichiers évoluent en fonction de la date, des paramètres variables peuvent être inséré dans ceux-ci :

&1 = Jour du mois au format « JJ » ;

&2 = Mois en cours au format « MM » ;

&3 = Année en cours au format « AAAA ».

• Règle Récupération

Référence de la règle de récupération standard DIAPASON. Elle précise la méthode avec laquelle vont être récupérée les informations.

• Mise à Jour par Ecart

Précise si la récupération des données doit être totale ou partielle. Si elle est totale, DIAPASON supprime toutes les données comptables connues avant l'intégration des fichiers, sinon DIAPASON récupère uniquement les données qui sont différentes.

Le traitement peut être lancé en interactif ou en batch.

Pour les règles de récupération « 0 » et « SOPRA », le format des fichiers doit être :

• Fichier des Comptes

  • Société comptable : 10 caractères

  • Numéro de compte : 25 caractères

  • Désignation du compte : 50 caractères

  • Libellé du compte : 50 caractères

  • Gestion de l’analytique : 1 caractère (doit contenir « + » pour oui)

  • Nombre de comptes analytiques : 1 caractère (doit contenir un nombre entre 3 et 9)

• Fichier des Journaux

  • Société comptable : 10 caractères

  • Référence journal : 10 caractères

  • Désignation du journal : 50 caractères

  • Type de journal : 10 caractères (doit contenir « A » pour achat, « V » pour vente, « P » ou « S » ou « D » pour autre type)

• Fichiers des Tiers

  • Société comptable : 10 caractères

  • Type de tiers : 10 caractères (doit contenir « C » pour client et « F » pour fournisseur)

  • Numéro de compte de tiers : 25 caractères

  • Référence du tiers : 25 caractères

  • Nom du tiers : 60 caractères

  • Première ligne d’adresse : 60 caractères

  • Deuxième ligne d’adresse : 60 caractères

  • Troisième ligne d’adresse : 60 caractères

  • Code postal : 10 caractères

  • Ville : 60 caractères

  • Pays : 10 caractères

  • Devise : 10 caractères

  • Délai de règlement : 10 caractères

  • Début d’échéance : 10 caractères

  • Fin d’échéance : 10 caractères

  • Mode de Règlement : 10 caractères

Affectations Comptables

Les affectations comptables permettent de rattacher les critères comptables utilisés dans le paramétrage des articles, clients, fournisseurs et commandes aux comptes de comptabilité générale et analytique.

Onglet « Définition »

• Critère X

Sélection à partir de la liste des Critères Affectations Comptables : Paramètres Généraux / Paramètres Utilisateurs / Comptabilité

Saisie obligatoire. Non modifiable.

Société Comptable

Sélection à partir de la liste des Sociétés Comptables : Données Techniques / Informations Comptables / Sociétés Comptables

Saisie obligatoire. Modifiable.

Onglet « Achats »

• Achat

Sélection du compte de comptabilité générale d’achat (charge), utilisé pour les écritures comptables relatives aux factures d’achats, à partir de la liste des comptes de comptabilité générale.

• TVA

Sélection du compte de comptabilité générale de TVA, utilisé pour les écritures comptables relatives aux factures d’achats, à partir de la liste des comptes de comptabilité générale.

• Journal

Sélection du journal d’achat, utilisé pour les écritures comptables relatives aux factures d’achats, à partir des journaux d’achats.

• Bilan

Sélection du compte de comptabilité générale de bilan, les écritures de factures non parvenues lors de la clôture mensuelle, à partir de la liste des comptes de comptabilité générale.

• Lib. Ecriture

Libellé de l’écriture comptable de bilan, utilisé pour les écritures de factures non parvenues lors de la clôture mensuelle.

• Charge

Sélection du compte de comptabilité générale de provision charge, utilisé pour les écritures de factures non parvenues lors de la clôture mensuelle, à partir de la liste des comptes de comptabilité générale.

• Lib. Ecriture

Libellé de l’écriture comptable de provision charge, utilisé pour les écritures de factures non parvenues lors de la clôture mensuelle.

• Journal

Sélection du journal utilisé pour les écritures de factures non parvenues lors de la clôture mensuelle à partir de la liste des journaux autres.

