Utiliser un document pour envoyer un mail

On souhaite envoyer un document par mail. Comment faire ? 🧐

L’utilisation des documents DIAPASON pour envoyer des messages est possible avec tous les types de documents.

Ici on explique par la création du document, juste l’envoi par mail 😉 si besoin de le créer, voir STUDIO Documents

Envoi de mail directement dans la requête VS envoi de mail via un document ?

Lorsque vous devez envoyer un mail depuis DIAPASON, il existe deux méthodes qui semblent différentes au premier abord :

par requête, en utilisant la fonction «ENVOI-EMAIL » : Cette méthode est appropriée pour envoyer un mail simple depuis une requête du flux (Gestion d’une erreur, envoi d’une alerte…) ou dans le cas d’un envoi de plusieurs pièces jointes existantes dans la GED ou sur un serveur. Dans ces cas précis, inutile de passer par l’exécution d’un document en bonne et due forme.
avec un document qui va envoyer un mail. En effet, l’onglet « Définition Mail » permet de paramétrer entièrement un message électronique suite à l’édition d’un document. Cette méthode est utile dans le cas où vous allez éditer un document puis devoir l’envoyer directement par mail (avec pièces jointes complémentaires ou non). La plupart des mails du Diapason START sont envoyés de cette manière (ARC, FACTURE, BL…).

Il y a vraiment deux manières d’envoyer un mail ?

En réalité, dans les deux cas la fonction ENVOI-EMAIL est utilisée ! Si vous passez par un document, il faut savoir que vous serez dans l’obligation d’associer un message sortant qui liera une requête d’envoi, c’est cette dernière qui interprétera l’ensemble des informations saisies sur le document, et qui appellera la fonction ENVOI-EMAIL.

Créer la requête d’envoi de mail

On va commencer par créer la requête REB qu’on associera ensuite à notre message sortant. C’est dans cette requête qu’on va pouvoir gérer de manière dynamique le contenu du mail, les destinataires, on peut y appeler des procédures etc… et on doit y réaliser l’envoi du mail !

Quelles procédures peut-on y appeler ?

Requête « ISEMaEnvoi »

Il existe une requête standard « ISEMaEnvoi » qui permet d’envoyer des messages. Cette requête utilise des requêtes procédures pour décrypter les paramètres du document (les différentes adresses, les pièces jointes, …).

Récupération des destinataires sur le document
Récupération des pièces jointes sur le document
Récupération des paramètres du document dans la Requête « ISEMaPara »
Exécution de la fonction « ENVOI-EMAIL » avec pour paramètres :
- DESTINATAIRES= Liste des destinataires paramétrés dans la Requête « ISEMaDes »
- OBJET= l’objet paramétré sur le document
- MESSAGE= le message paramétré sur le document
- PIECES-JOINTES= liste des pièces jointes paramétrés dans la Requête « ISEMaPJi »

Requête « ISEMaDes » : Gestion des destinataires

Récupération des adresses destinataires des variables SCR.EMA_AdrDes, SCR.EMA_AdrCpi et SCR.EMA_AdrRep paramétrées sur le document.
Construction de la liste des destinataires à partir des trois variables ci-dessus avec le formalisme suivant :
- [ D= « Destinataire » [ ; D= « Destinataire »] [ ; D= « Destinataire »]…]
- [ C= « DestinataireCopie » [ ; C= « DestinataireCopie »] [ ; C= « DestinataireCopie »]…]
- [ R= « DestinataireReponse » [ ; R= « DestinataireReponse »] [ ; R= « DestinataireReponse »]…]

Requête « ISEMaPara »

Liste des paramètres.

