Comprendre sur quels comptes les écritures comptables sont générées
Cette page a été mise à jour en 05.01.00
Comment les écritures comptables sont-elles générées pour une facture ? Voyons les différents cas ! 🙂
Pour que les écritures comptables soient générées sans erreur, il faut absolument que les comptes comptables soient correctement typés ! Il est donc nécessaire leur attribuer un “type” parmi une liste définie (Compte Produit-Charge, TVA, Remise, Escompte…) Voir Créer les Comptes Comptables .
En bref
Où sont récupérés les comptes comptables lors de la génération des écritures comptables pour chaque calcul ?
Les comptes comptables sont récupérés depuis les affectations comptables ( en passant, selon les cas, par les sociétés comptables). Les affectations comptables sont déterminées par un trio de critères comptables qui sont récupérées sur la facture ou sur les lignes de la facture !
Cliquez sur chaque notion en haut pour comprendre où sont récupérés les comptes comptables !
Pour une facture de produits
Pour la facture suivante :
DIAPASON va rechercher les critères comptables sur chaque ligne de la commande:
Ligne 1 |  |
Ligne 2 |  |
En fonction de ces critères comptables, il va chercher l’affectation comptable correspondante :
pour la ligne 1
Dans la zone “Vente”, on doit saisir un compte de type “C-P” (charge/Produit) et dans la zone “TVA Collectée”, on doit saisir un compte de Type “TVA” (TVA sur Débit).
pour la ligne 2
On trouve ainsi, pour chaque ligne, le compte comptable de vente ainsi que le compte comptable de TVA collectée. Une fois les écritures comptables générées, on aura donc :
1) Le montant total de la facture TTC est débité du compte du client, qu’on trouve sur la fiche client :
2) Le total HT et la TVA de la ligne 1 de la commande sont crédités sur les comptes produit et de TVA trouvés précédemment via les affectations comptables de la ligne 1
3) Le total HT et la TVA de la ligne 2 de la commande sont crédités sur les comptes produit et de TVA trouvés précédemment via les affectations comptables de la ligne 2
Pour la facture suivante :
On lance l'action "Détail Eco-participation" sur la/les lignes de facture sur lesquelles on a de l'éco-participation
On trouve les critères comptables associés :
En fonction de ces critères comptables, il va chercher l’affectation comptable correspondante :
Le compte renseigné dans la zone “Vente” doit être de type “EP” (Eco-Participation) et dans la zone “TVA Collectée”, il doit être de type “TVA” (TVA sur Débit).
Une fois les écritures comptables générées, on aura donc :
Pour la facture suivante :
Il y a deux façons de gérer les écritures comptables pour les remises !
on souhaite avoir des lignes d'écritures comptables distinctes pour les remises, afin de les identifier facilement
on ne souhaite pas avoir de lignes d'écritures comptables distinctes pour les remises : elles seront simplement déduites du montant de la facture sur le compte produit !
Ce choix est géré sur la société comptable !
Si on y coche “Gestion Cpt.Remise”, on aura des lignes d'écritures comptables distinctes pour les remises :
Dans tous les cas, DIAPASON va chercher la société comptable sur la facture :
Et sur la société comptable, DIAPASON vérifie si “Gestion Cpt. Remise” est coché ou non” :
Si “Gestion Cpt. Comptable” est coché | Si “Gestion Cpt. Comptable” n’est pas coché |
|---|---|
Selon la TVA sur la remise, les écritures comptables sont générées soit :
Une fois les écritures comptables générées, on aura donc :  1) La remise de 25,80 € est débitée du compte de remise indiqué sur la société comptable 2) La TVA sur la remise est débitée du compte de TVA également indiqué sur la société comptable ( ici, ce compte est également utilisé pour la TVA produit) | Le montant de la remise sera simplement soustrait des lignes d'écriture “Produit” et TVA ! (Voir Ecritures Produit) Une fois les écritures comptables générées, on aura donc :  1) La remise de 25,80 est déduite sur les comptes produit utilisés, au pro-rata de chaque ligne 2) La TVA sur la remise est débitée du compte de TVA produit |
Pour la facture suivante :
DIAPASON va chercher la société comptable sur la facture :
Sur la société comptable, on trouve
les comptes comptables d’escompte et de TVA sur escompte par défaut
des comptes comptables de remise et de TVA sur remise en fonction de la TVA ( qu’on a pu mettre en place selon le besoin, si on n'a pas toujours le même compte d’escompte et/ou le même compte de TVA sur escompte )
Une fois les écritures comptables générées, on aura donc :
1) L’escompte est débité du compte de remise indiqué sur la société comptable
2) La TVA sur escompte est débitée du compte de TVA également indiqué sur la société comptable
Pour la facture suivante :
On va chercher les critères comptables Port dans l'onglet Comptabilité de notre facture :
Dans les affectations comptables, on trouve le compte de vente et le compte de TVA collectée auquel correspondent ces critères comptables :
Le compte saisi dans la zone “Vente” doit être de type “POR” (Port) et dans “TVA Collectée”, c’est un compte de type “TVA” (TVA sur Débit).