• Niveau X: Sélection de la variable à utiliser comme critère comptable de niveau X à partir de la liste de variables suivantes :

  • SAS : Standard Article

  • VAS : Spécifique Article

  • SFL : Standard Ligne de Commande Fournisseur

  • VFL : Spécifique Ligne de Commande Fournisseur

  • SFD : Standard Ligne de Retour Fournisseur

  • VFD : Spécifique Ligne de Retour Fournisseur

Saisie facultative. Modifiable.

Onglet « Variation de Stock »

• Type Variation

Sélection du type de calcul de variation de stock, utilisé pour les écritures de variation de stock lors de la clôture mensuelle, à partir d’une liste de choix :

0 - Variation de Stock non gérée ;

1 - Mois M / Mois M-1 ;

2 - Mois M / Fin Année-1 ;

3 - CCA (Charges Constatées d’Avance) / CAP (Charges A Payer).

4 - Par Règle DIALOG. Dans ce cas, la règle DIALOG à utiliser est renseignée dans le paramètre général « CPT-REGVST » :

sa désignation contient la règle DIALOG pour calculer les valeurs de variations de stock d’un article ; cette règle sera exécutée pour tout article dont son affectation comptable définie le type de variation par règle DIALOG.

Le contexte en entrée d’exécution de la requête est le suivant :

• SCR.GenRefTypeArt : contient le type d’article dans la requête (S pour article standard, C pour article à la commande).

• SCR.GenRefArt : contient la référence article en cours de traitement dans la requête.

• SCR.GesUtiRef : contient la référence gestionnaire en cours de traitement dans la requête.

• SCR.CptDatClo : contient la date de clôture en cours de traitement.

Le contexte en sortie d’exécution de la requête doit renseigner 2 variables :

• SCR.CptMonEcr : contient le montant de variation de stock de l’article à intégrer dans l’écriture.

• SCR.CptMonEcrInv : contient le montant de variation de stock de l’article à intégrer dans l’écriture inverse (un montant nul ne génèrera pas d’écriture inverse).

Saisie facultative. Modifiable.

• Bilan

Sélection du compte de Bilan (tiers), utilisé pour les écritures de variation de stock lors de la clôture mensuelle, à partir de la liste des comptes de comptabilité générale.

• Lib. Ecriture

Libellé de l’écriture comptable de bilan de variation de stock, utilisé pour les écritures de variation de stock lors de la clôture mensuelle.

• Charge

Sélection du compte de charge pour les écritures de variation de stock, utilisé pour les écritures de variation de stock lors de la clôture mensuelle, à partir de la liste des comptes de comptabilité.

• Lib. Ecriture

Libellé de l’écriture comptable de charge de variation de stock, utilisé pour les écritures de variations de stock lors de la clôture mensuelle.

• Journal

Sélection du journal de variation de stock, utilisé pour les écritures de variation de stock lors de la clôture mensuelle, à partir de la liste des journaux autres.

• Niveau X: Sélection de la variable à utiliser comme critère comptable de niveau X à partir de la liste de variables suivantes :

  • SAS : Standard Article

  • VAS : Spécifique Article

  • Saisie facultative. Modifiable.

Onglet « Dépréciation de Stock »

• Bilan

Sélection du compte de comptabilité générale de bilan, les écritures de dépréciation des stocks lors de la clôture mensuelle, à partir de la liste des comptes de comptabilité générale.

• Lib. Ecriture

Libellé de l’écriture comptable de bilan, utilisé pour les écritures de dépréciation des stocks lors de la clôture mensuelle.

• Charge

Sélection du compte de comptabilité générale de provision charge, utilisé pour les écritures de dépréciation des stocks lors de la clôture mensuelle, à partir de la liste des comptes de comptabilité générale.

• Lib. Ecriture

Libellé de l’écriture comptable de provision charge, utilisé pour les écritures de dépréciation des stocks lors de la clôture mensuelle.

• Journal

Sélection du journal utilisé pour les écritures de dépréciation des stocks lors de la clôture mensuelle à partir de la liste des journaux autres.

• Niveau X: Sélection de la variable à utiliser comme critère comptable de niveau X à partir de la liste de variables suivantes :

  • SAS : Standard Article

  • VAS : Spécifique Article

  • Saisie facultative. Modifiable.

