Traiter les factures bloquées
Comment détecter les factures bloquées ?
Les factures peuvent se retrouver bloquées et nécessiter une intervention de votre part pour que le processus de facturation puisse se poursuivre.
Voici les différentes sources de blocage dans l’ordre chronologique de la vie de la facture :
Erreur de communication. Une erreur technique a eu lieu lors de l’envoi de la facture à la PA. La facture est placée dans un statut technique “ErrEnvoi”.
Blocage dans un des modules de Quadient Impress (Automate ou Distribute). Ces modules réalisent des contrôles qui peuvent bloquer une facture. A l’heure actuelle, il n’y a pas d’API pour récupérer ces erreurs. Le scrutateur de Diapason déduit donc qu’une facture correctement transmise sur laquelle on n’a pas de statut officiel au bout d’un certain temps (30mn - paramétrable) est bloquée côté Quadient. On place alors la facture au statut technique “ATraiter”.
Rejet par la PA Emettrice (votre PA, celle avec qui les API communiquent) ou la PA Réceptrice (la PA de votre client) correspondant à un statut officiel 213-Rejetée, 221-ERREUR_ROUTAGE ou 501-Irrecevable. A la réception d’un de ces statuts officiels, la facture est placée dans un statut technique “ATraiter”.
Blocage par le client. Le client à émis un statut 207-En litige, 208-Suspendue ou 210-Refusée. A la réception d’un de ces statuts officiels, la facture est placée dans un statut technique “ATraiter”.
La liste ci-dessous présente tous les types de factures (produit, avoir, acompte, …) dont le statut technique est “ATraiter” ou “ErrEnvoi”:
Traiter les factures bloquées
La résolution du problème va dépendre de la nature de l’erreur.
Statut technique | Statut officiel | Traitement |
|---|---|---|
ErrEnvoi | Vide | Après résolution de la source du problème, le retraitement est automatique et peut être forcer manuellement. Tout est expliqué ici. |
ATraiter | Vide | Voir la nature de l’erreur sur Automate ou Distribute. Il faut corriger la source du problème dans Diapason, faire un avoir, générer un nouvelle facture. |
ATraiter | 213-Rejetée 221-ERREUR_ROUTAGE 501-Irrecevable | Voir la nature de l’erreur sur Distribute. Il faut corriger la source du problème dans Diapason, faire un avoir, générer un nouvelle facture. |
ATraiter | 210-Refusée | Le client a refusé la facture. Elle n’est pas enregistrée dans son système. Une évolution des API Quadient devrait permettre de récupérer le motif et l’action attendu prévu par la norme. En attendant, il faut retrouver cette information côté Distribute (et/ou échanger avec le client). Il faut corriger la source du problème dans Diapason, faire un avoir, générer un nouvelle facture. |
ATraiter | 207-En litige 208-Suspendue | Le client n’est pas d’accord avec certains éléments de la facture mais l’a enregistré dans son système. Une évolution des API Quadient devrait permettre de récupérer le motif et l’action attendu prévu par la norme. En attendant, il faut retrouver cette information côté Distribute (et/ou échanger avec le client). Certaines demandes pourront être traités depuis distribute (par ex. justificatif manquant) auquel cas il sera possible de maintenir la facture (émettre un statut “Complété” depuis Distribute). Pour d’autres demandes (par ex. problème de montant) il faudra corriger la source du problème dans Diapason, faire un avoir et générer un nouvelle facture. |
Lorsque la facture à problème peut continuer son cycle de vie elle sort automatiquement de la liste des factures bloquées quand l’envoi est réussi (statut technique passe à “Attente retour PA”) ou quand on reçoit un statut officiel (statut technique passe à “Transmis” voire “Terminée” pour un encaissement).
Lorsque la facture à problème est définitivement bloquée et que l’on a généré un avoir et une nouvelle facture corrigée il faut utiliser l’action “Problème traité” sur la facture à problème pour la faire sortir de la liste et indiquer que le travail est terminé dessus (Statut technique = Terminé).