Les écritures comptables pour les frais de port HT seront donc générées sur le compte "Vente", et celle pour la TVA sur les frais de port sur le compte "TVA collectée".
Sur la facture suivante, il y a de l’acompte :
DIAPASON va rechercher les critères comptables sur là / les lignes d’acompte de la facture :
DIAPASON va ensuite chercher les affectations comptables correspondantes en fonction de ces critères, et récupère ainsi le compte comptable de vente, de TVA collectée et de TVA sur encaissement:
Dans “Vente”, on doit mettre un compte de type “ACO” (Acompte), dans “TVA Collectée”, on doit mettre un compte de type “TVA” (TVA sur Débit) et dans “TVA sur Encaissements”, on doit mettre un compte de type TV2 (TVA sur Encaissements).
DIAPASON généréra donc les écritures suivantes :
1) Montant TTC de la facture payé par le client. Le compte comptable utilisé est récupéré sur la fiche du client.
2) Montant d’acompte TTC ( acompte de 111,83€ + TVA sur acompte de 11,18€=123,01€). Le compte utilisé est le compte de vente pour l’acompte récupéré précédemment
3) Montant de TVA sur acompte. Le compte utilisé est le compte de TVA collectée pour l’acompte récupéré précédemment
4) Montant de TVA sur encaissement. Le compte utilisé est le compte de TVA sur encaissement récupéré précédemment
En raison de la ventilation de la TVA lors du calcul de facturation, il arrive d’avoir des petites différences de l’ordre du centime dans les écritures comptables. Or, l'écriture doit être équilibrée (somme des montants au débit = somme des montants au crédit). On va donc devoir gérer des arrondis !
Il y a deux façons de gérer les écritures comptables pour les arrondis !
on souhaite avoir des lignes d'écritures comptables distinctes pour les arrondis, afin de les identifier facilement
on ne souhaite pas avoir de lignes d'écritures comptables distinctes pour les arrondis : ils seront simplement déduits du montant de la facture sur le dernier compte produit !
Ce choix est géré sur la société comptable !
Si on y coche “Gestion Cpt. Arrondis”, on aura des lignes d'écritures comptables distinctes pour les arrondis :
Pour la facture suivante :
Dans tous les cas, DIAPASON va chercher la société comptable sur la facture :
Sur la société comptable, DIAPASON vérifie si “Gestion Cpt. Arrondi” est coché ou non” :
Si “Gestion Cpt. Arrondi” est coché | Si “Gestion Cpt. Arrondi” n’est pas coché |
|---|---|
Les écritures comptables sont générées sur le compte d’arrondi entré sur la société comptable :  Le compte d’arrondi doit être de type “AJU” (Ajustement/Arrondi). Le compte d’arrondi est défini sur la société comptable, il n’y a pas de compte de TVA associé, ni d’analytique. On a ainsi :  | Alors, l’arrondi est simplement déduit de la ligne d'écriture du compte produit:  |
Pour une facture d’acompte
Sur quels comptes comptables sont générées les écritures comptables pour une facture d’acompte ? 🧐
Pour la facture d’acompte suivante, par exemple :
DIAPASON vient chercher les critères comptables sur les lignes de la facture d’acompte :
DIAPASON va ensuite rechercher à quelles affectations comptables correspondent ces critères comptables :
On trouve ainsi les comptes comptables ci-dessus !
Pour que les écritures comptables soient générées sans erreur, il faut absolument que les comptes comptables soient correctement typés !
Ici :
le compte de vente est un compte de type ACO-Acompte
le compte de TVA collectée est de type TVA
le compte de TVA sur encaissement TVA2-TVA sur encaissement
Une fois les écritures comptables générées, on obtient :
Une écriture de débit sur le compte tiers, qui est récupéré de la fiche du client :
Cette écriture est forcément du montant TTC de la facture d’acompte !
Seules les écritures concernant les acomptes sont en TTC !
Une écriture de crédit sur le compte comptable d’acompte, également du montant TTC de la facture d’acompte.
Une écriture de débit sur un compte de TVA sur encaissement
Une écriture de crédit sur un compte de TVA
Pour trouver ces 3 comptes comptables, DIAPASON va rechercher les critères comptables sur les lignes de commande de la facture d’acompte :
Puis, il recherche l’affectation comptable qui correspond à ces critères comptables, et il y récupère le compte de vente, le compte de TVA collectée, et le compte de TVA sur encaissement :