Onglet « Ventes »

• Vente

Sélection du compte de comptabilité générale d’achat (charge), utilisé pour les écritures comptables relatives aux factures de vente, à partir de la liste des comptes de comptabilité générale.

• TVA

Sélection du compte de comptabilité générale de TVA, utilisé pour les écritures comptables relatives aux factures de vente, à partir de la liste des comptes de comptabilité générale.

• Journal

Sélection du journal de vente, utilisé pour les écritures comptables relatives aux factures d’achats, à partir de la liste des journaux de vente.

• Niveau X

Sélection de la variable à utiliser comme critère comptable de niveau X à partir de la liste de variables suivantes :

• SAS : Standard Article

• VAS : Spécifique Article

• SLC : Standard Ligne de Besoin de Gestion

• VLC : Spécifique Ligne Besoin de Gestion

• VFa : Spécifique Entête de Facture Client

• VFb : Spécifique Ligne de Facture Client

• SDL : Standard Ligne de Commande Commerciale

• VDL : Spécifique Ligne de Commande Commerciale

• SDE : Standard Entête de Commande Commerciale

Saisie facultative. Modifiable.

Paramétrage Comptables par Famille et Sous-Famille

Les articles appartenant à une même famille et une même sous-famille possèdent souvent les mêmes caractéristiques comptables. Il n'est donc pas nécessaire de déclarer les affectations comptables pour tous les articles, un paramétrage comptable par famille et sous-famille d'articles étant suffisant.

Ce groupe de trois affectations comptables regroupées par famille et sous-famille sera utilisé lors de la génération des écritures comptables si les affectations comptables n’ont pas été définies pour l’article.

Onglet « Lien Critère Comptable »

• Famille

Sélection de la Famille à partir de la liste des Familles d’Affectation Comptable Article : Paramètres Généraux / Paramètres Utilisateurs / Article / Famille Affectation Compt. Article.

Saisie obligatoire. Non modifiable.

• Sous–Famille

Sélection de la Sous-Famille à partir de la liste des Familles d’Affectation Comptable Article : Paramètres Généraux / Paramètres Utilisateurs / Article / Sous-Famille Aff. Compta. Article.

Saisie obligatoire. Non modifiable.

• Critère X

Sélection à partir de la liste des Critères Affectations Comptables : Paramètres Généraux / Paramètres Utilisateurs / Comptabilité.

Saisie obligatoire. Non modifiable.

Paramétrage Comptables des Activités

Cette application permet de définir les différentes activités ainsi que les informations de gestion qui leur sont rattachées :

un critère de stock (liste des sections rattachées à cette activité)

le ou les critères comptables à substituer aux critères comptables de l’article lors de la génération des écritures relatives aux variations et dépréciations de stock.

Onglet « Lien Critère Comptable »

• Activité

Référence de l’Activité.

• Désignation

Désignation de l’Activité.

• Desc. Stock

Critère Historique de stock.

• Critère X

Sélection à partir de la liste des Critères Affectations Comptables : Paramètres Généraux / Paramètres Utilisateurs / Comptabilité.

Saisie obligatoire. Non modifiable.

Paramétrage des Frais Annexes

Cette application permet de déclarer les frais annexes (frais de transport, frais d'emballage, frais de douane...) facturés lors d'une réception, ces frais annexes n'étant pas connus des achats mais devant être pris en compte lors du calcul du PUMP d'un article.

Saisie Paramétrage des Frais Annexes

Il s'agit donc, pour un fournisseur de frais, de définir la liste des réceptions à associer à ce frais annexe, le montant de ce frais pouvant être un montant fixe ou un pourcentage du montant total des réceptions affectées à ce frais. Le montant du frais peut être défini dans n’importe quelle devise

Onglet « Définition »

• Fournisseur

Sélection à partir de la liste des Fournisseurs de Facturation (Fiche Standard Fournisseur / Onglet Comptabilité / Champ Four.Fac.)

Saisie facultative. Modifiable.

Initialisé par défaut à « Tout Fournisseur » (vide).

• Four.Fr.Ann.

Sélection à partir de la liste des Fournisseurs de Frais Annexes (Fiche Standard Fournisseur / Onglet Comptabilité / Champ Frais Annexes)

Saisie obligatoire. Modifiable.

