Réceptionner une commande fournisseur
Où réceptionner une commande ?
Pour réceptionner une commande fournisseur, on peut passer par 2 écrans:
Les réceptions:
On peut afficher toutes les réceptions, ou les réceptions triées en fonction du gestionnaire qui est sur l’entête de commande.
Les commandes fournisseurs:
On peut afficher toutes les commandes, ou les commandes triées en fonction du gestionnaire qui est sur l’entête de commande.
Pour ces 2 écrans, les actions de réceptions seront disponibles uniquement pour les commandes validées !
Lors du lancement de la réception, si les provisions sont gérées dans DIAPASON et que les informations comptables ne sont pas renseignées correctement sur les lignes des commandes sélectionnées, un message d'erreur donne la liste des lignes concernées et il n'est pas possible de déclarer les réceptions.
Il n’est pas possible de modifier ou d’annuler une réception de commande fournisseur si la provision et/ou les frais annexes correspondant sont rattachés à une facture pré-enregistrée.
Comment réceptionner ?
Pour réceptionner une/ des commandes, on fait clic droit sur la/les commandes, et on a les options de réception suivantes:
Si on réceptionne partiellement une commande, et qu’on s’accorde avec le fournisseur pour ne pas qu’il livre les dernières pièces, mais qu’on ne solde pas la commande dans DIAPASON, DIAPASON va toujours attendre les dernières pièces ! Il les prendra donc en compte en tant qu’entrée prévisionnelles dans les calculs de besoins…
➡️ Il faut donc bien solder la commande manuellement !
On a plusieurs actions pour réceptionner une commande fournisseur dans DIAPASON :
Réception commandes
Cette action lance l’application de réception pour les commandes sélectionnées. Les déclarations peuvent être faites en mode « Vrac » ou en mode « Conditionnement » ! ➡️ Vous pouvez donc aller voir les actions “Réception vrac” et “Réception conditionnement” ci-dessous
Réception Vrac
Cette action lance l’application de réception pour les commandes sélectionnées. Les déclarations ne peuvent être faites qu’en mode « Vrac ».
La réception en mode « Vrac », n’est possible que si aucune déclaration de conditionnement n’a été faite pour la ligne de commande.
Quelles actions sont disponibles sur les lignes qu’on déclare en mode Vrac ?
Modification : Saisie manuelle de la quantité déclarée pour la ligne de commande.
Réception Automatique Vrac : Cette action permet de déclarer pour toutes les lignes de commande de la liste, la quantité restant à recevoir. La ligne de commande est alors soldée.
Réception Automatique Lignes : Cette action permet de déclarer pour les lignes de commande sélectionnées, la quantité restant à recevoir. La ligne de commande est alors soldée.
Edition Etiquettes Produits : Cette action permet de lancer l’application de définition des étiquettes produits pour les lignes de commandes sélectionnées. Voir Editer une étiquette produit pour une ligne de commande fournisseur
Annulation Déclarations : Cette action permet d’annuler, pour les lignes sélectionnées, les déclarations faites pour la déclaration en cours. Pour une ligne de commande réceptionnée en mode « Conditionnement », les entrées de stock enregistrées sur les conditionnements sont annulées.
Annulation Réceptions : Cette action n’est active qu’en modification de réception. Elle permet d’annuler toutes les déclarations faites sur un bon de livraison. Pour une ligne de commande réceptionnée en mode « Conditionnement », les entrées de stock enregistrées sur les conditionnements sont annulées. Voir Annuler la réception d'une commande fournisseur
Entête Réception : Permet de modifier les informations générales de réception.
Réception en Conditionnement
Cette action lance l’application de réception pour les commandes sélectionnées. Les déclarations ne peuvent être faites qu’en mode « Conditionnement ».
La réception en mode « Conditionnement », n’est possible que si aucune déclaration en mode « Vrac » n’a été faite pour la ligne de commande.
