Gérer les relevés de facture

Qu’est-ce que c’est ?

Le relevé de facture est un regroupement de factures, c’est à dire que plusieurs évènements d’en-cours facturé client non lettrés pour un même client vont être regroupés en un seul évènement d’encours facturé client non lettré. Cette opération peut être effectuée manuellement, ou automatiquement à partir d’un traitement, et d’une règle DIALOG.

C’est par ici :

Comment remplir les champs du relevé ?

Onglet Général :

Réf. Relevé : Référence du relevé qui est générée automatiquement. Son code est composé d’une racine pouvant être définie sur le paramètre général RELEVE-NUM et d’une séquence (numéro) dans la longueur est pilotée par la valeur numérique de ce même paramètre.
Gestionnaire : Gestionnaire de création.
Type Clé Client : Choix du type de clé à saisir :
- « C : Référence Comptable » : il faut saisir la Société Comptable et le Compte Tiers du Client.
- « D : Référence DIAPASON » : il faut saisir la Référence Client et le Réseau du Client.
Soc. Cpt. : Société comptable.
Compte : Compte de Tiers.
Réf. Client : Référence client.
Réseau : Réseau commercial.
Valid. Auto. ? : Drapeau indiquant si le relevé a fait l’objet d’une validation automatique du relevé lors de la finalisation de la création de celui-ci.
Avec Edition ? : Drapeau accessible uniquement si le précédent est à l’état « VRAI », et permet l’édition automatique du relevé lors de la finalisation de la création de celui-ci.
Lettrage : Lance une liste affichant la liste des factures non lettrées (ou non rattachées) du client. Il est donc possible d’effectuer une sélection des éléments voulant être regroupés sous un même relevé.
Détail Lettrage : Liste des références des factures lettrées (ou rattachées) à ce relevé.
Montant Total : Montant total du relevé.
Code Libellé : Code libellé qui permet d’initialiser le libellé généré du relevé. Ceux-ci sont disponibles dans les « Paramètres Utilisateurs » dans la rubrique « Comptabilité » sous le nom « Libellés transactions de règlement clients ».
Libellé du relevé. : Cette valeur est la valeur affectée par défaut à l’évènement du grand livre client, mais ce libellé dans le cas des relevés de facture peut être piloté par une requête de type « REB ». Cette règle DIALOG est renseignée dans le paramètre général REQ-LIBECCLI.
Mod. Reg. : Mode de règlement, par défaut, il est définit par la première facture sélectionnée.
RIB Client : Sélection du RIB client.
Date Échéance : Date d’échéance, selon l’état du paramètre général « RELEVE-ECH », elle sera initialisée au plus tôt ou au plus tard parmi les factures sélectionnées.
Réf. Code Lettrage : Représente la lettre qui liera les factures au relevé dans le Grand Livre.

Onglet Edt.? Val.?

Date Edition : Date de l’édition du document du relevé. (Uniquement en consultation)
Heure Edition : Heure de l’édition du document du relevé. (Uniquement en consultation)
Edité ? : Drapeau indiquant si le relevé a été édité. (Uniquement en consultation)
Date Validation : Date de la validation du relevé. (Uniquement en consultation)
Heure Valid. : Heure de la validation du relevé. (Uniquement en consultation)
Validé ? : Drapeau indiquant si le relevé a été validé. (Uniquement en consultation)

Onglet « Qui, Quand ? » : Uniquement en consultation. Information de gestion du relevé.

Alimentation de l’en-cours facturé

Lors de la création d’un relevé, que ce soit de manière manuelle ou automatique, une opération d’alimentation de la file d’attente des en-cours client facturé est effectuée. Le principe du relevé de facture est de remplacer la liste des évènements correspondant aux factures et avoirs sélectionnées par un seul évènement.

(pour la structure détaillée du grand livre voir Gestion grand livre client)

Dans ce cas deux factures et un avoir ont été rapprochés par un relevé (clé de lettrage A), l’évènement rapprochant les factures équilibre celles-ci, un second évènement non lettré celui-ci correspond au montant du relevé en attente d’un règlement.

Lors de la création d’un relevé, le montant total de l’en-cours des factures non réglées ne change pas.

Quelles actions disponibles sur les relevés ?

L’application possède différentes actions accessibles selon l’état des relevés.

Afficher le “Détail Rapprochement”

Affiche la liste des éléments lettrés (ou rattachés) à ce relevé.

Lancer la “Génération Automatique”

Lance la génération automatique des relevés. Cette action permet de créer des relevés pour les clients gérés par relevés de facture (paramétrage des clients). Elle consiste en un traitement avec d’abord une fiche critère :

Echéance : Zone facultative. Date d’échéance du relevé. Le champ de la liste standard WfRelFa.RelDatEch si il est initialisé donnera la date d'échéance du relevé créé. Sinon, c'est celle saisie en critère du traitement qui est utilisée, si celle-ci est vide, c'est la date du jour qui est utilisée.
Gestionnaire : Obligatoire. Gestionnaire lié au relevé de facture. Si l’action "Génération Automatique" est lancée depuis la liste des relevés de factures « Par Gestionnaire », cette zone est initialisée avec le gestionnaire courant.
Règle de calcul : Obligatoire. Liste déroulante de sélection des règles DIALOG de type « REB » de génération des relevés de facture, ces règles sont renseignées dans un paramètre général REQ-GEN-RELEVE.

Cette fiche peut s’enchaîner éventuellement sur la saisie des critères de la requête, puis lancement du traitement.

La date d’échéance des relevés générés en sortie du traitement sera égale à celle de la variable SCR.RelFacDat.

En retour de l’action, une trace est affichée :

Lancer la “Validation Relevé”

Valide le(s) relevé(s) sélectionné(s).

Cette action est disponible uniquement depuis la branche « Relevés de Factures à valider ».

La validation de relevés ne génère pas d’écritures comptables, par contre si le mode de règlement du relevé fait partie de la liste des modes de règlements automatique (paramètre LIS-MOD-REGEFF), un règlement par effet est automatiquement généré à partir du scénario défini sur la société comptable . Une trace affiche les résultats de cette validation indiquant si les validations sont un succès ou dans le cas contraire le code et le libellé de l’erreur.

Lancer la “Validation avec Edition”

Valide et édite le ou les relevés sélectionnés. Une trace affiche les résultats de cette validation. Cette action est disponible uniquement depuis la branche « Relevés de Factures à valider ». Pour plus de précision sur l’édition voir l’action « Edition »

Lancer l'“Annulation Validation Relevé”

Annule la validation du ou des relevés sélectionnés. Cette action est disponible uniquement depuis la branche « Relevés de Factures validés ». Une trace affiche les résultats de cette validation, si il y a une erreur lors de l’annulation, le code erreur et le libellé de l’erreur sont affichés.

Lancer l'“Edition Relevé”

Cette action est disponible uniquement depuis la branche « Relevés de Factures validés ». Edite le ou les relevés sélectionnés. Si le mode de règlement fait partie de la liste des règlements automatiques (paramètre LIS-MOD-REGEFF), la référence du document doit être renseignée sur le paramètre DOC-REL-LCR, sinon la référence du document doit être renseignée sur le paramètre DOC-RELEVE.

Le contexte en entrée de la requête d’édition :

SCR.CDRelRef : Référence du relevé de facture édité.

SCR.CRIListeCles : Liste des références évènement dans la file d’attente des en-cours facturés (COGrdLiv.COLivRef) rattachées au relevé.