• Devise

Initialisée par défaut avec la devise renseignée sur le Fournisseur de Frais annexes (Fiche Standard Fournisseur / Onglet Prix / Champ Devise). Tous les montants relatifs à ce frais sont exprimés dans cette devise.

Saisie obligatoire. Modifiable.

• Montant

Montant fixe à répartir sur chaque réception sélectionnée suivant le mode de répartition souhaité.

Initialisé par défaut à « 0,0000 ».

Saisie facultative. Modifiable.

• % Montant

Pourcentage du montant total des réceptions sélectionnées à répartir sur chaque réception sélectionnée suivant le mode de répartition souhaité.

Initialisé par défaut à « 0,00 ».

Saisie facultative. Modifiable.

• Méthode

Sélection de la méthode de calcul des Frais Annexes à partir d’une liste de choix :

0 - Valeur / Ligne ; Le montant du frais est réparti au prorata du montant de chaque réception sélectionnée ;

1 - Quantité / Ligne ; Le montant du frais est réparti au prorata des quantités de chaque réception sélectionnée ;

X - Valeur_X * Quantité / Ligne ; Le montant du frais est réparti au prorata des « quantités multipliées par Coefficient de Répartition Quantitatif » de chaque réception sélectionnée.

Les coefficients Valeur_X sont à renseigner au niveau de l’article.

Saisie obligatoire. Modifiable.

Gestion de Données Spécifiques dans le Paramétrage des Frais Annexes

Il est possible de définir des informations spécifiques sur le paramétrage des frais annexes afin de reporter ces informations sur le frais annexe créé automatiquement.

Pour cela :

Utiliser les mêmes variables spécifiques que celles définies pour les frais annexes : variables de type « VOP »

Définir l’objet paramétrable pour la gestion du paramétrage des frais annexes

Définir une présentation (formulaire) pour l’objet paramétrable en affichant les variables spécifiques choisies.

Définition de l’Objet Paramétrable « O_ParFA »

Dans l’application « Intégrité Générale Objets Paramétrables », ajouter l’objet « O_ParFA »

Sur cette fiche, renseigner :

• Le libellé de l’objet paramétrable

• la liste des variables spécifiques utilisées

Remarque : Lors de la validation de cette fiche, Diapason affiche un warning si les variables spécifiques renseignées sont différentes de celles sélectionnées pour l’objet paramétrable « O_EntFrAn » (Frais Annexes)

Il faut alors définir la présentation contenant les variables spécifiques choisies :

Dans l’application de paramétrage des frais annexes, c’est cette présentation qui sera utilisée pour la fiche et permettra de renseigner les informations spécifiques.

Utilisation des fonctions DIALOG « MAJ-VAR-SPE » et « REC-VAR-SPE »

Il est possible d’utiliser les fonctions DIALOG « REC-VAR-SPE » et « MAJ-VAR-SPE » pour récupérer ou mettre à jour la valeur d’une information spécifique pour le paramétrage des frais annexes. Pour cela, il faut renseigner « O_ParFA » dans le paramètre « TYPE-VARIABLE », la référence du fournisseur dans le paramètre « CLE-1 » et la référence du fournisseur de frais annexe dans le paramètre « CLE-2 » de ces fonctions.

Génération de Frais Annexes Automatiques

Lors de la création des frais annexes automatiques lors d’une réception de commande fournisseur à partir d’un paramétrage de frais annexes, seules les valeurs des variables spécifiques communes au paramétrage des frais annexes ET aux frais annexes sont affectées au frais annexe créé.

Paramètres pour Comptabilité Industrielle

Paramètres « Article »

Les paramètres comptables « article » permettent de définir les familles et sous-famille d’affectation comptables.

L’accès à ces paramètres s’effectue par le chemin Paramètres Généraux / Paramètres Utilisateurs / Article.

• Groupe

Référence du niveau du critère :

- CPT-FAM / Famille Article ;

- CPT-SFA / Sous-Famille Article ;

Visualisation uniquement.

• Paramètre

Référence de la famille ou sous-famille comptable.

Obligatoire. Non Modifiable.

• Désignation

Désignation de la famille ou sous-famille comptable.

Facultative. Modifiable.