La réception par conditionnement peut être préparée lors de la création de la ligne de commande. Il faut renseigner les zones :
SFL.AppTypCondi (Typ. Cdi Défaut) : type de conditionnement qui sera généré lors de la réception. Initialisé par défaut à partir de la zone SAS.AppTypCondi ("Typ.Cdi.Défaut") de l’onglet « Approvisionnement » de la fiche article de l’article saisie sur la ligne de commande
SFL.AppLigQteCondi ("Qte. Mul.Cdi"): quantité multiple de conditionnement ; initialisé par défaut à partir de la zone SAS.AppQteMul ("Qté.Mul.Appro") de la fiche article.
Lors de la déclaration d’un conditionnement, l’édition d’une étiquette de conditionnement est automatiquement lancée. (voir Etiquettes Conditionnement)
Le type de conditionnement par défaut à utiliser lors d’une déclaration en mode « Conditionnement » est défini dans un paramètre général « APP-TYP ».
Lors de la déclaration d’un conditionnement, le stock physique de l’article commandé est mis à jour et le conditionnement est créé dans la gestion des stocks.
Quelles actions sont disponibles sur les lignes qu’on déclare en mode Conditionnement ?
Déclaration Auto. Qté Cond. : Création, pour la quantité restant à réceptionner sur la ligne de commande, des conditionnements en fonction de la quantité de conditionnement définie sur la ligne de commande fournisseur ou dans la définition de l’article commandé. Le type des conditionnements créés est le type de conditionnement renseigné sur la ligne de commande ou dans la définition de l’article commandé.
Déclaration Auto. Reste Condi.: Création, pour la quantité restant à réceptionner sur la ligne de commande, d’un conditionnement ayant comme type de conditionnement celui renseigné sur la ligne de commande ou dans la définition de l’article commandé.
Déclaration Part. / Qté Cond. : Saisie de la quantité déclarée. Création, pour cette quantité, des conditionnements en fonction de la quantité de conditionnement définie sur la ligne de commande fournisseur ou dans la définition de l’article commandé. Le type des conditionnements créés est le type de conditionnement renseigné sur la ligne de commande ou dans la définition de l’article commandé.
Déclaration Manuelle Condi. : Saisie de la quantité réceptionnée, de la référence du conditionnement et du type de conditionnement reçu. Si la référence du conditionnement n’est pas renseignée, un nouveau numéro est généré.
Edition Etiquettes Condi. : Cette action permet de lancer l’édition des étiquettes correspondant aux conditionnements déclarés. Elle n’est active que si l’action de lancement de l’application de réception est « Réception Commande » ou « Réception en Conditionnement ». Les étiquettes sont imprimées pour les lignes de conditionnement (ligne en italique vert) sélectionnées. Pour chaque conditionnement, le document lancé est le document de conditionnement de la ligne de commande fournisseur s’il est renseigné ou celui défini sur l’article (document de conditionnement pour approvisionnements si la ligne de commande correspond à un achat ou document de conditionnement pour sous-traitance si la ligne de commande correspond à de la sous-traitance).
Edition Etiquettes Produits : Cette action permet de lancer l’application de définition des étiquettes produits pour les lignes de commandes sélectionnées. Voir Editer une étiquette produit pour une ligne de commande fournisseur
Annulation Déclarations : Cette action permet d’annuler, pour les lignes sélectionnées, les déclarations faites pour la déclaration en cours. Pour une ligne de commande réceptionnée en mode « Conditionnement », les entrées de stock enregistrées sur les conditionnements sont annulées.
Annulation Réceptions : Cette action n’est active qu’en modification de réception. Elle permet d’annuler toutes les déclarations faites sur un bon de livraison. Pour une ligne de commande réceptionnée en mode « Conditionnement », les entrées de stock enregistrées sur les conditionnements sont annulées. Voir Annuler la réception d'une commande fournisseur
Entête Réception : Permet de modifier les informations générales de réception.
Au niveau de la référence de palette, seul la longueur est paramétrable. Le paramètre général STO-PAL-NUM contient une liste de 9 dans la désignation pour indiquer cette longueur (par défaut c’est 7).
