Gestion des Affaires

Une Affaire est une entité servant de lien entre les Commandes Commerciales et les Clients ou plus simplement de regroupement de Commandes Commerciales. Le type de variable standard rattaché aux Affaires est « SCA », de variables spécifiques « VCA ».

La Gestion des Affaires est accessible :

• par gestionnaire

• tous gestionnaires confondus

• par commercial

• pour le commercial rattaché à l’utilisateur

Définition des Affaires

Onglet « Généralités »

• Référence Affaire [ CliAffRef ] : Zone Obligatoire. Référence de l’affaire.

• Désignation [ CliAffDes ] : Zone facultative. Désignation de l’affaire.

• Mot Directeur [ CliAffMDi ] : Zone facultative. Mot directeur de l’affaire.

• Réseau [ CliResRef ] : Zone obligatoire. Réseau associé à l’affaire. Saisi en modification s’il n’existe aucun devis validé pour l’affaire.

• Client [ CliGenRef ] : Zone obligatoire. Client associé à l’affaire. Doit appartenir au réseau saisi précédemment. Saisi en modification s’il n’existe aucun devis validé pour l’affaire.

• Clients Liés [ VarCliAffLie ] : Zone non saisissable. Liste des clients concernés par l’affaire. Lors de la validation de la saisie, le client défini sur l’affaire est automatiquement rattaché à celle-ci ainsi que le client de facturation du client de l’affaire si celui-ci n’est pas client de facturation.

• Commercial [ ComRefCliAff ] : Zone facultative. Référence du commercial rattaché à l’affaire. Initialisé avec le commercial rattaché au client de l’affaire.

• Réf. Externe [ CliAffExt ] : Zone facultative. Référence externe de l’affaire.

• Gestionnaire [ GesUtiRef ] : Zone Obligatoire. Référence du gestionnaire commercial rattaché à cette affaire.

• Gestio. Log. [ GesUtiLog ] : Zone facultative. Référence du gestionnaire logistique rattaché à cette affaire.

• Gestio. Fac. [ GesUtiFac ] : Zone facultative. Référence du gestionnaire de facturation rattaché à cette affaire.

• Date Début [ CliAffDaD ] : Zone facultative. Date de début de l’affaire.

• Date Fin [ CliAffDaF ] : Zone facultative. Date de fin de l’affaire.

• Statut Affaire [ CliAffSta ] : Zone facultative. Statut de l’affaire. Sélection du paramètre utilisateur : Données Techniques\ Paramètres Généraux \ Paramètres Utilisateurs \ Commandes Commerciales \ Statuts des Affaires.

• Filtre Sélect. [ CliAffFil ] : Zone facultative. Filtre sur la référence Affaire (CliAffRef) lors de la saisie d’une Commande Commerciale. Il est possible de filtrer la liste des Affaires présentées dans l’aide sur la zone « Affaire » (SDE.CliAffRef) des Commandes Commerciales. Il suffit de créer une nouvelle variable spécifique Commande (VDE.SpeCliAffFil) et de l’initialiser. Si VDE.SpeCliAffFil est renseigné, seules les Affaires dont le filtre (SCA.CliAffFil) est égal à VDE.SpeCliAffFil seront présentées

• Disponible ? [ CliAffDis ] : Zone facultative.

Onglet « Caractéristiques »

• Famille [ CliAffFam ] : Zone facultative. Famille de l’affaire. Sélection du paramètre utilisateur : Données Techniques \ Paramètres Généraux \ Paramètres Utilisateurs \ Commandes Commerciales \ Familles d’Affaires.

• S-Famille [ CliAffSFa ] : Zone facultative. Sous Famille de l’affaire. Sélection du paramètre utilisateur : Données Techniques \ Paramètres Généraux \ Paramètres Utilisateurs \ Commandes Commerciales \ Sous-Familles d’Affaires.

• Ss-Ss-Famille [ CliAffSsF ] : Zone facultative. Sous-sous Famille de l’affaire. Sélection du paramètre utilisateur : Données Techniques \ Paramètres Généraux \ Paramètres Utilisateurs \ Commandes Commerciales \ Sous-sous Familles d’Affaires.

• Commentaire [ CliAffCom ] : Zone facultative. Commentaire lié à l’affaire.

Onglet Adresse

• Rai.soc [ CliAffGenAdn ] : Raison sociale

• Adr. Prin. 1 [ CliAffGenAd1 ] : Zone facultative. Adresse1 principale.

• Adr. Prin. 2 [ CliAffGenAd2 ] : Zone facultative. Adresse2 principale.

• Adr. Prin. 3 [ CliAffGenAd3 ] : Zone facultative. Adresse3 principale.