Paramètres « Comptabilité »

Les paramètres comptables « utilisateur » permettent de définir les critères d’affectation comptable pour chacun des trois niveaux comptables.

Ils permettent également de définir dans le cadre des règlements clients :

• Les codes interbancaires, utilisés dans les scénarios de règlements clients, et dans la définition d’opérations diverses

• Les libellés défaut des écritures dans la file d’attente des encours facturés (relevés, règlements, remises en banque, suppressions d’effets,...).

• Les différents niveaux de relances client.

L’accès à ces paramètres s’effectue par le chemin Paramètres Généraux / Paramètres Utilisateurs / Comptabilité.

• Critères d’affectation Comptable

Ils seront utilisés par DIAPASON dans différentes entités (article, commande…) pour définir celles-ci d’un point de vue comptable. A titre d’exemple, celui-ci apparaîtra ensuite dans la liste d’aide des applications concerné par les critères d’affectation comptable :

Pour créer un nouveau critère, il suffit de saisir la fiche de gestion correspondant au groupe concerné (CR1 = niveau 1…) :

• Groupe

Référence du niveau du critère d’affectation comptable :

- CR1 / Niveau 1 ;

- CR2 / Niveau 2 ;

- CR3 / Niveau 3.

Visualisation uniquement.

• Paramètre

Référence du critère comptable.

Obligatoire. Non Modifiable.

• Désignation

Désignation du critère comptable.

Facultative. Modifiable.

Remarque : Les autres champs de la fiche ne sont pas utilisés.

➡️ Les codes interbancaires

Ces codes sont utilisés dans les scénarios de règlements clients, et des opérations diverses, ceux-ci y apparaîtront sous forme de liste déroulante.

Pour créer un nouveau code, il suffit de saisir la fiche de gestion :

• Groupe

Visualisation uniquement.

• Paramètre

Référence du code interbancaire.

Obligatoire. Non Modifiable.

• Désignation

Désignation du code interbancaire.

Facultative. Modifiable.

Remarque : Les autres champs de la fiche ne sont pas utilisés.

➡️ Les libellés transaction règlements clients

Ces codes sont utilisés pour initialiser les libellés défaut des différents évènements sur les files d’attentes des factures client et des effets à remettre, ceux-ci y apparaîtront sous forme de liste d’aide :

Pour créer un nouveau code, il suffit de saisir la fiche de gestion :

• Groupe

Visualisation uniquement.

• Paramètre

Référence du libellé.

Obligatoire. Non Modifiable.

• Désignation: Libellé défaut, l’utilisation des &1, ..., &4 est possible sachant que :

  • &1 est remplacé par la référence client

  • &2 est remplacé par le nom du Tiers

  • &3 est remplacé par le nom du client

  • &4 est remplacé par la liste des références des éléments rapprochés

Facultative. Modifiable.

Remarque : Les autres champs de la fiche ne sont pas utilisés.

Les niveaux de relance

Les différents niveaux de relance sont utilisés dans le cadre du calcul de relance client, pour donner le cycle de considération dans calcul (nombre de jour ouvrés que l’on doit rester à ce niveau avant la prise en compte d’un prochain calcul), et il donne le document de relance pour chaque niveau. Il est à noter que DIAPASON est livré avec quatre niveaux par défaut (0,1,2,3).

Pour créer un nouveau code ou modifier les existants, il suffit de saisir la fiche de gestion :

• Groupe

Visualisation uniquement.

• Paramètre

Niveau de relance, peut avoir comme valeur 0,1,2,3,4

Obligatoire. Non Modifiable.

• Désignation

Libellé du niveau de relance.

Facultative. Modifiable.

• Commentaire

Liste des documents de relance.

Elle doit respecter la formalisation : « DOC=RéférenceDocument »

Remarque : Les autres champs de la fiche ne sont pas utilisés.

Paramètres Généraux

Ces paramètres permettent de gérer certaines fonctionnalités de la comptabilité industrielle.

L’accès à ces paramètres s’effectue par le chemin Paramètres Généraux / Paramètres Utilisateurs / Paramètres Généraux / Définition Paramètres Divers.

A chaque paramètre correspond une fiche à renseigner pour choisir le mode d’activation du paramètre. Les choix possibles sont explicités dans la zone commentaire de chaque fiche.

