Définition des catégories

Les documents peuvent être regroupés par catégories fixant des règles de gestion communes comme :

• La gestion du versioning

• La gestion des brouillons

• Les droits

• Le type de stockage (DIAPASON, Externe, Paramétrable)

• …

Onglet « Définition »

• Catégorie: Référence unique de la catégorie. Obligatoire.

• Désignation: Désignation de la catégorie. Non obligatoire.

• Domaine: Notion de tri pour la gestion des droits.

• Famille: Notion de tri pour la gestion des droits.

• Sous-Famille: Notion de tri pour la gestion des droits.

• Icône: Icône de la catégorie dans l’arborescence de représentation des documents liés à une entité. Non Obligatoire.

• Icône Fct. Défaut: Icône défaut des documents dans l’arborescence de représentation des documents liés à une entité. Non Obligatoire.

• Dossier Père: Libellé du dossier père dans l’arborescence de représentation des documents liés à une entité. Non Obligatoire.

• Ordre Dossier: Numéro d’ordre du dossier père dans l’arborescence de représentation des documents liés à une entité. Non Obligatoire.

• Règle Gén. Clé: Règle de calcul de la clé de versioning du document. Cette clé permet, combinée au numéro de version, de référencer de manière unique un document. Obligatoire.

Quatre choix possibles :

Nota : Dès lors que la clé retournée n’est pas valorisée, DIAPASON bascule automatiquement sur la règle « Identifiant du document ».

• Règle DIALOG: Règle DIALOG de type REB nécessaire seulement dans le cas où la règle de génération de la clé de versioning est par règle DIALOG. Le contexte de cette requête en entrée est :

  • La liste standard WFGEDEnt.

  • La liste standard WFGEDLien

  • Les variables critères :

    • SCR.GED_Cat, Référence catégorie courante

    • SCR.GED_Action, contient la valeur ‘GEN-CLEV’

• Gestion Versions: Logique indiquant s’il faut gérer le versioning (suivi des évolutions d’un document) des documents liés à cette catégorie. La gestion du versioning est fortement liée à la règle de génération de la clé versioning utilisée (cf tableau ci-dessus).

• Type Serveur: Propose les trois types associés aux serveurs de GED : DIAPASON, PARAMETRABLE ou EXTERNE. Obligatoire.

• Serveur Stockage: Déduit du choix de type serveur choisi ci-dessus. Sélection parmi les serveurs de stockage référencés y compris le serveur actif, du serveur lié à la catégorie. Le choix du serveur va définir le mode de stockage des documents liés à cette catégorie. Obligatoire.

• Extraction Autorisée: Indique si les documents liés à cette catégorie peuvent être téléchargés.

• Gestion Brouillons: Indique si les documents de type brouillon liés à cette catégorie seront référencés.

• Suppression: Indique la suppression possible du document depuis la GED définie.

• Paramétrage des clés: Bouton de lancement de la définition des clés de tris et/ ou fonctionnelle. (voir § 3.2.1)

Onglet « Archivage »

• Action: Il existe 4 types de paramétrage de la catégorie du document :

  • Suppression physique : SUP-PHY. Le référencement des documents et les liens entités/documents seront supprimés. Les fichiers physiques seront aussi supprimés.

  • Tout archiver : ARC-DOC. Cette action permet d’archiver les liens entité/document et toutes les versions des documents rattachés. Tous les fichiers physiques seront déplacés sur le serveur de stockage donné (zone « Serveur STK » ci-dessous)

  • L’archivage de la dernière version du document : ARC-VER

    • Cette action permet d’archiver le lien entité/document et la dernière version du document rattaché, toutes les autres versions seront supprimées.

    • Seul le dernier fichier physique sera déplacé, vers le « serveur STK » donné ci-dessous. Tous les autres fichiers seront supprimés.

  • L’archivage via requête DIALOG de type REB : ARC-REB

    • L’archivage des fichiers sera géré via la requête REB donnée (zone « REB » ci-dessous). Aucun déplacement de fichier ne sera géré par le traitement Diapason

    • Tous les liens et référencement des documents concernés seront archivés.

• REB: Obligatoire dans le cas où l’action choisie est « ARC-REB ». Référence de la requête REB qui sera exécutée lors de l’archivage d’une entité Diapason avec au moins un document de la catégorie courante rattaché.

• Serveur STK: Obligatoire dans le cas où l’action choisie est « ARC-DOC » ou « ARC-VER ». Définit le serveur de stockage où seront transférés physiquement les fichiers. La valeur « *ARCHIVAGE » signifie que se sera le serveur de GED flagué « Archivage défaut » au moment du traitement qui sera pris en compte.

Nota : Une action est disponible depuis la consultation des documents archivés nommée « Documents GED », elle permettra de visualiser les documents archivés liés à cette entité. Cette action est accessible depuis chaque entité gérée en GED.

Onglet « Qui, Quand ? »

• Date Création: Date de création de la catégorie. Non saisie, elle est initialisée lors de la création de la catégorie.

• Heure Création: Heure de création de la catégorie. Non saisie, elle est initialisée lors de la création de la catégorie.

• Util. Création: Utilisateur ayant créé la catégorie. Non saisi, il est initialisé lors de la création de la catégorie.

• Date Modification: Date de dernière modification de la catégorie. Non saisie, elle est initialisée lors de la modification de la catégorie.

• Heure Modification: Heure de dernière modification de la catégorie. Non saisie, elle est initialisée lors de la modification de la catégorie.

• Util. Modification: Utilisateur ayant fait la dernière modification de la catégorie. Non saisi, il est initialisé lors de la modification de la catégorie.

Définition des clés de tris et/ ou fonctionnelle

Chaque document référencé en GED peut comporter des clés de tris et/ ou fonctionnelle. Ces clés sont paramétrées sur la catégorie GED pour permettre une plus grande personnalisation. Cela permet de :

• Indiquer les clés tris utilisées pour la catégorie

• Définir un libellé spécifique pour chacune des clés de tris

• Initialiser des valeurs par défaut pour chacune des clés de tris

• Contrôler les valeurs renseignées via une requête RCT

• Libellé: Il permet de définir le libellé lié à la clé fonctionnelle/tri en question.

• Valeur Alp.: Valeur alphanumérique défaut renseignée sur la clé de tri/fonctionnelle.

• Règle Gestion: Une règle de gestion de type RCT peut être définie sur chacune des clés afin d’en contrôler sa valeur.

Des requêtes de type RCT peuvent également être définies sur le bouton « Règles » afin d’établir des contrôles de valeurs en début et fin de saisie de fiche.