• Code postal [ CliAffGenCoP ] : Zone facultative. Code Postal de l’adresse principale.

• Ville [ CliAffGenVil ] : Zone facultative. Ville de l’adresse principale.

• Pays [ CliAffGenPay ] : Zone facultative. Pays de l’adresse principale. Sélection du paramètre utilisateur : Données Techniques \ Paramètres Généraux \ Paramètres Utilisateurs\ Commandes Commerciales \ Pays Gérés.

• Correspondant [ CliAffGenCor ] : Zone facultative. Référence du correspond lié à cette affaire..

• Tel.port. [ CliAffGenPorTel_IS ] NOUVEAU V05.5 : Téléphone Portable du correspondant lié à cette affaire.

• Téléphone [ CliAffGenTel ] : Zone facultative. Téléphone du correspondant lié à cette affaire.

• E. Mail [ CliAffGenEma ] : Zone facultative. Email du correspondant lié à cette affaire.

Onglet « Destinataire »

• Mét. Liv. [ CliAffLivMet ] : Zone facultative. Méthode de livraison du chantier. Sélection du paramètre utilisateur : Données Techniques \ Paramètres Généraux \ Paramètres Utilisateurs\ Commandes Commerciales \ Méthode de Livraison.

• Rai.soc.liv [ CliAffLivAdn ] : Raison sociale

• Adr. Liv. 1 [ CliAffLivAd1 ] : Zone facultative. Adresse1 Livraison.

• Adr. Liv. 2 [ CliAffLivAd2 ] : Zone facultative. Adresse2 Livraison.

• Adr. Liv. 3 [ CliAffLivAd3 ] : Zone facultative. Adresse3 Livraison.

• Cod. Pos. Liv [ CliAffLivCoP ] : Zone facultative. Code Postal de livraison.

• Ville Liv. [ CliAffLivVil ] : Zone facultative. Ville de livraison.

• Pays Liv. [ CliAffLivPay ] : Zone facultative. Pays de livraison. Sélection du paramètre utilisateur : Données Techniques \ Paramètres Généraux \ Paramètres Utilisateurs\ Informations générales \ Pays Gérés.

• Tel. Port.liv [ CliAffLivPorTel_ IS ] : NOUVEAU V5.05 : téléphone portable du correspondant de livraison lié à cette affaire.

• Téléphone Liv. [ CliAffLivTel ] : Zone facultative. Téléphone du correspondant de livraison lié à cette affaire.

• E. Mail Liv. [ CliAffLivEMa ] : Zone facultative. Email du correspondant de livraison lié à cette affaire.

Onglet Adr.Facturation

• Rai. soc.fac [ CliAffFacRaiSoc_IS ] : NOUVEAU V5.05 raison sociale facturation

• Adr fac 1 [ CliAffFacAdr1_IS ]: NOUVEAU V5.05 adresse 1 de facturation

• Adr fac 2 [ CliAffFacAdr2_IS ]  : NOUVEAU V5.05 adresse 2 de facturation

• Adr fac 3 [ CliAffFacAdr3_IS ]  :  NOUVEAU V5.05 adresse 3 de facturation

• Code Pos.Dac [ CliAffFacCodPos_IS ] : NOUVEAU V5.05 code postal facturation

• Ville fac. [ CliAffFacVille_IS ] : NOUVEAU V5.05 Ville facturation

• Pays fac. [ CliAffFacPays_IS ] : NOUVEAU V5.05 pays facturation

• Corresp. Fac [ CliAffFacCorresp_IS ] : NOUVEAU V5.05 Correspondant facturation

• Tel. port.fac [ CliAffFacTel_IS ] :NOUVEAU V5.05 téléphone facturation

• Tel. Fac [ CliAffFacPorTel_IS ]: NOUVEAU V5.05 téléphone portable de facturation

• Email fac. [ CliAffFacEMa_IS ]: NOUVEAU V5.05 email facturation

• Adr. fac.élec [ CliAffFacDesAdr_IS ] : NOUVEAU V5.05 adresse électronique 

Onglet « Devis »

• Ges. Hiérar. [ CliAffHieGes ] : Zone facultative. Indique si on gère ou non des hiérarchies pour l’affaire.

• Hiérarchie [ CliAffHieRef ] : Zone obligatoire si on gère des hiérarchies pour l’affaire. Référence de la hiérarchie par défaut pour l’affaire. Saisie uniquement en modification, elle doit contenir la référence d’une des hiérarchies définies pour l’affaire.

En création, si l’affaire gère les hiérarchies, une hiérachie est créée avec comme référence « 0 » et cette zone est initialisée « 0 ».