Banques

Cette application permet de définir des banques sur lesquelles seront fait les écritures de remise d’effets.

Fiche

Onglet « Général »

• Réf. Banque

Référence de la banque.

Obligatoire en Création. Non modifiable.

• Soc. Cpt.

Sélection de la référence de la société comptable à laquelle seront rattachées les écritures de banque. Obligatoire en création. Modifiable.

• Des.

Désignation. Facultative. Modifiable.

• Mot directeur

Mot directeur. Facultative. Modifiable.

• Code interne Banq.

Code interne banque. Facultative. Modifiable.

• Code IBAN

Numéro de compte bancaire international. Facultative. Modifiable.

• Code BIC

Code d’indentification des banques. Facultative. Modifiable.

• Code Cpt.

Sélection de la référence du compte de la banque à partir de la liste des comptes comptables. Obligatoire. Modifiable.

• Journal

Sélection de la référence du journal de la banque à partir de la liste des journaux.

Obligatoire. Modifiable.

• Gén. Fic. Bq.

Détermine si lors de la confirmation d’écriture sur le compte de banque, il y a génération d’un fichier de remise en banque.

Modifiable.

• Nom Fic. Bq.

Nom du fichier banque. Obligatoire si Gén. Fic. Bq. est à « VRAI ». Modifiable

• Req. Géné. Fic.

Sélection de la requête de génération du fichier banque. Obligatoire si Gén. Fic. Bq. est à « VRAI ». Modifiable.

• Cde. Sys.

Commande système à exécuter pour traiter le fichier de transfert des écritures. « &1 » représente le fichier généré par la REB.

Facultative. Modifiable.

• Référencement GED

Permet d’indiquer si, lors de la génération des fichiers des écritures comptables pour la banque, on souhaite ou non référencer ces fichiers dans la GED.

• Catégorie Défaut

Catégorie par défaut à utiliser pour le référencement GED. Saisi uniquement si la zone précédente est cochée.

• Mode Géné.: Mode de génération des transactions de remise d’effets en banque. Les valeurs possibles sont :

  • Une transaction de remise en banque par banque et par effet à remettre : génération d’une remise par effet et par banque.

  • Une transaction de remise en banque par banque et par client : si plusieurs effets d’un même client pour une même banque sont remis, alors une seule transaction de remise en banque sera générée pour ce client.

  • Une transaction de remise en banque par banque et par date d’échéance : si plusieurs effets sur une même banque et à une même date d’échéance sont remis, alors une seule transaction de remise en banque sera générée.

  • Un transaction de remise en banque par banque : si plusieurs effets sont remis pour une même banque, alors une seule transaction de remise en banque est générée.

• Code banque

Code banque formant partie du RIB. Facultative. Modifiable.

• Code Guichet

Code guichet formant partie du RIB. Facultative. Modifiable.

• Numéro Cpt.

Numéro de compte formant partie du RIB. Facultative. Modifiable.

• Clé RIB

Clé RIB formant partie du RIB. Uniquement en consultation. Saisie par DIAPASON selon les valeurs précédentes du RIB.

• Commentaire

Commentaire associé à la banque.

Facultative. Modifiable.

Onglet « Adresse »

• Adresse

Adresse du siège de l’agence bancaire.

Facultative.

• Code Postal

Code postal du siège de l’agence bancaire.

Facultative.

• Ville

Ville du siège de l’agence bancaire.

Facultative.

• Pays

Pays du siège de l’agence bancaire. Sélection du paramètre utilisateur : Données Techniques \ Paramètres Généraux \ Paramètres Utilisateurs \ Informations générales \ Pays Gérés.

Facultative.

• Correspondant

Facultative.

• Téléphone

Facultative.

• Fax

Facultative.

• Mail

Facultative.

Onglet « Contacts »

• Type Cont. (Type Contact)

Facultative.

• Nom Cont. (Nom Contact)

Facultative.

• Fon. Cont. (Fonction Contact)

Facultative.

• Tél. Cont. (Téléphone Contact)

Facultative

• Fax Cont. (Fax Contact)

Facultative.

• Mail Cont. (Mail Contact)

Facultative.

Onglet « Qui, Quand ? » : Uniquement en consultation. Information de gestion des banques