Requête « ISEMaPJi »: Gestion des pièces jointes

Pour chaque élément de la liste SCR.EMA_PjiTyp

Extraction des éléments des trois listes : SCR.EMA_PjiTyp, SCR.EMA_PJiLib et SCR.EMA_PJiFic
Construction de la liste des pièces jointes à partir des trois variables ci-dessus avec le formalisme suivant : [ Type = Libellé | Fichier [ ; Type = Libellé | Fichier ] …]

avec Type : [ FIC-JOINT-DIAPASON ] (si fichier accessible depuis le serveur DIAPASON)

| [ FIC-JOINT-EXTERNE ] (si fichier accessible depuis le serveur de messagerie)

| [ FIC-LIE ] (Le fichier doit être accessible lors de l’ouverture du message).

Libellé : le libellé de la pièce jointe.

Fichier : le nom du fichier avec son chemin absolu.

Par exemple :

…

On gère le contenu du mail, les destinataires…

On envoie le mail via la fonction ENVOI-MAIL !

Vous trouverez plus d’infos et de possibilités sur cet envoi de mail par requête ici : Envoyer un mail dans une requête

Créer le message sortant

Le message sortant va permettre de définir les conditions d’envoi du document associé, notamment le serveur de messagerie et la requête associée à l’envoi…

La plupart du temps, les messages sortants sont DEJA définis sur votre environnement ! Si ce n’est pas le cas vous pouvez réaliser cette étape, sinon, sautez directement à l'étape suivante !

On le créé par ici :

Créez un nouveau message sortant et remplissez les champs du formulaire de l’envoi mail.

Concrètement, seul l’onglet “Envoi mail” a de la valeur sur les messages sortant pour notre objectif : Envoyer un e-mail:

	Référence & Désignation : on complète de manière logique ! Mode traitement : on met “Document”
	Dossier BL EIA : dossier du moniteur EIA dans lequel on veut voir les messages sortants pour ce type de message
	Requête envoi: on entre ici la requête REB associé à l’envoi du mail, où on peut notamment en gérer le contenu, les destinataires.. de manière dynamique ! Serveur messagerie : on entre ici le serveur de messagerie associé à l’envoi du mail Mail HTML : La possibilité de gérer l’envoi de mail au format HTML depuis Diapason. Si vous activez cette option, vous pouvez donc très facilement utiliser les fonctionnalités de base HTML : Mettre du gras Mettre des liens Insérer une image …

Voir le détail de tous les champs des messages sortants par ici !

Lorsqu’un document est exécuté et qu’il correspond à un message sortant, la boite aux lettres des messages envoyés dans le moniteur EIA est mise à jour.

Si l’exécution s’est bien déroulée, le message sortant est alors rangé dans le dossier de classement qui lui est rattaché et dans le cas d’un document issu d’une(de) transaction(s) sortantes, celles-ci sont considérées comme traitées.
Si une anomalie se produit durant l’exécution du document, celle-ci est remontée dans un dossier des anomalies des boites aux lettres du moniteur EIA (pour une future relance éventuelle). Si une ou des transactions sortantes sont liées, le code erreur est mémorisé sur chacune : elles sont déplacées dans un dossier des transactions en erreur pour une reprise éventuelle.

Lier le message sortant au document

Une fois le type de message créé, on peut l’associer à notre document en le rentrant ici, sur la définition du document :

Envoi par mail : Coché pour envoyer le mail
Message Sortant? : Tracer le mail dans les messages sortants
Type message : On entre ici le type de message qu’on vient de paramétrer. Cette information est très importante car c’est le message qui va piloter la requête utiliser pour envoyer le mail !
Doc en pièce jointe? : on coche pour transmettre le document en PJ de notre mail !
Adresses Modifiables : Piloter les adresses dans la requête de mail
Destinataires : Les destinataires du mail
Destinataires copies : Les destinataires en copie.
Destinataires réponse : L’émetteur du mail
Sujet / Texte : L’objet et le message du mai
Type / Libellés / Fichiers PJ : Les pièces jointes à transmettre.

Toutes les informations saisies dans cette fiche seront ensuite transmises dans la requête d’envoi de mail du message sélectionné dans Type Message. Elles peuvent donc être surchargées dans cette requête ! Voir Envoyer un mail dans une requête.