• Ges. Typ. Dev. [ DevCliAffTypGes ] : Zone facultative. Indique si on gère le type de devis pour cette affaire. Saisi en modification uniquement si aucune structure hiérarchique ou aucun devis émis n’existe pour l’affaire. Voir Type de Devis.

• Multi. Dev. [ DevCliAffMulti ] : Zone facultative. Indiquant si l’affaire peut gérer un ou n devis émis. Voir work-flow des devis.

• Types Devis [ DevCliAffLisTyp ] : Zone obligatoire si l’affaire gère les types de devis. Le bouton permet de sélectionner les types de devis gérés parmi les types de devis définis dans les paramètres utilisateurs « Commandes Commerciales / Types de Devis ». Voir Type de Devis.

• Type Dev. Def. [ DevCliAffTypDef ] : Zone obligatoire si l’affaire gère les types de devis. Type de devis par défaut pour l’affaire. Il doit appartenir à la liste des types de devis définis pour l’affaire. Voir Type de Devis.

• Type Dev. Trf. [ DevCliAffTypTrf ] : Zone obligatoire si l’affaire gère les types de devis. Type de devis pour lequel la transformation en commande est possible. Il doit appartenir à la liste des types de devis définis pour l’affaire. Voir Type de Devis.

• Type Dev. CA. [ DevCliAffTypCA ] : Zone obligatoire si l’affaire gère les types de devis. Type de devis par défaut pour calcul du Chiffre d’Affaire de l’affaire. Il doit appartenir à la liste des types de devis définis pour l’affaire. Voir Type de Devis. Lorsqu’on modifie cette information, si les en-cours clients sont gérés, il est nécessaire de lancer le calcul des en-cours pour tous les clients rattachés à l’affaire afin de remettre à jour l’en-cours de devis.

• Code TVA [ CliAffTVA ] : Zone facultative. Code de la TVA utilisée par défaut pour les devis et les commandes rattachés à l’affaire. Initialisée à partir du code de TVA renseigné sur le client de l’affaire.

• Met. Fact. [ CliAffFacMet ]: Zone obligatoire. Méthode de facturation à appliquer lors du calcul de facturation pour les commandes rattachées à l’affaire. Les valeurs possibles sont :

• CA Dev. Emis [ DevCliAffCAE ] : Zone non saisissable. Cumul des montants des devis émis rattachés à l’affaire.

• CA Dev. Val. [ DevCliAffCAV ] : Zone non saisissable. Cumul des montants des devis validés rattachés à l’affaire.

• CA Commandes [ CdeCliAffCA ] : Zone non saisissable. Cumul des montants des commandes rattachées à l’affaire.

• CA Cde. Exped. [ CdeExpCliAffCA ] : Zone non saisissable. Cumul des montants des commandes expédiées rattachées à l’affaire.

• CA Factures [ FacCliAffCA ] : Zone non saisissable. Cumul des montants des factures rattachées à l’affaire.

• CA Dev. / Typ. [ DevCliAffCATyp ] : Zone non saisissable. Cumuls des montants des devis rattachés à l’affaire par type de devis affichés sous la forme « TypDev1 = CA1 ; TypDev2 = CA2 ; … »

Onglet « Qui, Quand ? » :

Uniquement en consultation. Présente les informations de gestion de l’enregistrement.

Actions disponibles sur les Affaires

• Accès à Client Principal : Lancement de la GFD du Client rattaché à cette affaire en mode Visualisation.

• Clients de l’Affaire : Lancement d’une fiche permettant de renseigner les clients concernés par l’affaire.

• Réseau Principal : Zone non saisissable. Réseau commercial rattaché à l’affaire.

• Client Principal : Zone non saississable. Client principal rattaché à l’affaire.

• Clients Liés : Bouton permettant de sélectionner les clients liés à l’affaire quelque soit leur réseau commercial.

• Liens Clients : Zone non saisissable. Liste des clients liés à l’affaire présentés sous la forme Réseau_Commercial/Référence_Client.

• Gestion Commandes : Lancement de la GFD des commandes en cours et soldées rattachées à cette affaire.

• Gestion Devis : Lancement de la GFD des Devis rattachés à cette affaire.

• Gestion Commandes et Devis : Lancement de la GFD des Commandes et Devis rattachés à cette affaire.

• Recalcul CA : Permet de recalculer les différents chiffres d’affaires (devis emis, devis validés, devis par type, commandes, commandes expédiées, factures) de l’affaire courante. Ce calcul peut également être lancé en utilisant la fonction DIALOG « ENR-ACT-ENT ».

• Maintenance Hiérarchies : Permet de définir les différentes hiérarchies de l’affaire. Cette action n’est possible que si l’affaire courante gère les hiérarchies.