Lors d’une réception par conditionnement, les mouvements de stocks sont réalisés en interactif, dès la création des lignes (vertes). Par contre, la mise à jour de la partie approvisionnement (réception/ligne) n’est réalisée que lors de la validation. Ce fonctionnement est différent du vrac où les traitements stock et approvisionnements sont réalisés lors de la validation. Ce fonctionnement à été conçu pour pouvoir éditer les étiquettes de conditionnement.
➡️ Au moment de la validation, on passe dans l’AIL. Si on place un LC-erreur ou s’il y a une coupure de courant entre le moment où on créer les palettes et le moment ou on valide, on se retrouve avec une incohérence entre les approvisionnements et les stocks. Notre commande se place donc dans la branche « Déblocage Réceptions / conditionnement », voir Débloquer une réception par conditionnement
Réception Totale
Cette action lance le traitement de réception « AP-RECD ». Après saisie du bon de réception, la commande est réceptionnée complètement et soldée par DIAPASON:
Lors de la déclaration de réception d’une ligne de commande, il n’est pas possible de faire pour un même bordereau de réception, à la fois des déclarations en mode « Vrac » et des déclarations en mode « Conditionnement ».
Pour chaque commande sélectionnée, pour chaque ligne non soldée de la commande, la quantité déclarée est la quantité restant à recevoir et les réceptions sont enregistrées pour le bordereau de livraison et la date de réception saisis.
Quels sont les champs de l’application de réception ?
Dans DIAPASON, la réception des commandes s’effectue toujours en deux temps :
Saisie des informations générales de réception (entête de réception)
Bordereau Livraison : Numéro du bordereau de réception fournisseur. Ce code, composé de caractères alphanumériques et des caractères « / », « -« et « _ », permet d’identifier le bon de réception en interne. Il peut être initialisé en fonction du paramètre général APP-NUMBL : La valeur logique indique si on initialise ou non le numéro du BL et la désignation contient la racine du numéro de BL dans le cas où on l'initialise, cette racine étant suivie d’un compteur correspondant au plus grand compteur trouvé sur les commandes à réceptionner incrémenté de 1. Si la racine n'est pas renseignée et qu'on initialise le numéro de BL, la racine utilisée est 'REC'.
Date Livraison : Zone Obligatoire. Initialisée avec la date courante. Le paramètre général CPT-MODREC permet de bloquer la saisie de la date de réception et/ou d’anti-dater les réceptions de commandes fournisseurs sur un mois clôturé comptablement. (voir Contrôler/initialiser la date de réception de la commande fournisseur )
UM. Interne : Réception en unité de mesure interne (coché) ou fournisseur (non coché). Coché par défaut.
Saisie des quantités réceptionnées
Seules les lignes de commande d’approvisionnement disponibles en réception (validées et non soldées) sont présentées dans cette application.
Sur la liste, deux sortes de lignes sont présentées :
ligne principale (ligne en noir) correspondant à la ligne de commande fournisseur
ligne de conditionnement (ligne en italique vert) correspondant à chaque conditionnement déclaré pour la ligne principale précédente.
Description de la liste :
Commande : Numéro de la commande fournisseur. Cette colonne n’est renseignée que sur la ligne principale (ligne en noir)
Lig. : Numéro de la ligne de commande fournisseur. Cette colonne n’est renseignée que sur la ligne principale (ligne en noir)
Ref. Cdi. : Référence du conditionnement réceptionné. Cette colonne n’est renseignée que pour les lignes correspondant à des conditionnements (ligne en italique vert)
T. Cond. : Type de Conditionnement réceptionné. Cette colonne n’est renseignée que pour les lignes correspondant à des conditionnements (ligne en italique vert)
Quantité Déc. Quantité Déclarée.
Sur une ligne correspondant à un conditionnement (ligne en italique vert), quantité déclarée sur le conditionnement. Dans ce cas, la ligne principale (ligne en noir) contient la somme des quantités déclarées pour les conditionnements qui lui sont rattachés
Si pas de conditionnements pour une ligne (pas de lignes en italique vert), c’est la quantité déclarée en vrac
Unité Mes. : Unité de Mesure dans laquelle est exprimée la quantité déclarée. Il s’agit, soit de l’unité de mesure interne, soit l’unité de mesure du fournisseur.
EL : Statut de la ligne avant la déclaration. Cette colonne n’est renseignée que sur la ligne principale (ligne en noir). Peut contenir les valeurs
vide : Ligne sur laquelle aucune réception n’a été faite
R : Ligne réceptionnée partiellement
S : Ligne réceptionnée totalement
ER : Statut de la ligne après la déclaration. Cette colonne n’est renseignée que sur la ligne principale (ligne en noir). Peut contenir les valeurs :
vide : Aucune déclaration faire sur la ligne
R : Ligne réceptionnée partiellement
S : Ligne réceptionnée totalement
Article : Référence de l’article à réceptionner sur la ligne de commande. Cette colonne n’est renseignée que sur la ligne principale (ligne en noir)
Désignation Article : Désignation de l’article à réceptionner sur la ligne de commande. Cette colonne n’est renseignée que sur la ligne principale (ligne en noir)
Désignation Complémentaire : Désignation complémentaire renseignée sur la ligne de commande. Cette colonne n’est renseignée que sur la ligne principale (ligne en noir)
Fournisseur : Référence du fournisseur de la commande. Cette colonne n’est renseignée que sur la ligne principale (ligne en noir)
Nom Fournisseur : Nom du fournisseur de la commande. Cette colonne n’est renseignée que sur la ligne principale (ligne en noir)
Réf. Art. Four. : Référence fournisseur de l’article à réceptionner sur la ligne de commande. Présente la référence de l'article chez le fournisseur pour le gestionnaire de la commande si elle est définie dans les données multi-gestionnaires sinon la référence de l'article chez le fournisseur donnée sur le lien article/fournisseur Cette colonne n’est renseignée que sur la ligne principale (ligne en noir).
Il est possible d’ajouter les colonnes d’une présentation définie pour les commandes fournisseurs
Si on accède à cette application par l’action « Réception Vrac », il est possible d'effectuer les actions de codes départs, filtres et tris sur les colonnes « Article », « Désignation Article » « Fournisseur », « Nom Fournisseur », « Commande » et « Ligne ».
Description de la fiche :
Article : Référence et désignation de l’article à réceptionner sur la ligne de commande. Zone non saisie.
Désignation : Désignation de l’article à réceptionner sur la ligne de commande. Zone non saisie.
Solde : Quantité restant à réceptionner pour cette ligne de commande et unité de mesure dans laquelle est exprimée cette quantité. Zone non saisie.
Quantité Déclarée : Quantité totale déclarée et unité de mesure dans laquelle est exprimée cette quantité. Elle doit être positive et non nulle. Elle peut être supérieure à la quantité restant à réceptionner (solde). Zone saisie uniquement pour une réception en mode « Vrac ». Elle contient la somme des quantités déclarées pour les conditionnements rattachés à la ligne de commande.
Quantité Condi. : Quantité déclarée réceptionnée pour un conditionnement et unité de mesure dans laquelle est exprimée cette quantité. Zone saisie uniquement pour une réception en mode « Conditionnement ». Elle n’est initialisée que pour une ligne correspondant à un conditionnement (ligne en italique vert).
Conditionnement : Référence du conditionnement réceptionné. Zone saisie uniquement pour une réception en mode « Conditionnement ». Elle n’est initialisée que pour une ligne correspondant à un conditionnement (ligne en italique vert).
Type de conditionnement : Type du conditionnement réceptionné. Zone saisie uniquement pour une réception en mode « Conditionnement ». Elle n’est initialisée que pour une ligne correspondant à un conditionnement (ligne en italique vert).
Volet « Entête » :Rappel des données saisies dans l’entête de réception.
Que se passe t-il dans les stocks quand on réceptionne ?
Dans l’historique de stocks…
Les réceptions sont visibles dans l’historique de stocks :
A noter que le PUMP est remis à jour quand on réceptionne les commandes fournisseur !
Dans le prévisionnel de stocks…
On peut voir dans le prévisionnel des stocks les approvisionnements à venir:
Ici, un approvisionnement de 116 est prévu sur cet article:
Le prévisionnel est remis à jour à chaque réception ! Si on réceptionne 100 articles sur les 116 à approvisionner:
